Dez elementos fundamentais infalíveis para aumentar a produtividade do trabalho da sua equipa

Neste artigo vai aprender várias técnicas para aumentar a produtividade do trabalho na sua empresa e a forma de medir os progressos alcançados.

Conhecer a produtividade do trabalho da sua empresa permitir-lhe-á saber como funciona a empresa e resolver os motivos da baixa produtividade.

PARTILHE! Descubra como melhorar a produtividade do trabalho da sua equipa com estes 10 elementos fundamentais infalíveis e faça a sua empresa crescer. Não as perca!

O que é a produtividade do trabalho?

A produtividade do trabalho é normalmente associada à capacidade de realizar mais tarefas em menos tempo. No entanto, pode ser definida simplesmente como os recursos consumidos no trabalho para alcançar um resultado.

A fórmula é a seguinte:

Produtividade do trabalho = Bens produzidos ou serviços prestados/Recursos empregues

Não se trata apenas de obter mais resultados em menos tempo, mas também de ter uma vida mais saudável e um equilíbrio adequado entre a vida profissional e a vida pessoal. Desta forma, a saúde e o bem-estar geral dos trabalhadores são protegidos. Por outras palavras, ser produtivo não é trabalhar mais horas, mas sim trabalhar menos e obter bons resultados.

A produtividade é definida como os recursos consumidos no trabalho para alcançar um resultado.

Por que razão é importante medir a produtividade do trabalho na sua empresa?

A produtividade está diretamente relacionada com o crescimento da empresa e a sua medição ajudá-lo-á a:

• Estabelecer objetivos para a sua empresa e prever problemas futuros.
• Conhecer os seus colaboradores e saber quais os elementos que funcionam e os que não funcionam na sua organização.
• Verificar se as metodologias de trabalho que utiliza são úteis ou se precisa de mudar alguma coisa.
• Descobrir as causas da baixa produtividade e encontrar soluções para as mesmas.
• Medir a evolução das medidas de produtividade que tomou e corrigir os desvios.

Aprenda algumas técnicas para aumentar a produtividade do trabalho na sua empresa e como pode medir o progresso.

Dez elementos fundamentais para aumentar a produtividade do trabalho da sua equipa

A produtividade do trabalho faz a diferença entre as empresas e pode influenciar o seu desenvolvimento futuro. Eis algumas técnicas para a melhorar:

1. Reuniões: na quantidade certa

Em quantas reuniões já participou em que não se chegaram a acordo ou não se definiram objetivos? Provavelmente muitas. Essas reuniões podem estar a impedir que os colaboradores façam um trabalho produtivo. Para evitar que isso aconteça, pode tomar várias medidas:

• Verificar se a reunião é necessária ou se pode ser resolvida com um telefonema.
• Controlar as pessoas que são essenciais para participar na reunião.
• Estabelecer uma ordem de trabalhos, em colaboração com todos os participantes, e cumpri-la.
• Redigir uma ata da reunião, indicando os pontos acordados.
• Evitar tratar durante a reunião assuntos que não constam da ordem de trabalhos.
• Dar a palavra a cada participante, por ordem.

Na Mekle, por exemplo, as reuniões são orientadas para a solução e centradas no cliente. Normalmente limitam a duração máxima a 50 minutos e reúnem entre 2 e 10 pessoas, no máximo.

2. Que tal aplicar a técnica do pomodoro?

Lembra-se dos temporizadores de cozinha em forma de tomate? Pois bem, são uma ferramenta muito útil para esta técnica concebida por Francesco Cirilo. Consiste em trabalhar durante períodos de tempo de 25 minutos e fazer pausas de 20 minutos. É uma forma de se concentrar numa tarefa e descansar, para que a concentração se mantenha e a atividade seja concluída em menos tempo.

3. A primeira coisa a fazer: comer o sapo

Mark Tain disse: “Coma um sapo logo de manhã e nada de pior lhe acontecerá durante o resto do dia“. Isto significa que é melhor começar o dia com as tarefas mais difíceis e que nos apetece menos fazer, de modo a podermos realizá-las e depois concentrarmo-nos em atividades mais fáceis e agradáveis.

