Las obligaciones contables de autónomos y pymes

En este artículo conocerás qué tipos de obligaciones contables existen, qué motivaciones tienen y cómo y a quién afectan.

• Las obligaciones fiscales están marcadas tanto por la normativa fiscal como por la mercantil.
• La contabilidad puede ser tanto una obligación legal como una herramienta útil de negocios.

Todos aquellos que realizan una actividad económica están obligados a tener un registro contable de ella. Sin embargo, esas obligaciones contables para los autónomos y las pymes no son iguales para todos.

Las normas buscan mantener un equilibrio entre fiabilidad de la información y esfuerzo necesario para alcanzarla. Por fortuna, en los últimos años, la tecnología contable y de facturación está avanzando mucho. Eso está permitiendo que pymes y autónomos puedan registrar su día a día con mayor facilidad.

Por qué existen obligaciones contables

Entre las principales razones que motivan las obligaciones contables figuran:

• El control interno de la actividad, de manera que quien la realiza puede tener una imagen fiel y actualizada de la situación económica. De hecho, la contabilidad es uno de los principales sistemas de información para la toma de decisiones empresariales.
• Servir de mecanismo de control externo para que los terceros puedan aproximarse a la realidad del negocio. Ayuda a que tus proveedores, clientes, socios, potenciales inversores, trabajadores, entidades financieras y otras partes interesadas en la empresa la conozcan mejor. Así se pueden forjar relaciones más sólidas.
• Proveer la información necesaria para rellenar los modelos tributarios. La estimación directa utiliza los datos consignados en libros y registros, así como otros documentos y justificantes.

Las obligaciones contables favorecen una mejor gestión, un control tributario más estrecho y una mejora de los sistemas de información para la toma de decisiones empresariales.

Las sociedades mercantiles

Entre otros sujetos, las sociedades mercantiles están obligadas al registro mediante las reglas establecidas en los artículos 25 y siguientes del Código de Comercio. Además, en su desarrollo en materia contable, se ha aprobado, entre otras normas, el Plan General de Contabilidad (PGC). El que está ahora mismo en vigor fue aprobado por el Real Decreto 1514/2007.

Conforme a las reglas de dicho plan, las empresas registran todos los movimientos económicos que realizan. El objetivo es tener una imagen fiel de la actividad y de la situación de la empresa.

Además, hay varias versiones reducidas a las que las empresas podrán acogerse en función de una serie de criterios.

El PGC para pymes

El PGC para pymes es, en muchos aspectos, semejante al Plan General Contable. Sin embargo, presenta una contabilización más simplificada de ciertas operaciones.

Podrá ser utilizado por aquellas empresas que cumplan con al menos dos de los tres siguientes límites cuantitativos durante dos ejercicios consecutivos:

• Un total de las partidas de su activo que no supere los cuatro millones de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no sea superior a los ocho millones de euros.
• Que el número medio de trabajadores de la empresa durante el ejercicio sea igual o inferior a 50.

La aplicación de este plan se mantendrá como mínimo durante un período de tres años. No obstante, no podrás seguir con él si se superan dos de los límites anteriores a la fecha de cierre durante dos ejercicios consecutivos.

Aunque cumpliesen los requisitos de tamaño anteriormente citados, tampoco lo pueden aplicar las siguientes empresas:

• Entidades de interés público.
• Aquellas que forman parte de un grupo que formule o deba formular cuentas consolidadas.
• Las que tengan una moneda funcional distinta del euro.
• Determinadas entidades financieras.

Además, si optas por la versión para pymes, deberás aplicarlo de forma completa. Solo tendrás en cuenta la versión normal del PGC para determinadas operaciones que no está recogidas en la versión para pymes.

Criterios para microempresas

Son criterios específicos dentro del Plan General de Contabilidad para pymes. Implican una contabilización simplificada del impuesto sobre sociedades y de los arrendamientos financieros.

Los pueden aplicar las empresas que durante dos años consecutivos cumplan dos de los siguientes requisitos:

• Un total de las partidas del activo que no sea superior al millón de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no sea superior a los dos millones de euros.
• Un número medio de trabajadores de la empresa durante el ejercicio igual o inferior a 10 trabajadores.

Las obligaciones contables están íntimamente ligadas con las de facturación y conservación de documentos mercantiles y fiscales.

Al igual que en el caso anterior, la elección se mantendrá durante un mínimo de tres años. No obstante, se perderá esta opción si dejamos de cumplir los requisitos.
¡TUITEALO! ¿Conoces tus obligaciones contables? Te detallamos cuáles son las que te corresponden en función de las características de tu negocio.

Los autónomos u otras entidades

El Código de Comercio ordena a todo empresario llevar una contabilidad con las siguientes características:

• Que sea ordenada.
• Adecuada a la actividad de su empresa.
• Que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones.
• Que permita la elaboración periódica de balances e inventarios.

En la práctica, esa definición es muy imprecisa y son las leyes fiscales las que marcan qué tipo de contabilidad debes llevar:

• Si tu negocio tiene forma de sociedad mercantil, estará sujeto al impuesto sobre sociedades. Eso implicará que debas llevar una contabilidad conforme a las reglas del Código de Comercio.
• Lo mismo sucederá, en general, con las restantes personas jurídicas, salvo las sociedades civiles que no tengan objeto mercantil. No obstante, es importante tener en cuenta que las que no tienen fines lucrativos están sujetas a sus propias normas.
• En el impuesto sobre sociedades también declaran sus rentas algunas entidades que no tienen personalidad jurídica. También deberán llevar una contabilidad conforme al Código de Comercio. No obstante, suelen ser entidades especiales de carácter financiero. Entre otras, aquí se encuentran las uniones temporales de empresas y las comunidades titulares de montes vecinales en mano común.
• Los contribuyentes del IRPF (como un autónomo que no tiene una sociedad) también llevarán una contabilidad conforme al Código de Comercio si tributan en estimación directa normal y desarrollan una actividad mercantil.
• Los restantes contribuyentes del IRPF deben llevar, no obstante, ciertos libros registro. Estas obligaciones no son ni tan formales ni tan exhaustivas como las que marcan el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad.

Finalmente, hay que recordar que puede ser recomendable llevar una contabilidad según los modelos oficiales, aunque no estés obligado a ello. Puede facilitar tu gestión o el establecimiento de relaciones con terceros.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2022 por su relevancia.