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Processamento de salários: Novidades do OE 2025

Conhece as novidades do OE 2025 e o impacto no processamento de salários. Torna este processo mais eficiente e seguro para a tua empresa.

O processamento de salários é uma das tarefas mais críticas na gestão de uma empresa. Com a entrada em vigor do Orçamento de Estado para 2025, surgem novas regras fiscais que impactam diretamente este processo e exigem especial atenção por parte das equipas de Recursos Humanos e contabilidade.

• O OE 2025 traz mudanças significativas no IRS, com impacto direto no processamento de salários.
• Automatizar ou externalizar este processo pode aumentar a eficiência e garantir conformidade legal.

O processamento de salários é uma tarefa que requer dedicação de tempo e atenção extrema. A sua recorrência mensal e obrigatória exige das empresas o suporte de profissionais especializados na sua execução, que é sem qualquer sombra de dúvida um dos maiores reflexos da Gestão de Recursos Humanos de uma organização.

A atividade consiste no cumprimento de todas as obrigações legais relativas aos empregados e aos órgãos sociais da empresa. Desta forma, os desafios em otimizar o processamento salarial são uma constante, e uma execução eficaz e transparente resulta não somente no ganho de uma gestão administrativa bem-sucedida, mas também na melhoria da relação de empregador e funcionários ou parceiros. Para tal, a qualidade nos instrumentos de apoio a este processo não pode ser descurada.

PARTILHE! O OE 2025 trouxe mudanças no IRS e nas isenções aplicáveis. Descobre como estas alterações afetam o processamento de salários e o que podes fazer para otimizar este processo na tua empresa.

INDICE DO POST

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Novidades para 2025

O Orçamento de Estado para 2025 (Lei n.º 45-A/2024), promoveu diversas alterações aos códigos fiscais, com especial incidência no IRS.

Segundo os dados previstos no orçamento, o IRS irá arrecadar menos cerca de 1,4 mil milhões de euros, face ao Orçamento de 2024, ou seja, uma quebra nesta rúbrica da receita em cerca de 8,1 %.

Esta redução, da tributação, pode-se explicar por diversas alterações aplicáveis ao cálculo dos rendimentos tributáveis em IRS, e algumas com impacto imediato no processamento salarial no corrente ano de 2025.

As principais alterações são:

• IRS Jovem – novas regras a seguir indicadas;
• Isenção de IRS e TSU para “Prémios de produtividade, desempenho, participações nos lucros e gratificações de balanço”, mas com regras próprias;
• Aumento do limite de isenção para subsídio de refeição pago através de vales de refeição para 10,20 €;
• Alterações na retenção na fonte:
  • Para o trabalho dependente (categoria A):
    • No caso dos residentes, para a retenção da fonte sobre rendimentos derivados do trabalho suplementar, aplica-se apenas 50 % da taxa que for calculada para as remunerações mensais (a redução de 50 % só se aplicava a partir da 101.ª hora);
    • O limite de horas sem retenção na fonte para trabalho suplementar de não residentes passou de 50 horas para 100 horas;
  • Para o trabalho independente (categoria B):
    • A taxa de retenção na fonte para os profissionais das atividades especificamente previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º, passou para 23 % (era de 25 %). Recorde-se, a este propósito, que os profissionais podem sempre optar por aplicar a taxa de retenção mais elevada).

IRS jovem

Os rendimentos da categoria A – Trabalho dependente, mas também na categoria B – Trabalho independente, passaram a estar parcialmente isentos de IRS, nos 10 primeiros anos de obtenção de rendimentos (suspende-se o prazo para os anos em que não se obtenham rendimento), até que o titular perfaça 35 anos de idade.

Recorde-se que a data relevante para enquadramento da idade é a que ocorrer a 31 de dezembro do ano respetivo.

A isenção tem como limite 55 vezes o valor do IAS (em 2025 o IAS é de 522,50), logo 55 x 522,50 = 28.737,50, e é de:

• 100 % no primeiro ano de obtenção de rendimentos;
• 75 % do segundo ao quarto ano de obtenção de rendimentos;
• 50 % do quinto ao sétimo ano de obtenção de rendimentos;
• 25 % do oitavo ao décimo ano de obtenção de rendimentos.

