Externalizar la contabilidad: ¿Qué opciones tienen las microempresas?

Cada vez son más las pequeñas empresas que eligen externalizar la contabilidad o gestión contable en su totalidad o en parte. Te lo contamos, ¡no pierdas detalle!

• Para que esta operación tan delicada sea un éxito es necesario plantearse una serie de preguntas: ¿Cuál es el momento idóneo para externalizar la contabilidad? ¿Qué tareas se deben priorizar?
• En este artículo hacemos un repaso a una serie de argumentos que pueden ayudarte con esta decisión.

¿Por qué deberías externalizar la contabilidad?

Los motivos por los que nos podría interesar externalizar la contabilidad de nuestra empresa son diversos, desde la falta de tiempo hasta la carencia de conocimientos sobre el tema. Lo que está claro es que a la externalización no le faltan ventajas. Delegar la contabilidad en una empresa externa o en un contable:

• Te permitirá dedicar menos tiempo a tareas que en ocasiones pueden resultar complejas;
• Optimizarás la contabilidad al confiársela a una persona especializada en ese campo;
• Te asegurarás de cumplir con la normativa contable y fiscal, y de estar siempre al día de las últimas novedades legislativas;
• Tu eficacia y seguridad mejorarán;
• Ahorrarás al evitar un proceso de contratación interna…

Cuestiones que merece la pena plantearse

No obstante, la externalización también plantea inconvenientes, como la sensación de pérdida de autonomía, la dificultad que supone compartir datos confidenciales con un tercero o el temor a no estar al tanto de los movimientos financieros de nuestra propia empresa.

Por suerte, las funciones contables se pueden segmentar para decidir qué tareas encargar a un contable y cuáles gestionar internamente. Son varios los criterios que pueden orientar tu elección: la facilidad y rapidez de gestión o el valor estratégico que poseen pueden ser factores que frenen la externalización. Por el contrario, se deben externalizar las tareas más complejas, costosas en cuanto a organización, que consumen mucho tiempo y sin valor añadido.

¿Qué tareas hay que externalizar?

Por ejemplo, la presentación de las declaraciones fiscales, que requiere conocimientos específicos y actualizados, se puede delegar en un asesor contable. Además, los errores en este proceso podrían conllevar importantes sanciones económicas.

También se puede externalizar la ejecución de asientos complejos relacionados con la gestión de inmovilizados y amortizaciones, asientos de ajuste (productos y gastos anticipados, etc.), así como las condonaciones de deuda. Se trata de aspectos que deben conocerse en profundidad. Otra opción consiste en externalizar las entradas contables y la conciliación bancaria, operaciones repetitivas que, sin ser estratégicas, consumen demasiado tiempo.

¿Qué tareas podemos seguir llevando a cabo internamente?

Por el contrario, puede que prefieras encargarte de la entrada de datos y del registro de la contabilidad, ya que no requieren competencias específicas y se pueden llevar a cabo de manera casi automática mediante las herramientas digitales adecuadas, con el consiguiente ahorro de tiempo. El contable solo intervendría para validar las operaciones de forma remota y asumir la responsabilidad de las operaciones más complejas.

En cualquier caso, todo depende del grado de desarrollo de tu empresa: es habitual que la dirección de la empresa deje la contabilidad en manos de la propia entidad durante los primeros años de su creación para seguir más de cerca los indicadores económicos y, más tarde, delegar en un tercero cuando la compañía entre en fase de crecimiento y necesite una gestión financiera más específica.

¿Qué aspectos se deben vigilar?

Sean cuales sean las tareas que quieras delegar, procura redactar una declaración de objetivos lo más precisa posible para evitar sorpresas desagradables. Dicho documento incluirá una descripción de las tareas asignadas, las que mantiene la empresa, la duración del encargo, las opciones de renovación, el importe del servicio (tarifa por hora, por línea o fija) y tus obligaciones y las del contable, por ejemplo, el número de reuniones anuales de puesta al día sobre el proyecto.

Evita desentenderte por completo de la contabilidad: es fundamental para estar al corriente de las finanzas de la empresa y llevar a cabo un seguimiento de los indicadores de rendimiento de tu actividad.

¿Cuánto cuesta todo esto?

Los honorarios de un asesor contable varían en función de su ubicación (serán más elevados en grandes ciudades que en una provincia) y su experiencia. Calcula, de media, entre 80 y 300 euros la hora sin impuestos (entre 30 y 100 euros la hora sin impuestos en el caso de un colaborador) en función de la complejidad de las tareas que deba realizar.

Esta tarifa se debe comparar con el coste que supondría un proceso de selección interno y el de una solución en la nube fácil y sencilla para intercambiar datos fácilmente con el contable. No dudes en solicitar más presupuestos para comparar, consultar con diferentes expertos y analizar casos de externalización de mayor o menor envergadura. De esta forma, podrás decidir la conveniencia o no de externalizar determinadas tareas desde un punto de vista económico.