¿Cómo ayudan las aplicaciones en la nube a pasar el verano?

Aunque las aplicaciones en la nube son herramientas altamente productivas durante el año completo, en verano tienen un rendimiento destacado. Te contamos cuáles son las principales ventajas que aportan en los períodos vacacionales y después del regreso.

• Las aplicaciones en la nube orientan el negocio hacia la continuidad de la actividad.
• Puedes utilizar las aplicaciones en la nube como elemento favorecedor de la coordinación en vacaciones.

Las empresas que no se dedican a actividades estacionales veraniegas tienen ahora un reto. Se trata de dar continuidad a sus actividades al tiempo que muchos de sus empleados toman días de vacaciones. Incluso los jefes pueden disfrutar de unos días de descanso. Afortunadamente, existen aliados para poder compatibilizar todas las necesidades. Entre ellos encontramos las aplicaciones en la nube.

Emplear servicios de almacenamiento o computación en la nube facilita el trabajo durante todo el año. Mejora la productividad de los empleados y permite acceder a nuevas opciones de trabajo. En verano, además, hace más sencillas las transiciones necesarias para preparar las vacaciones y la elevación de la actividad cuando llega el fin del período estival. Veamos algunas de sus ventajas.

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Las aplicaciones en la nube ayudan a delegar tareas

Antes de la transformación digital, en muchas ocasiones, delegar una tarea suponía un traspaso de papeles. Especialmente en las pymes, uno de los problemas de las vacaciones de los empleados era organizar las carpetas para que quienes cubriesen sus funciones durante unos días tuviesen disponible la información necesaria. Ahora, podemos tener toda la información en el mismo «lugar»: la nube.

Además, se pueden otorgar distintos tipos de permisos de acceso para diferentes clases de información. Es posible que no tengas interés en que quien cubre una determinada función durante el verano tenga acceso ilimitado. Sin embargo, si es necesario, se pueden ampliar o restringir los permisos de forma remota.

En todo caso, es importante que las aplicaciones en la nube garanticen una visibilidad total, como lo hace, por ejemplo, Sage 200. Ante una incidencia de gran relevancia, debe haber personas que tengan la visión completa de la realidad del negocio. Y la única manera de poder delegar en ellas es que dispongan de un flujo de información en tiempo real. 

Se puede estar pendiente del avance del trabajo desde cualquier lugar

La nube es accesible desde cualquier lugar con conexión. Los empleados que están de vacaciones pueden recibir notificaciones del desarrollo del trabajo de forma puntual. Si hay alguna cuestión que resolver, desde su lugar de vacaciones, pueden estar al tanto. Además, también desde allí pueden trabajar en documentos que estén en la nube.

Las aplicaciones en la nube dan capacidad de reacción frente a los problemas que surgen habitualmente en verano. Se puede recabar ágilmente la opinión de otras personas o solicitar ayuda puntual.

En todo caso, es altamente recomendable manejar estas opciones con prudencia y equilibrio:

• Tu equipo tiene derecho a una desconexión digital y las vacaciones son uno de los momentos clave. Reclamar su atención con notificaciones constantes puede ir contra normas, convenios, contratos y, sobre todo, contra el descanso necesario para poder mantener la productividad.
• Sin embargo, es posible que haya pequeñas intervenciones remotas que faciliten mucho la vida de los compañeros. Ten en cuenta que cinco minutos de las vacaciones de un empleado pueden salvar cuellos de botella que estresen al equipo.

Resolver las notificaciones e intervenciones en remoto durante las vacaciones con prudencia y equilibrio es la muestra de que un equipo trabaja de forma fluida y conjuntada.

Las aplicaciones en la nube facilitan la supervisión posterior

La nube permite almacenar no solamente los resultados finales, sino también comprender el camino para llegar a ellos. Las aplicaciones en la nube normalmente permiten saber los estados por los que ha pasado una determinada tarea. Si algo falla, es posible ver cómo estaba en momentos anteriores. Eso es muy importante, por ejemplo, a la vuelta de las vacaciones de los diferentes empleados. Además, la información se almacena en un servidor central, donde no se va a extraviar y donde se mantiene en orden.