Ou seja:

Foram adicionadas algumas limitações à obtenção da isenção como:

• Se beneficiem ou tenham beneficiado do regime do residente não habitual;
• Se beneficiem ou tenham beneficiado do incentivo fiscal à investigação científica e inovação (cf. artigo 58.º-A do Estatuto dos Benefícios Fiscais);
• Tenham optado pela tributação pelo “Regime fiscal aplicável a ex-residentes” (artigo 12.º-A); ou
• Não tenham a sua situação tributária regularizada.

Para a retenção na fonte destes rendimentos deve ser aplicada a taxa de retenção que resultar da consideração da totalidade dos rendimentos. Incluindo os isentos, e calculada apenas sobre a parte dos rendimentos que não esteja isenta, consoante o ano a que se refere a isenção.

Prémios de produtividade, desempenho, participações nos lucros e gratificações de balanço

Ficam isentas de IRS, até ao limite de 6 % da retribuição base anual do trabalhador, as importâncias pagas ou colocadas à disposição do trabalhador ou de membros de órgãos estatutários em 2025, suportadas pela entidade patronal, de forma voluntária e sem caráter regular, a título de prémios de produtividade, desempenho, participações nos lucros e gratificações de balanço.

Esta isenção está dependente de, no ano de 2025, a entidade patronal ter efetuado um aumento salarial elegível para efeitos do “Incentivo fiscal à valorização salarial” (artigo 19.º-B do EBF), ou seja, um mínimo de 4,7 %.

Estas importâncias são excluídas da base de incidência contributiva dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Segurança Social.

A taxa de retenção, para estas remunerações, corresponde à taxa da remuneração mensal do trabalho dependente referente ao mês em que a mesma é paga ou colocada à disposição.

Como funciona o processamento de salários

Na prática, o processamento de salários dá-se em diferentes etapas, todas elas com suas peculiaridades e exigências. Tendo a gestão dos dados dos funcionários como o ponto de partida, o fluxo divide-se em:

1. Processamento de salário e outras remunerações relativas ao mês vigente.
2. Processamento dos encargos sobre as remunerações.
3. Emissão de recibos e pagamento de vencimentos.

No que diz respeito às contribuições ao Estado, é necessário informar a Segurança Social o valor da taxa de descontos relativa à contribuição do funcionário e da entidade empregadora, além do imposto sobre os rendimentos das pessoas singulares (IRS).

A remuneração deve englobar o salário base (líquido e ilíquido), os subsídios de Férias e de Natal, bem como todas as componentes fixas e variáveis. Devem ainda ser considerados elementos como faltas, horas extra, ajudas de custo e outros rendimentos complementares.

Automatizar ou terceirizar o processamento de salários?

Nesta jornada, a escolha das ferramentas adequadas torna-se algo essencial, tirando partido das vantagens que a tecnologia tem trazido. Nomeadamente na otimização de processos, poupança de tempo e recursos e garantias acrescidas de um processamento salarial sem falhas.

Assim, as soluções de softwares presentes hoje no mercado prometem ampla eficiência no tratamento de processos administrativos relacionados com a gestão de recursos, a fim de garantir à empresa a possibilidade de focar os seus esforços na ampliação do próprio negócio.

Há, portanto, que avaliar se o que faz sentido para a sua empresa é ter o processamento de salários a cargo de uma equipa interna ou, pelo contrário, se o mais adequado é recorrer a parceiros externos que possam trazer como mais-valia a especialização e experiência que possam ter nesta área. Externalizar não significa perder o controlo e a fiscalização do que se passa, mas apenas tirar partido da expertise de terceiros, permitindo que a empresa se concentre o mais possível naquilo que é o seu core, o seu negócio.

Acresce que delegar este tipo de tarefa possibilita, por outro lado, poder ajustar as necessidades nesta área, de acordo com as exigências do mercado que, como sabemos, cada vez se move mais depressa.

Assegurando, ao mesmo tempo, que um parceiro em gestão de recursos humanos e processamento salarial estará, naturalmente, a par do que está a mudar e das evoluções e inovações que vão surgindo, precisamente, lá está, porque é esta a sua área de atuação e especialidade.

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.