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Rede, para quê?

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Grupo de jovens empresários em ambiente de trabalho num pequeno escritório

Muitas Empresas não dão grande importância, nem valor, à infraestrutura de rede que utilizam e satisfazem-se com uma resposta afirmativa às seguintes questões: “Os meus Colaboradores têm Internet?”, “Conseguem enviar e receber e-mails?”, “Imprimem sem problemas?”, “Têm acesso às pastas partilhadas que toda gente usa?”, “Conseguem desempenhar as tarefas que lhe são pedidas nos cargos que ocupam?”.

Na verdade, a rede de uma Empresa é bem mais que isto, sendo que, a otimização da mesma poderá ser uma verdadeira mais valia para os Empresários e para os seus Colaboradores.

Nesta altura, muitos de vocês devem estar a questionar-se se os propósitos de uma rede informática não serão mesmo os mencionados acima (incluindo outros). A minha resposta é a típica “nim”, visto que, se algo funciona bem, não significa que não poderá funcionar melhor.

Internet

Estar sem Internet pode ser comparado atualmente a estar sem eletricidade, pois tornou-se algo absolutamente indispensável.

Todos os seus Colaboradores têm acesso à Internet sem qualquer tipo de limitação? Quando recebe um cliente, dá-lhe acesso à mesma rede wireless que é usada por todas as pessoas na Empresa? Quando foi a última vez que testou a sua rede? Talvez na altura em que não tinha acesso à Internet, certo?

Um Colaborador que se queixa que o acesso à Internet está lento é algo que pode ser recorrente, no entanto, as causas podem ser inúmeras. Assim sendo, deixo algumas sugestões para reduzir o número de causas possíveis:

  1. Caso use firewall corporativa, o ideal é não optar pelo caminho mais fácil de autorizar qualquer tráfego de entrada/saída, mas sim, criar algumas autorizações/bloqueios específicos;
  2. Faça uma breve análise à configuração da sua rede Wi-Fi para garantir que a performance não é afetada pelas outras redes que aparecem disponíveis, sejam elas de particulares ou Empresas vizinhas;
  3. Atualizar a sua infraestrutura de rede pode ser uma mais valia que compensará o investimento, desde que, devidamente efetuada (cabos antigos, equipamentos de rede obsoletos, ausência de configuração adequada às suas necessidades, etc).

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Enviar e receber e-mails

O e-mail é uma das ferramentas mais usadas atualmente e, se não é impossível, é no mínimo complexo imaginar o dia-a-dia das Empresas sem uma aplicação deste género. De qualquer forma, ter a possibilidade de enviar e receber e-mails não deve ser algo com que nos devamos contentar, já que, esta ferramenta pode fazer muito mais por nós.

Poderá parecer utópico, mas na realidade é bem possível conseguir melhorar a forma como envia e recebe e-mails, ao mesmo tempo que se facilita a vida aos Colaboradores.

Usa um servidor de e-mail/domínio próprio (exemplo: [email protected]) ou um servidor de e-mail gratuito (exemplo: [email protected])?

Usando o seu próprio servidor de e-mail/domínio próprio tem diversas vantagens:

  1. Configurar regras de segurança mais apertadas
    Quem já não se deparou com um e-mail enviado do endereço de um Colega, que na verdade não foi enviada por esse mesmo Colega.
  2. Criar listas de distribuição
    Será muito mais simples quando houver a necessidade de fazer uma comunicação apenas a determinado(s) departamento(s) ou filiais, em vez de selecionar cada Colaborador.
  3. Usar aplicação local em vez de acesso via browser
    Os Colaboradores serão muito mais produtivos se usarem uma aplicação para e-mail ao invés de fazê-lo via browser, sendo que, além das diversas funcionalidades extra (criar votações, reuniões a partir de e-mails, colocar lembretes em e-mails, etc), terá o seu trabalho muito mais facilitado para anexar prints, ficheiros, e-mails, entre outras tarefas.

Imprimir sem problemas

Ainda que o formato digital seja cada vez mais uma tendência, ainda continua a existir a necessidade de imprimir muitos documentos diariamente, por isso, é importante ter este tipo de serviço a funcionar.

Garantir que as pessoas conseguem imprimir qualquer documento da forma que bem entendem, não é de todo, o mais importante. Ajustar as definições da(s) sua(s) impressora(s) pode ajudar de diversas formas:

  1. Limitar o acesso às impressoras
    Alguns departamentos podem ter necessidades específicas e poderá fazer sentido terem uma impressora alocada que não seja acessível a mais nenhum Colaborador.
  2. Não existe a necessidade de credenciais para aceder à(s) impressora(s)
    O ideal será existir a necessidade de credenciais (colocar manualmente, usar um cartão de identificação, etc) ou pelo menos, a possibilidade de colocar PIN em documentos confidenciais, para que só sejam impressos quando o funcionário chega ao equipamento.

Acesso a pastas partilhadas

Grande parte das Empresas usam pastas partilhadas para garantir que a informação esteja acessível a todos, mas será que todos os Colaboradores precisam de acesso a tudo?

Alguns procedimentos que podem ajudar são:

  1. Criar uma pasta para cada departamento
    Desta forma garantimos que a informação está organizada da melhor forma e com acesso a quem de direito.
  2. Especificar o tipo de permissão
    Pensar que a pessoa ou tem acesso ou não tem, não é todo a melhor forma de gestão, sendo que, devemos especificar quais as permissões necessárias (apenas leitura, leitura/escrita, controlo total, etc).
  3. Rever a utilização de cada pasta partilhada
    Por vezes as pastas ficam “esquecidas” a ocupar espaço que pode fazer falta, sendo que, também acontece, dar acesso a “tudo” em vez de limitar a uma simples subpasta.

Desempenho de tarefas

Se os seus Colaboradores têm a capacidade para desempenhar as suas tarefas nos cargos que ocupam, então significa que tudo está de acordo com o necessário. A verdade é que, se algo é bem feito, não significa que não possa ser efetuado de uma forma ainda melhor.

Garantir que está a tirar o melhor partido da rede da sua Empresa é tão importante como garantir que os seus Colaboradores estão no máximo (ou pelo menos perto) das suas capacidades.

A formação é cada vez mais importante, visto que, por vezes as Empresas já têm o valor na sua posse, mas nem sempre sabem como extraí-lo. É neste capítulo que entram os seus funcionários e tudo o que conseguem fazer com as ferramentas que coloca à disposição deles.

Atualmente trabalhamos, funcionamos e vivemos em rede, por isso, garanta que a sua está no máximo das suas capacidades!