4. Acima de tudo: flexibilidade

A flexibilidade pode ser de diferentes tipos:

• Salarial. Depende de variáveis como o desempenho ou o esforço.
• No espaço de trabalho. É a possibilidade de trabalhar fora dos escritórios da empresa.
• Funcional. As equipas de trabalho são criadas com base nas competências de cada colaborador.
• Jornada de trabalho. Neste caso, é possível adaptar o dia de trabalho às circunstâncias de cada trabalhador.

5.  Feedback: sim e bidirecional

Para cada colaborador e gestor da sua empresa, e mesmo para a própria organização, é essencial saber o que estão a fazer bem e o que podem melhorar nas suas atividades diárias. Pode propor avaliações de 360 graus para determinar estes aspetos, de modo a que haja uma avaliação contínua e que as áreas de melhoria sejam rapidamente identificadas. Para tal, é possível propor a utilização de inquéritos anónimos ou reuniões individuais com cada colaborador ou gestor, nas quais são colocadas questões sobre os colegas, chefes e a empresa em geral.

6. Digitalização a 100%     

As ferramentas digitais, como o software de recursos humanos, são excelentes ferramentas para melhorar a produtividade porque:

• Automatizam tarefas.
• Detetam pontos de melhoria.
• Evitam os erros e a duplicação de tarefas.
• Medem a produtividade.
• Podem fazer previsões para o futuro.
• Reduzem o tempo gasto em cada tarefa.

Este tipo de ferramentas é especialmente útil para o teletrabalho, uma vez que são fáceis de utilizar e ajudam a garantir uma troca contínua de informações que facilita o trabalho em equipa, apesar da distância. Para além do software de recursos humanos, pode utilizar ferramentas como:

• videochamadas,
• armazenamento em nuvem,
• chats de grupo
• ou plataformas de gestão do trabalho em equipa.

7. Descubra os rabbit holes ou tocas de coelho

Lembra-se de Alice no País das Maravilhas? A personagem principal caiu numa toca de coelho e perdeu a noção do tempo. É o que acontece com as reuniões e outras atividades que são como lugares onde as horas passam sem nos apercebermos. O importante é saber detetar esses momentos e evitá-los.

8. Do aquecimento da cadeira ao trabalho por objetivos

Em Portugal, durante muito tempo, tivemos a ideia de que os colaboradores não iam para casa até terem terminado o seu dia de trabalho (mesmo que tivessem terminado as suas tarefas) ou até que o seu chefe saísse. Esta é uma forma de os empregados perderem a sua motivação e a empresa tornar-se improdutiva. A solução: trabalhar por objetivos. Estabeleça objetivos para a empresa, quer globais quer individuais, e meça o progresso.

9. Pausas sim, distrações não

Quer se trabalhe em casa ou no escritório, é necessário fazer pausas e evitar distrações. Para evitar estas situações geradoras de distração, podem ser adotadas várias medidas:

• Silenciar as notificações do telemóvel.
• Definir um horário durante o dia para responder a telefonemas e e-mails.
• Trabalhar num local calmo e tranquilo.
• Estabelecer períodos de atividade e de descanso e cronometrá-los. É aqui que pode ser aplicada a técnica pomodoro, acima descrita.

10. Meça a produtividade

Parece óbvio, mas a melhor maneira de aumentar a produtividade do trabalho, depois de ter implementado as ações que propusemos, é medi-la. Como? Estabelecendo KPIs relevantes e utilizando software de recursos humanos. Os KPIs que pode aplicar são os seguintes:

• Nível de absentismo.
• Taxa de rotação do pessoal.
• Lucro gerado por empregado.
• Tempo médio gasto em cada tarefa.
• Taxa de rotatividade de clientes.

Medir e melhorar a produtividade do trabalho da sua empresa ajudá-lo-á a otimizar a utilização dos recursos disponíveis, a melhorar os processos, a atingir os seus objetivos em menos tempo e a tomar decisões com base em dados reais e atualizados.