Inventários: como comunicar?

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) parece estar a levar muito a sério uma das medidas previstas no Plano Estratégico de Combate à Fraude e Evasão Fiscais e Aduaneiras para o triénio 2015-2017, que consiste na implementação e automatização de um sistema de conferência sistemática das mercadorias em stock, com base na informação dos inventários das empresas. No ano que agora se inicia, surgiu uma nova obrigação para cerca de 25 mil pequenas empresas: a adoção do sistema de inventário permanente.

Mas a verdade é que, há cerca de um ano atrás, as empresas com um volume de negócios líquido superior a 100.000 Euros já se deparavam, pela primeira vez, perante a obrigação de comunicarem anualmente os seus inventários à AT, ou seja, as quantidades, existentes à data de fim do período anterior, de:

• Mercadorias
• Matérias-primas, subsidiárias e de consumo
• Produtos acabados e intermédios
• Subprodutos, desperdícios e refugos
• Produtos e trabalhos em curso.

Este ano, essa obrigação deve ser igualmente cumprida até 31 de janeiro, nos mesmos moldes: no portal da AT, através da submissão de um ficheiro xml cuja estrutura foi definida pela AT ou, em alternativa, através de um ficheiro csv. Em teoria, é um processo bastante simples mas, na prática, surgem diversas dúvidas sobre o conteúdo que o ficheiro deve apresentar, tais como:

• Empresas sem existências: devem aceder ao portal e-fatura e comunicar em opção própria que não têm existências. Não é necessário comunicar um ficheiro vazio ou com quantidades a zero.

• Artigos com stock nulo a 31 de dezembro: se a quantidade é nula, não devem ser incluídos no ficheiro a comunicar, ou seja, não é necessário especificar que esses artigos têm uma quantidade igual a zero.

• Comunicação do stock de vários armazéns: é possível preparar um ficheiro independente para cada armazém desde que os diversos ficheiros sejam enviados em simultâneo à AT. Não são permitidas comunicações parcelares de inventário, pelo que deve ter o cuidado de selecionar, de uma só vez, todos os ficheiros a comunicar no momento do envio. Caso uma entidade comunique novamente o seu inventário à AT, esta considera qualquer comunicação anterior como tendo sido substituída.

• Comunicação de parte do inventário em xml e o restante em ficheiro csv: a AT admite a comunicação simultânea de vários ficheiros, mesmo que alguns estejam em formato csv  e outros em xml. No processo de envio, será a própria aplicação da AT a juntar e guardar a informação dos vários ficheiros num só.

Embora a AT não solicite a comunicação dos custos unitários e globais das quantidades em inventário, é importante que as empresas estejam em condições de apurá-los uma vez que serão esses montantes detalhados que justificarão os valores totais das existências, matérias-primas, entre outros bens, apresentados nas diversas demonstrações financeiras e declarações fiscais preparadas pela empresa.