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Séries de numeração de faturas: quando usar?

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Organizar a vossa faturação em séries pode facilitar gestão do vosso negócio. Mas, para isso, há alguns aspetos legais a ter em conta – mesmo ao recorrer a softwares como o Sage One.

Numa fatura ou outro documento comercial, o que é que devemos considerar como número do documento?

A pergunta pode sugerir uma resposta óbvia, mas nem sempre assim é. Quando uma fatura indica, no seu número, um determinado conjunto de letras e números, o seu número é efetivamente todo esse conjunto (por exemplo, Fatura nº. FT LX/893901).

Contudo, isto nem sempre é claro para todos as partes envolvidas. Basta relembrar o que aconteceu com muitas das faturas inseridas manualmente pelos próprios consumidores no portal E-Fatura. Na zona onde deviam indicar o número da fatura, estes inseriram apenas a parte numérica (893901, no exemplo acima) e, mais tarde, quando a empresa emitente comunicou a mesma fatura (com o número FT LX/893901), o portal E-fatura assumiu que era um documento diferente do que já havia sido comunicado, acabando por ficar duplicado.

O que é uma série de numeração?

Uma série pode ser vista como um contador sequencial, iniciado em 1 e precedido de um prefixo livre, que é usado para numerar cada documento. Frequentemente, o “nome” de cada série é organizado por ano e não pode ser repetido, já que cada série é única. Por exemplo, se criarem uma série de faturação em 2015, podem nomeá-la “2015”. Assim, a primeira fatura emitida nessa série terá o nº. FT 2015/1. Este último algarismo é o número da primeira fatura da nova série, enquanto a sigla “FT” define o tipo de documento em questão.

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Isto significa que têm de criar uma nova série todos os anos?

Podem usar a mesma série de numeração durante o tempo que entenderem. Contudo, para efeitos de organização administrativa, podem criar uma série por ano. Nesse caso, se, por exemplo, a série 2014 terminou na fatura nº. FT 2014/991, a primeira fatura da série 2015 será a fatura nº. FT 2015/1.

Porque é que vos pode interessar usar várias séries de numeração?

1. Uma das razões já apontada diz respeito à organização administrativa: há quem defenda que, para efeitos de controlo de gestão, é preferível reiniciar todos os anos a numeração dos documentos. Neste caso, passa a haver uma série por cada ano de atividade;

2. Quando uma empresa tem várias unidades de negócio ou estabelecimentos, pode usar séries independentes para cada uma delas, de modo a agilizar os processos de emissão e arquivo da respetiva faturação. Não há limites à quantidade de séries que uma empresa pode usar, desde que sejam usadas, pelo menos, pelo período de um ano;

3. Para quem usa sistemas mistos de arquivo de faturas (uma parte em papel e outra parte em arquivo eletrónico), há vantagens em usar séries independentes para faturas eletrónicas e em papel, já que facilita a gestão do arquivo. Convém relembrar que o arquivo deve ser efetuado por ordem sequencial numérica;

4. Por questões de conformidade legal, podem ser obrigados a usar uma nova série. Se, por erro de introdução, definiram uma data futura na fatura (01/01/2030, por exemplo), não poderão emitir nenhuma fatura subsequente com data anterior, ainda que anulem o documento. Trata-se de um imperativo legal definido pela Autoridade Tributária e, cesse caso, a única solução passará por iniciar uma nova série para numerar as vossas faturas.

Se mudarem de programa de faturação, podem manter a mesma série e continuar a numeração do programa anterior?

Não, porque uma determinada série de faturação não pode conter documentos com origens diferentes. Assim, no novo programa, devem criar uma nova série e iniciar a numeração sequencial a partir do nº. 1.