En algunos casos, es posible hacer retroceder la tarea hasta un punto anterior y, a partir de ahí, rehacer la tarea realizada. Pero, incluso en aquellos casos en los que eso no es posible o no tiene sentido, el verano habrá supuesto una oportunidad para realizar pruebas, comprobar errores e identificar cuellos de botella.

La nube facilita que varias personas se sucedan al frente de una tarea

El verano es una época de cambios, de horarios alterados. Las jornadas intensivas, las personas que toman vacaciones, los diferentes hábitos de ocio de los consumidores, la duración del día y de la noche, la distinta meteorología, etcétera, son razones por las que cambian los hábitos de trabajadores, consumidores, proveedores e incluso de la Administración.

Por este motivo, es habitual que a lo largo del verano cambie, incluso varias veces, la persona idónea para hacerse cargo de una responsabilidad. Las aplicaciones en la nube permiten que toda la información necesaria esté permanentemente disponible para cada relevo. Y, además, facilitan la disponibilidad del personal a través del trabajo remoto.

El SaaS es una garantía de calidad durante el verano

El SaaS incorpora conocimiento especializado en algún ámbito al software que se emplea como servicio. Uno de los problemas tradicionales en verano ha sido poder encontrar personal disponible altamente cualificado. Y no solamente era complicado encontrar recursos humanos, sino también materiales.

El SaaS es una gran ventaja porque es una forma flexible de contar con medios especializados para nuestra actividad. La continuidad de los servicios de SaaS es una garantía de calidad.

Por ejemplo, Sage 200 incorpora herramientas de inteligencia empresarial. Gracias a ellas, puedes obtener informes y paneles personalizados Eso te da un plus de rapidez y sencillez en la toma de decisiones, pero también el punto de calidad que necesitas. Todo ello es una gran ventaja para tomar iniciativas en verano, cuando sea necesario, pero también a la vuelta de las vacaciones.

La seguridad de las aplicaciones en la nube

Una de las angustias del verano para las pymes es el miedo a robos y sabotajes. Hay menos movimiento laboral y concurrencia de gente alrededor de las oficinas y locales de negocio. Por tanto, los riesgos en las empresas que no han invertido suficientemente en seguridad y vigilancia se multiplican.

Por ello, para la mayoría de las pymes, las aplicaciones en la nube son la mejor forma de mantener la seguridad. Las garantías de la seguridad informática son mucho más elevadas y se mantienen de forma continua en el tiempo.

Las aplicaciones en la nube evitan muchos extravíos veraniegos

Los documentos con un soporte físico son muy sencillos de extraviar y el verano es época propicia para ello. Por ejemplo, es fácil no recordar después de las vacaciones donde dejamos el papel o el lápiz de memoria que contenía aquel documento tan importante. Igualmente es posible que, si otra persona se ha tenido que ocupar temporalmente de una tarea, los documentos cambien de ubicación. Al regreso, puede darte la sensación de que el orden no es el mismo.

Las aplicaciones en la nube permiten que todo esté siempre en el mismo lugar: en la nube. Además, es fácil organizar y presentar la información de diferentes maneras, dependiendo del propósito.

La nube facilita tomar notas durante el verano

Es bueno tomar algún descanso durante el verano, pero la inspiración puede seguir trabajando. Es posible que se te ocurran ideas para el negocio. También puedes hacer contactos. Antes de la transformación digital, los emprendedores se veían obligados a tener siempre a mano papel y bolígrafo.

Ahora, gracias a las aplicaciones en la nube, es todo mucho más sencillo. Se pueden tomar notas, redactar correos electrónicos, almacenar contactos… Y todo queda ordenado sin ocupar un espacio físico. Simplemente llevando un smartphone contigo, estarás preparados ante cualquier oportunidad.

La nube ofrece ventajas tan importantes en verano como la conectividad, el trabajo en equipo o la seguridad de la información. Se consigue continuidad en la actividad y contribuye a garantizar la calidad de los servicios. Es un avance de gran valor para todas las empresas, en especial para las pymes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.