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Inventários: do “Fecho para Balanço” à “Comunicação à AT” – Parte I

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Mulher num café faz a sua contabilidade num computador portátil

I – “Fecho para Balanço”      

A Contabilidade é um sistema de informação. Como todos os sistemas de informação recebe informações (inputs) que são trabalhados / analisados / transformados gerando posteriormente nova informação (outputs), destinada a utilizadores internos e / ou externos.

Em tempos idos os empresários “encerravam os seus estabelecimentos para Balanço”. Este procedimento consistia na contagem física dos bens que existiam em armazém e a sua posterior valorização económica através da atribuição de um preço.

A contagem física tinha de ser feita com celeridade dado que a Contabilidade se reportava a 31 de dezembro, pelo que em muitas situações se encerravam os estabelecimentos e se mobilizavam todos os trabalhadores da empresa para essa contagem.

Como o Código Comercial permitia que as contas das empresas, de um determinado ano, fossem aprovadas até 31 de março do ano seguinte, o processo de valorização dos bens existentes a 31 de dezembro decorria com mais tranquilidade. Era necessário encontrar as faturas de compra dos bens que existiam, daí o termo de “Existências”, para verificar o preço de aquisição e, através do produto pelas quantidades, atribuir o valor do Inventário.

Este inventário era comunicado ao Contabilista Certificado para que o mesmo, com a informação recebida, pudesse fazer o encerramento do exercício, gerar um Balanço e uma Demonstração de Resultados, e os Gerentes das Sociedades convocassem a Assembleia Geral para aprovação das contas de um determinado ano, até 31 de março do ano seguinte.

Com o desenvolvimento das Tecnologias da Informação muitas das empresas passaram a ter sistemas informáticos que permitiam obter, a todo o momento, o valor físico de stock e deixou de ser necessário encerrar os estabelecimentos nos últimos dias do ano.

Passou a ser possível extrair dos referidos sistemas informáticos, no dia 31 de dezembro, uma listagem com os bens existentes no armazém nessa data. Era depois necessário proceder à sua valorização.

Nalguns casos, mas ainda uma minoria, os referidos sistemas informáticos permitiam a valorização automática com a definição de regras para a atribuição do preço para aquele produto / bem. As referidas regras levam-nos aos conceitos do FIFO, (os primeiros bens a entrar são os primeiros a sair), do LIFO (os últimos a entrar são os primeiros a sair) e o Custo Médio.

II – e-fatura – Comunicação de faturas

A Lei n.º 64-B/2011, de 30 de dezembro, que aprova o orçamento do Estado para o ano de 2012 (LOE 2012), optou pelo reforço significativo do combate à fraude e à evasão fiscais de forma a garantir uma justa repartição do esforço fiscal.

Neste contexto, o Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, veio concretizar a autorização legislativa concedida ao Governo pelo artigo 172.º da LOE 2012, instituindo um regime que regule, nomeadamente, a transmissão eletrónica dos elementos das faturas e outros documentos com relevância fiscal, para reforçar o combate à informalidade e à evasão fiscal.

Estas normas vieram criar o e-fatura e a obrigação das empresas comunicarem, até ao dia 15 do mês seguinte, as faturas emitidas aos seus clientes.

III – Comunicação de Inventários à AT

A Lei n.º 82-B/2014, de 31 de dezembro (Orçamento de Estado para 2015 – art.º 233º) veio aditar ao Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, o artigo 3º-A que institui a obrigação das empresas de comunicar à AT, até ao dia 31 de janeiro, por transmissão eletrónica de dados, o inventário respeitante ao último dia do exercício anterior.

Esta comunicação seria feita através de um ficheiro com características a definir por uma portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças.

Ficavam dispensados do cumprimento desta obrigação as empresas cujo volume de negócios do exercício anterior ao da referida comunicação não excedesse os € 100 000.

O art.º 234º da Lei n.º 82-B/2014, de 31 de dezembro (Orçamento de Estado para 2015), veio determinar, como disposição transitória, a obrigação de comunicação do inventário à AT, até ao dia 31 de janeiro de 2015.

Definidas as normas gerais, passemos a analisar as normas procedimentais relativas à comunicação dos inventários à AT, ou seja, analisemos as Portarias que vieram estabelecer as regras que o ficheiro, com a informação sobre o inventário, deve conter.

A obrigação de comunicação dos inventários visa proporcionar à AT uma informação fidedigna relativamente às quantidades dos bens existentes em inventário, de forma a permitir o controlo dos custos dos bens vendidos e consumidos e do resultado, obtido no final de cada exercício económico pelos sujeitos passivos, relevante para efeitos da determinação do respetivo lucro tributável.

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