Cómo aprender a delegar tareas de forma efectiva (infografía)

Atender a los clientes y proveedores, gestionar la contabilidad de la empresa, diseñar estrategias para dar a conocer la marca, controlar cada uno de los proyectos de los trabajadores…. ¿Te suena esta situación? ¿Sueles ocuparte de todo en tu negocio y te has convertido en un emprendedor/gerente multiusos o multitarea?

Sin embargo, desempeñar todas y cada unas de las tareas de forma eficaz puede resultar misión imposible, impidiendo el buen desarrollo de tu negocio por la simple «cabezonería» de querer ocuparte de todo y no delegar o por creer que «es mejor si lo hago yo».

Si te sientes cansado, estresado, agotado o notas que en la empresa no todo está yendo bien, puede significar que tu vaso está en el límite y que es momento de delegar tareas si no quieres que todo el agua se derrame.

Seis razones por las que delegar tareas

Los equipos de trabajo son vitales para el desarrollo y progreso de una empresa. Aunque es cierto que las tareas individuales son fundamentales, las actividades o labores en grupo son más fructíferas.

Si el delegar tareas trae más beneficios que fracasos, ¿por qué en algunas empresas hay directivos o empleados con exceso de trabajo? Te mostramos una lista de las razones que te ayudarán a elegir esta opción.

1. Aumentar el talento

A largo plazo y con continuas labores delegadas, las personas de tu equipo comenzarán a potenciarse y desarrollarse en varios aspectos, exponiendo su talento y esfuerzo en cumplir con lo que se pide.

2. Dispondrás de más tiempo para ti y para desarrollar otras tareas

A veces, llegar al límite es lo que hace poner solución a la situación. Una de las razones por las que una persona decide que es momento de delegar es porque no es capaz de concluir, de forma eficaz y dentro de su jornada laboral, el trabajo asignado.

Al delegar la sobrecarga de tareas, podrás hacerte cargo a plena conciencia de la gestión de las tareas que más te requieran, así de disponer de cierto tiempo libre.

3. Disminuye el estrés

Hay quien dice que trabajar bajo estrés o presión funciona. Es posible. Pero una presión continúa termina estallando por algún sitio, como, por ejemplo, en estrés. Una sobrecarga de trabajo que perdura en el tiempo, acompañado de un trabajo que no sale adelante tal y como estaba planificado, hará que aparezcan claros síntomas de estrés.

Al delegar tareas, éstas pasarán a ser compartidas, disminuyendo la carga de trabajo y siendo más fácil focalizarse en los objetivos y cumplir con los plazos establecidos.

4. Promueve la motivación

Que tu jefe confíe en tus habilidades y destrezas para hacer una tarea que es suya motiva. Significa que estamos creyendo en sus capacidades, que creemos en él o ella para desarrollar la función encomendada de manera resolutiva. Todo ello se traducirá en un trabajador mucho más valorado y motivado.

5. Mejora la productividad

Cuando se delega de forma adecuada, bajo unos criterios, el rendimiento incrementa. Es más, cuando dentro de la empresa la plantilla conoce a la perfección qué es lo que tiene que hacer y cómo tiene que hacerlo, sin tener que perder tiempo en desconocimiento, la productividad de la empresa se verá incrementada.

6. Desarrolla y aumenta las capacidades de tus trabajadores

Al traspasar tus tareas a otras personas, les estás ofreciendo la oportunidad de aprender, crecer profesionalmente, moverse en otros campos desarrollando nuevas habilidades y destrezas. De esta forma estarás creando un equipo mucho más cualificado.

¿Por qué cuesta tanto delegar?

Con frecuencia, muchos emprendedores y CEO llenan su tiempo hasta el punto de no dar más de sí mismos. No se dan cuenta de que querer hacerlo todo es como llenar un vaso de agua hasta el borde y querer andar con él. Elvaso ha alcanzado su capacidad máxima, está al borde de derramamiento. Ese vaso eres tú.

Una de las causas que hace que cueste tanto delegar es que se suele pensar que somos los únicos capaces de hacer un buen trabajo. Bien, eso puede ser correcto en algunos casos. Sin embargo, recuerda esto: el hecho de que puedas hacer una tarea mejor que otro no implica que ocuparte de ella sea el mejor uso de tu tiempo.

En otras ocasiones, suele tenerse miedo a perder «el control». Otras veces es difícil decidir cuál es el mejor momento para delegar o, directamente, no saben qué delegar. Sin embargo, es sencillo. Existen dos tareas que son las que no o las últimas que hay que delegar:

• Las tareas estratégicas que requieran creatividad e innovación, y que son claves para el desarrollo del negocio.
• Las tareas que conformen tu «mayor arte». Eso que tú haces como nadie y que te apasiona. Ya sea escribir, encargarte de los clientes, diseñar… Intenta que sea de las últimas en delegar.

El resto de tareas son aptas para ser delegables. Lo que peor se te dé hacer, resolver problemas, tareas rutinarias o que no te de tiempo hacer…. Si quieres saber más sobrecómo delegar tareas, aquí tienes una infografía que puedes compartir.