Qué son los ERPs basados en la nube

Respondemos a las principales cuestiones que se plantean las empresas que están pensando en la posibilidad de dar el salto a un ERP basado en la nube.

• Qué son los ERP basados en la nube y qué buscan en ellos las empresas
• Ventajas de un ERP en la nube frente al modelo alojado en nuestras instalaciones.

Hasta hace unos años, tener un ERP instalado en un servidor ubicado en las instalaciones de la empresa era la norma. Hoy en día, tenemos disponibles ERP en la nube. Gracias a ello, vamos dejando atrás el viejo sistema para dar una mejor respuesta a demandas actuales.

De hecho, los ERP basados en la nube son una apuesta por la actualización tecnológica y la mejora de los procesos. Por tanto, contribuyen al incremento de la productividad y el alcance de nuevas posibilidades de crecimiento.

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ERPs basados en la nube

Cuando hablamos de un software que, como el ERP, es el corazón de muchas empresas, llevarlo a la nube puede dar algo de vértigo. Esta tecnología implica que tanto el programa como los datos están en un centro de datos de nuestro proveedor de servicio.  El acceso al ERP y la información se realiza a través de un navegador web y es imprescindible una conexión a Internet.

Conectividad

Actualmente, las telecomunicaciones han avanzado mucho. Gracias a ello, no es un problema para la mayoría de las organizaciones disponer de una o varias vías de conectividad. No solo disfrutan de la fibra óptica a alta velocidad en sus instalaciones, sino que también pueden moverse con cobertura 5G en cada vez más zonas.

Además, ante un fallo en las comunicaciones, esas redes móviles pueden proveer conexión a las instalaciones. Incluso pueden habilitarse sistemas de respaldo para cambiar de conexión de forma sencilla. Si tienes dudas, puedes preguntarte cuántas veces ha fallado la conexión a internet en tu empresa en el último año.

Acceso a los datos y seguridad

El acceso a los datos se realiza mediante un usuario y una contraseña. Además, cada vez son más frecuentes otros sistemas como los biométricos o el envío de claves de un solo uso a las personas autorizadas al acceso.

Los proveedores más reconocidos cuidan la seguridad haciendo que sus instalaciones cumplan todas las normas y recomendaciones que indican en el Esquema Nacional de Seguridad. 

En realidad, hoy por hoy, podemos decir que la información estará más segura en la nube que en las propias instalaciones de cualquier empresa media o pequeña. En general, estas disponen de unos recursos más limitados de seguridad física que los que dispone el servidor en la nube. Además, el proveedor trabaja por una actualización continua de la ciberseguridad.

Además, los centros de datos en los que se ubican estos sistemas suelen estar replicados. Es decir, aunque tu proveedor de servicio tenga un problema puntual, podrás seguir trabajando. 

En ese sentido, existen unos acuerdos de disponibilidad en los contratos, los SLA, que indican el porcentaje de disponibilidad de la plataforma. Estos suelen arrojar porcentajes muy superiores a los que tendrías en un ERP alojado en tu propio servidor. 

ERPs híbridos en nuestras instalaciones, pero con integración en la nube

Existe un modelo intermedio de ERP que mantiene el programa instalado y los datos alojados en el propio servidor de la empresa, pero que tiene capacidades de acceso desde la nube. Son ERP híbridos, donde se trabaja como si estuvieras accediendo a un ERP en la nube, pero atacando a tu propio servidor. 

De esta forma, algunas empresas buscan reunir la parte de ambos modelos que más les interesa. Por un lado, que los datos sigan en sus propias instalaciones y, por otro, flexibilidad en los accesos desde cualquier lugar.

Este modelo puede ser interesante para las empresas que ya dispongan de sus propios servidores adquiridos recientemente y quieran rentabilizar esta inversión. Llegado el momento de renovar dicha infraestructura, el paso a la nube sería mucho más lógico, económico y sencillo de realizar.

Ventajas de un ERP en la nube

La realidad es que el modelo de ERP basados en la nube tiene muchas ventajas respecto al tradicional. Vamos a ver algunas de las más significativas:

Coste de puesta en marcha

Los ERP basados en la nube tienen un sistema de suscripción mensual. Suele pagarse por número de usuarios que acceden, espacio de datos contratado o módulos que se han puesto en marcha. En definitiva, se paga periódicamente por los servicios que has contratado. Por tanto, la inversión inicial, al no tener que gastar en hardware o infraestructuras, se reduce mucho.

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Actualización y copias de seguridad

El precio, además del uso, suele incluir actualizaciones del programa, por lo que siempre vas a trabajar con una solución actualizada y que no se quedará obsoleta al cabo de unos cuantos años. Las copias de seguridad también se pueden contratar, para estar a salvo de un error que cometamos al eliminar algún dato. 

