Férias no Natal: como organizar os seus colaboradores?

Canções típicas de Natal, luzes, decorações, árvores…. Tudo indica que o Natal está muito perto e com ele as desejadas férias de muitos colaboradores. No entanto, nem todos podem dispor delas devido aos picos de trabalho existentes.

Muitas empresas são obcecadas em manter os seus processos produtivos durante este período e subestimam a importância que as férias têm nos índices de satisfação. Mas é realmente impossível ou há alguma fórmula secreta?

Em primeiro lugar, é necessário estabelecer regras gerais para a distribuição dos dias, proporcionando flexibilidade que possa ser adaptada às necessidades dos trabalhadores. E é que com tempo e com um bom planeamento, é possível organizar os seus colaboradores para que desfrutem de uns dias de descanso.

Para começar, políticas claras…

Se não queremos mal-entendidos, o ponto de partida deve ser uma estratégia em que se pormenorize perfeitamente o procedimento a seguir para solicitar uns dias de férias. O processo deve ser simples e justo para todos.

Por exemplo, pode-se começar por determinar os dias em que há mais picos de trabalho, quando diminuem os níveis do mesmo, estabelecer as posições que não podem ficar nunca a descoberto, se existe prioridade de hierarquia ou de antiguidade, etc.

Sabia que os cabazes de Natal são a prenda favorita das empresas? Segundo um estudo da Infojobs, 62% dos trabalhadores afirmam receber um cabaz de produtos como prenda. Se quiserem saber mais sobre o que a vossa empresa pode deduzir, confiram o nosso post “Cabazes e prendas de Natal: tudo que precisa saber sobre a sua dedução” a partir deste link.

Comecemos a distribuir dias

Talvez este ano tenhamos sido apanhados de surpresa. Mas estamos sempre a aprender. Embora muitos colaboradores não tomem a iniciativa por medo a dar uma má impressão, a maioria prefere conhecer o mais cedo possível as suas férias. Para conseguir a melhor distribuição de dias de folga, é melhor começar a falar o mais depressa possível e encontrar o equilíbrio entre as necessidades de toda a equipa.

Esta é a única fórmula que funciona se quiserem planear o funcionamento da vossa empresa e abranger todos os departamentos.

Como os dias de férias ainda não gozados são contados neste Natal?

Em muitas ocasiões, temos dúvidas sobre a forma como devemos contar os dias de férias ainda não gozados pelos colaboradores. Temos que descontar os feriados? E os fins de semanas?

• O cálculo é diferente consoante se tenham dias de férias naturais ou úteis. Se forem úteis, só devem ser tidos em conta os dias de trabalho, sem ter em conta os feriados ou os fins-de-semana.
• No caso de serem naturais, contam-se tanto os dias feriados como os dias úteis. Ou seja, se o trabalhador tira férias numa sexta-feira, estaria realmente a gastar três dias de férias (sexta-feira, sábado e domingo), e não um, já que o fim-de-semana também conta.
• A única excepção está quando o trabalhador assina as suas férias a partir de uma segunda-feira. Neste caso, não se contaria o fim de semana precedente, já que o sábado e domingo são dias de descanso obtidos pelo trabalhador ao longo da semana.
• De igual modo, convém relembrar os dias que os trabalhadores ainda têm de férias. Salvo disposição em contrário da convenção ou da empresa, as férias caducam no ano civil. Ou seja, os dias que o trabalhador não tiver gozado até 31 de dezembro perdê-los-ia, salvo se não puder desfrutá-los por incapacidade, maternidade, etc.

No entanto, normalmente, as empresas costumam permitir que os seus empregados desfrutem desses dias até depois dos Reis ou mesmo alguns até março.

Ferramentas de apoio

Ter em conta todas as variáveis, sem cometer erros, e tendo o controlo de todo o quadro de pessoal pode ser difícil. Por isso, utilizar um software de gestão de recursos humanos pode ajudar-nos a simplificar o planeamento e a gestão das férias e ausências, sem afetar mais tempo e recursos do que os desejados.

Se o vosso computador não for muito grande ou não quiserem instalar nenhum software de trabalho, podemos aproveitar as vantagens dos Calendários do Google. Podemos criar um calendário do Google com todos os envolvidos que devem planear as férias: funcionários, fornecedores, gestores, etc. Todos eles devem ser capazes de ver os dias de férias de todos os interessados, a fim de se organizarem.

Caso contrário, também temos a opção de criar um documento Excel ou dispor dos modelos da Microsoft. O calendário deve ser impresso e colocado nalgum lugar visível para todos no escritório.

Distribuição de tarefas

O passo anterior é particularmente importante na distribuição das tarefas. Dispor de um modelo, permitir-nos-á fazer uma lista de tarefas para ver quais estão cobertas por pessoal, quais podem ser atribuídas a outras pessoas e quais vão passar para a lista de espera.

Devemos ter em conta que toda esta organização prévia incidirá também em ter ou não que incomodar os empregados quando estão de férias. Por isso, um bom trabalho de planeamento consegue reduzir estas interrupções ao mínimo, beneficiando quer a empresa quer o trabalhador.

Igualmente, este período pode ser muito útil para testar colaboradores noutros papéis. Por exemplo, ver se um estagiário aprendeu o suficiente para ser contratado ou se um trabalhador está preparado para ocupar um cargo superior.