Maximize a produtividade dos trabalhadores em tempos de incerteza

Operar com a máxima eficiência é uma necessidade fundamental para qualquer ambiente empresarial competitivo. É mais importante do que nunca que nos concentremos na produtividade dos trabalhadores em tempos de incerteza, dados os desafios acrescidos que geralmente testemunhamos nestas condições.

A boa notícia é que há sempre métodos para estimular a produtividade, sejam quais forem as dificuldades. Nem sempre é claro para quem gere os negócios que as ineficiências, tais como na gestão financeira e dos recursos humanos, são um entrave desnecessário ao lucro. Por vezes, é preciso experimentar um período de perturbação para reconhecer que algumas situações existem.

Um estudo, encomendado pela Sage antes do coronavírus do novo coronavírus, quantificou as oportunidades de melhoria da produtividade, que são particularmente fortes no setor das pequenas e médias empresas. A produtividade perdida, devido à execução manual ineficiente e ao uso de sistemas informáticos antigos e locais para tarefas administrativas essenciais e para o planeamento estratégico terá, segundo as estimativas, custado às empresas 346 mil milhões de dólares em receitas perdidas, no ano de 2019.

As principais conclusões do estudo são que:

• Os gestores desperdiçam demasiado tempo em tarefas administrativas;
• Os gestores precisam de aprender mais sobre a disponibilidade de algumas soluções digitais;
• As empresas americanas não investem o suficiente em ferramentas digitais e na formação dos trabalhadores, para que estes possam explorar essas soluções.

Estas insuficiências tornam-se evidentes quando uma pandemia obriga a mão-de-obra a trabalhar remotamente, ainda que apenas durante algumas semanas. Alguns processos administrativos talvez não sejam bem geridos com os trabalhadores dispersos e na ausência da tecnologia certa. Mesmo em tempos mais estáveis, as melhorias nas tecnologias de informação podem trazer vantagens significativas.

Tecnologia para tempos de incerteza

Mesmo quando os trabalhadores não são forçados, por motivos de saúde pública, a trabalhar remotamente, muitos fazem-no sempre que possível, não só em resposta aos problemas do equilíbrio entre a vida privada e a profissional, mas porque podem ser mais produtivos em ambientes menos congestionados e com menos distrações.

Uma solução tecnológica que inclua software de contabilidade e de finanças empresariais, oferece garantidamente flexibilidade e agilidade aos trabalhadores, mesmo em tempos de incerteza e, já agora, também em períodos de menos volatilidade:

Informação em tempo real

• A sincronização instantânea com o seu banco diz-lhe o que precisa de saber para tomar decisões financeiras oportunas.

Segurança dos dados

• Sistemas em cloud, com múltiplas cópias de segurança, permitem-lhe armazenar dados com grande segurança.

Potencial de colaboração

• Opções seguras para vários utilizadores facilitam o trabalho de equipa.

Módulos de faturação e de recibos de pagamento

• Estas ferramentas possibilitam uma gestão da tesouraria otimizada e trazem eficiência à contabilidade.

Criação de relatórios personalizados

• O seu sistema de contabilidade deve ser adaptado à informação de que necessita para gerir o seu negócio com eficiência.

Assistência à conformidade

• Quer a sua empresa opere em vários ordenamentos fiscais ou não, estar atualizado sobre essas obrigações em constante mudança, pode ser um obstáculo à produtividade. Os melhores sistemas de contabilidade em cloud fazem o trabalho pesado.

Outra tecnologia muito importante para maximizar a produtividade dos trabalhadores em tempos de incerteza é um sistema de gestão de recursos humanos que agiliza a manutenção de registos relativos aos benefícios, aos salários e ao controlo da assiduidade dos trabalhadores. Estes sistemas permitem melhorar a produtividade do pessoal dos recursos humanos, mas também precisará de capacidade de análise de dados dos recursos humanos para se adaptar rapidamente às alterações nas necessidades do conjunto dos trabalhadores.

Análise de dados dos recursos humanos

A análise de dados dos recursos humanos permite-lhe aceder, entre outras coisas, ao desempenho dos trabalhadores e ao papel de cada indivíduo na conquista dos objetivos da organização. Um bom pacote de análise de dados dos recursos humanos deve também permitir-lhe modelar diferentes configurações da estrutura organizacional dos trabalhadores, no caso de os desenvolvimentos empresariais ou económicos indicarem a necessidade de restruturação. Em tempos de incerteza, um planeamento hipotético deste tipo ajuda-o a construir planos de contingência para se adaptar rapidamente a novas condições, ao mesmo tempo que mantém a produtividade dos trabalhadores.

Mesmo com uma configuração de talento rapidamente otimizada na sua organização, os tempos de incerteza podem desperdiçar a produtividade de alguns dos membros da equipa. Isto acontece com mais frequência quando a incerteza tem que ver com uma turbulência económica causadora de stress. Compreender quais são os fatores de tensão e, idealmente, ser capaz de reduzir os níveis de stress, podem ser boas formas de complementar as estratégias de melhoria da produtividade auxiliadas pela tecnologia.

Muitos trabalhadores podem estar preocupados com a segurança do seu emprego, com a saúde da família e com as finanças pessoais.

Use uma comunicação proativa para responder às preocupações dos trabalhadores

Quando essas questões têm uma base sólida, por vezes basta pô-las em cima da mesa, mesmo sem existir nenhuma forma óbvia de as eliminar, para aliviar o stress. Uma comunicação proativa e transparente sobre estes temas pode enfrentar estas preocupações frontalmente. Tratar os trabalhadores com respeito é tudo o que pode fazer, mantendo-os a par do que se passa com a empresa e dos seus esforços para manter o navio estável com a ajuda deles.

Explique-lhes que a empresa é mais forte quando todos dão o seu melhor e encoraje-os a partilhar a opinião sobre as soluções para os desafios que a empresa esteja a enfrentar. Uma comunicação aberta e de duas vias pode ajudar a mitigar as preocupações partilhadas por toda a empresa.

O stress não é a única potencial causa do declínio na produtividade dos trabalhadores. Uma outra é a exaustão que resulta do excesso de trabalho causado por uma redução do pessoal. Se o problema é esse, avalie cuidadosamente a distribuição do trabalho, para perceber se é possível fazer ajustes na distribuição de responsabilidades. Reconheça também a dificuldade da situação e aponte para qualquer luz visível ao fundo do túnel.

É possível que essa luz não seja a probabilidade de um rápido regresso à “normalidade”. Ao invés, poderá ser a perspetiva da aplicação de soluções tecnológicas que, ao aumentarem a produtividade dos trabalhadores, permitem que estes executem as suas tarefas em menos tempo. Além disso, uma empresa gerida com mais eficiência é mais lucrativa e inspira mais confiança no futuro.