Consumes menos recursos

Al no tener el sistema en tus instalaciones, ahorras en la factura eléctrica, en sistemas de refrigeración o de baterías para prevenir caídas de suministro eléctrico…

La reducción de costes que te permite el ERP basado en la nube facilita el retorno de la inversión de forma más rápida.

Más flexibilidad en el uso de los recursos

Un problema habitual con el programa instalado físicamente en tus locales es que es complicado ampliar recursos. Si necesitas más usuarios, añadir más módulos o integrarlo con soluciones de terceros suele ser más complejo. 

Por el contrario, un ERP en la nube es más flexible. Por ejemplo, Sage 200 está concebido bajo los principios de la escalabilidad. Es un ERP que crece contigo, de forma que puedas contratar nuevos módulos o funcionalidades a medida que los vas necesitando.

Aptitud para la movilidad

Con conexión puedes trabajar con cualquier tipo de dispositivo, ya sea un smartphone, una tablet o un ordenador. Y puedes hacerlo independientemente del sistema operativo que utilice, ya que existen posibilidades de acceso a través de un navegador web. Eso hace que el ERP en la nube sea perfecto para los viajes y para los negocios en movilidad.

No necesitas equipos muy potentes

En realidad, estos están en el servidor, que es, además, mucho más eficiente. El proveedor invierte sumas importantes de recursos informáticos, pero que se amortizan fácilmente al repartirlas entre un gran número de clientes. Además, la escala a la que trabaja permite emplear protocolos que abaratan todo el proceso. 

Mientras, tú no necesitas realizar desembolsos iniciales fuertes, ya que puedes acceder casi con cualquier dispositivo. Y, gracias a la mayor eficiencia, las cuotas periódicas serán mucho menores que los pagos que supondría invertir en equipos potentes para tus propias instalaciones.

Toma de decisiones con información en tiempo real

Poder trabajar desde cualquier lugar facilita que, cuando se tomen decisiones, lo hagamos con información en tiempo real. Si, por el contrario, los datos deben volcarse en tu propio servidor, muchas veces sufrirías retrasos. Al fin y al cabo, no hay un protocolo que permita el flujo de datos al ERP basado en la conectividad en la nube.

Con un ERP en la nube, la filosofía debe ser la de la colaboración. Por ejemplo, con Sage 200, podéis trabajar todos como un solo equipo. La información contable, financiera, comercial, laboral, fiscal, etc. fluye de forma coherente. No hay retardos, todos trabajan con datos actualizados y coordinados.

Mejora de la productividad

Para las empresas que tienen empleados en movilidad, el trabajo en el ERP en la nube supone una gran mejora de la productividad. Muchos de los tiempos muertos que existen entre la visita de un cliente, en la sala de espera de otro, en los desplazamientos… se aprovechan para recoger datos, introducir presupuestos, presentarlos, etc.

Además, la colaboración interdepartamental es otro fuerte impulsor de la productividad. Al fin y al cabo, la empresa actúa como un enorme puzle cuyas piezas casan mejor gracias al ERP en la nube. Todo cobra más sentido y puedes desarrollar productos de mayor valor añadido con los mismos recursos.

Qué buscan las empresas que quieren un ERP en la nube

La mayoría de las empresas que se interesan por un ERP basado en la nube lo hacen movidas por la insatisfacción con lo que actualmente tienen. Dan el paso cuando deben renovar sus propios servidores y se enfrentan a fuertes inversiones. 

En ese sentido, el ahorro de costes es una cuestión importante. Por ejemplo, con diferentes sedes, es frecuente que se busque no necesitar una VPN o sistemas similares para poder trabajar con ese servidor central.

Pero no es la única, la flexibilidad de uso es otra de ellas. En la actualidad, se necesita poder trabajar desde cualquier lugar, cualquier dispositivo o, incluso, muchas organizaciones requieren prescindir de sus oficinas. Pero también los nuevos tiempos reclaman la flexibilidad para integrarse con otros sistemas, módulos, etc. En definitiva, es necesario un despliegue muy rápido y a demanda de las empresas.

Las empresas que dan el salto a un ERP basado en la nube persiguen ahorro de costes, flexibilidad, actualización e impulso innovador.

Mantenerse con un ERP siempre actualizado es otro de los motivos. La mayoría de las empresas que buscan uno basado en la nube han sufrido como el que tenían en sus servidores, se queda rápidamente obsoleto. Esto no ocurre con el software ERP en la nube, que siempre se mantiene al día.

Por último, persiguen la innovación que les facilita no quedarse atrás respecto a otros competidores. Saben que de esta manera no se rezagan en un mundo digital que avanza muy rápido.

En definitiva, el ERP en la nube permite otra forma de pensar. El crecimiento que parecía una quimera, con esfuerzo, va vislumbrándose como una realidad posible. La herramienta avanza justo al ritmo que necesita la empresa y demanda el entorno.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.