Séries de numeração de faturas: O que são, quando usar e porquê?

A correcta organização da documentação fiscal é essencial para garantir a conformidade legal e a eficiência da gestão empresarial. Um dos elementos mais relevantes nesse processo é o uso adequado das séries de numeração de faturas. Neste artigo, explicamos como numerar corretamente as faturas e quando é necessário criar novas séries.

• Utilizar várias séries de numeração de faturas pode melhorar o controlo administrativo e a conformidade fiscal.
• Saber como numerar corretamente as faturas é crucial para evitar erros, duplicados e penalizações.

Numa fatura ou outro documento comercial, o que é que devemos considerar como número do documento?

Embora a resposta possa parecer óbvia, nem sempre o é. Quando uma fatura indica, no seu número, um determinado conjunto de letras e números, o seu número é efetivamente todo esse conjunto (por exemplo, Fatura nº. FT LX/893901).

Contudo, isto nem sempre é claro para todas as partes envolvidas. Basta relembrar o que aconteceu com muitas das faturas inseridas manualmente pelos próprios consumidores no portal E-Fatura. No campo destinado ao número da fatura, os consumidores introduziram apenas a parte numérica (893901, no exemplo acima). Mais tarde, quando a empresa emitente submeteu a mesma fatura com o número completo (FT LX/893901), o portal E-Fatura interpretou-a como um documento diferente daquele que já constava no sistema, o que resultou na sua duplicação.

ÍNDICE DO ARTIGO

O que é uma série de numeração?

De forma simples, consideramos uma série de numeração como um contador sequencial: começa no número 1 e inclui um prefixo livre, utilizado para numerar cada documento. Frequentemente, as empresas organizam o “nome” de cada série por ano e evitam repetições, garantindo que cada série seja única.

Por exemplo, se criarem uma série de faturacão em 2015, podem nomeá-la “2015”. Assim, a primeira fatura emitida nessa série terá o nº. FT 2015/1. Este último algarismo é o número da primeira fatura da nova série, enquanto a sigla “FT” define o tipo de documento em questão.

É obrigatório criar uma nova série todos os anos?

Apesar de não existir uma obrigação legal, podem usar a mesma série de numeração durante o tempo que entenderem. Contudo, para efeitos de organização administrativa, podem criar uma série por ano.

Neste caso, se, por exemplo, a série 2014 terminou na fatura nº. FT 2014/991, a primeira fatura da série 2015 será a fatura nº. FT 2015/1.

Vantagens de usar várias séries de numeração

Existem várias situações em que é vantajoso criar séries distintas para numerar faturas:

Organização administrativa

• Para efeitos de controlo de gestão, é comum reiniciar todos os anos a numeração dos documentos. Neste caso, passa a haver uma série por cada ano de atividade.

Múltiplas unidades ou estabelecimentos

• Quando uma empresa tem várias unidades de negócio ou estabelecimentos, pode usar séries independentes para cada uma delas, de modo a agilizar os processos de emissão e arquivo da respetiva faturacão.
• A empresa pode utilizar quantas séries quiser, desde que mantenha cada uma ativa por, pelo menos, um ano.

Arquivo eletrónico vs papel

• Para quem usa sistemas mistos de arquivo de faturas (uma parte em papel e outra parte em arquivo eletrónico), há vantagens em usar séries independentes para faturas eletrónicas e em papel, já que facilita a gestão do arquivo. Convém relembrar que o arquivo deve ser efetuado por ordem sequencial numérica.

Conformidade legal

• Por questões legais, pode ser obrigatório iniciar uma nova série. Por exemplo, se por erro de introdução definirem uma data futura numa fatura (como 01/01/2030), não poderão emitir faturas com datas anteriores, mesmo anulando o documento. A Autoridade Tributária impõe o reinício da numeração por meio de uma nova série.

Mudança de programa de faturacão: O que acontece com a numeração?

Se mudarem de programa de faturacão, não podem manter a mesma série e continuar a numeração anterior. Uma determinada série não pode conter documentos com origens diferentes.

Assim, no novo programa, devem criar uma nova série e iniciar a numeração sequencial a partir do nº. 1.

Boas práticas para gestão de séries de numeração

Uma boa gestão das séries de numeração de faturas é fundamental para assegurar a organização documental e a conformidade fiscal. Uma série mal definida ou utilizada de forma inconsistente pode originar problemas de auditoria, confusão interna ou mesmo sanções legais.

Além disso, a clareza na numeração facilita a comunicação com clientes, contabilistas e entidades reguladoras. A seguir, indicamos algumas recomendações para uma gestão eficaz:

• Definir um padrão consistente para prefixos (ex.: FT2024, FAC-LOJA1).
• Evitar caracteres especiais ou espaços em branco no prefixo.
• Garantir a segurança e o controlo de acesso ao sistema de criação de séries.
• Fazer uma revisão anual das séries existentes e fechar as que já não são utilizadas.

Perguntas Frequentes (FAQs)

Quando se deve iniciar uma nova série de faturas?

• Não é obrigatório por lei começar uma nova série todos os anos, mas é uma prática recomendada para efeitos de controlo administrativo e organização interna.

Qual é a melhor forma de gerir a numeração entre diferentes estabelecimentos?

• Cada unidade ou estabelecimento deve ter uma série distinta para facilitar a gestão e evitar confusão nos registos e arquivo.

Em que situações se deve reiniciar a numeração?

• Só se deve reiniciar a numeração quando se cria uma nova série. Reiniciar uma série a meio do ano exige uma justificação legal clara para que a alteração seja válida.

A numeração só deve ser reiniciada com a criação de uma nova série.

• Não é permitido reiniciar uma série a meio do ano sem justificar legalmente a mudança.

Como lidar com alterações ao prefixo de uma série?

• O prefixo não deve ser alterado depois de emitidos documentos associados a essa série, pois compromete a integridade e a rastreabilidade fiscal dos registos.

Conclusão

Compreender e aplicar corretamente as séries de numeração de faturas é fundamental para a boa gestão fiscal de qualquer empresa. Ao saber como numerar corretamente as faturas, evita problemas de conformidade, garante maior organização interna e reforça a credibilidade perante a Autoridade Tributária.

Nota do editor: Publicámos este artigo anteriormente e actualizámo-lo para 2025, dada a sua relevância contínua.