Cómo ayuda la tecnología a generar colaboración interdepartamental

Explicamos cómo la tecnología está mejorando de una forma sustancial la colaboración interdepartamental.

• La tecnología es una de las grandes palancas de la colaboración entre departamentos
• La conexión entre departamentos es uno de los retos más importantes de la empresa del siglo XXI

Tradicionalmente, la colaboración interdepartamental ha estado bastante centrada en la línea jerárquica. Los jefes se convertían en el puente para que la información y las órdenes ascendiesen y descendiesen. Ello colocaba a sus informes y reuniones en el centro. Había que producir un ambiente propicio que generase incentivos a la compartición de información y que permitiese avanzar a la empresa como conjunto.

Sin embargo, los errores, la falta de medios materiales, la mala organización, la existencia de incentivos a no cooperar y otras muchas dificultades han sido barreras tradicionalmente importantes para la colaboración interdepartamental. Ahora, la tecnología está ayudando de diversas formas a que todas las áreas de la empresa trabajen correctamente alineadas.

La inteligencia artificial en la colaboración interdepartamental

La complejidad constituye uno de los retos frecuentes de la colaboración entre departamentos. Se busca encontrar juntos soluciones en las que cada parte aporta información y un conjunto de restricciones y requerimientos. La frustración llega cuando no se encuentra, después de haberlo intentado con determinación, a una respuesta que convenza.

Se pierde mucho tiempo examinando datos, repasando lo que no se entiende, lo que no funciona. Cada departamento corre el riesgo de convertirse en un mero supervisor del otro. Sin embargo, las soluciones basadas en la inteligencia artificial pueden evitar gran parte de ese trabajo. Pueden orientarse a realizar la parte más rutinaria de corroboraciones.

Pero, incluso más, la inteligencia artificial debe servir para determinar los puntos claves. Debe mostrar los posibles caminos para que las piezas casen de una forma entendible por todos los intervinientes.

El big data y los patrones de ocultación de información

El big data es la gran herramienta para el descubrimiento de patrones ocultos. Mil aspectos que, hasta hace poco, se nos escapaban sobre el funcionamiento de las empresas, ahora se empiezan a comprender.

En la colaboración interdepartamental, aunque parezca un juego de palabras, son los patrones de ocultación de información los patrones ocultos que más interesa descubrir. No es raro que los resultados no lleguen porque los distintos intervinientes no ponen a disposición de los demás toda la información imprescindible. Además, es frecuente que lo hagan precisamente porque saben que los otros no siempre son conscientes de que no ofrecen toda la información al servicio del proyecto común.

En ese sentido, interesa saber, en primer lugar, cuáles son las situaciones en las que es más probable que alguien se reserve información sin que hasta ahora hayamos sido conscientes. Y, sobre todo, nos importa conocer cuáles son los incentivos que tiene y cómo podríamos generar un nuevo marco en el que, para todas las partes, su mejor respuesta sea colaborar con otros departamentos.

La nube y la compartición en forma continua de la información

“Nos envías la información y, cuando la recibamos, lo vemos y ya os decimos”. Esas palabras que han sido tan familiares en el pasado, ya no tienen futuro. La información se comparte de forma continua, sin necesidad de movimientos físicos.

La nube, en la colaboración interdepartamental, ha supuesto un cambio, en cierto modo, semejante al salto de la carta al teléfono. Ya no hay que esperar a que la información llegue, simplemente está en la nube. Y, como en una conversación telefónica, las distintas partes que colaboran pueden intervenir inmediatamente.

Pero a diferencia del teléfono, permite no solamente la colaboración simultánea, sino también la sucesiva. No es necesario que todos estén conectados al mismo tiempo. Cada departamento puede buscar el momento idóneo para trabajar en proyecto común.

Los marcos estandarizados de compartición de información

No pocas veces la cooperación entre departamentos no funciona porque no se entienden. Cada uno tiene su propia forma de expresarse y es normal que emplee conceptos propios de su ámbito. La formación multidisciplinar de los empleados más implicados en la colaboración contribuye a aliviar algo el problema. Sin embargo, el ritmo de avance de la especialización del conocimiento es muy rápido y se necesitan soluciones adicionales.

La tecnología, en este ámbito, puede ejercer de puente. Por un lado, se crean formatos estandarizados para compartir información. En ese sentido hay un doble esfuerzo: por un lado, los proveedores de soluciones de gestión se esfuerzan en generar formatos que sean accesibles para la colaboración; por otro, los propios empleados tienen una referencia de cómo les puede llegar la información que procede de otros departamentos. De esa manera pueden acotar notablemente sus necesidades de formación en esas áreas.

Además, las soluciones tecnológicas pueden generar protocolos definidos para compartir información. Así se evita tener que dedicar tiempo a decidir cuándo cada parte ha de hacerse cargo de una labor concreta.

Un entorno favorable a los datos objetivos

En la colaboración entre departamentos, una de las mayores fuentes de despilfarro de tiempo son las polémicas estériles basadas en confrontaciones de opiniones muy subjetivas. Es posible que los puntos de vista y las apreciaciones no sean conciliables.El remedio suele pasar por reconducir el contacto a la contrastación de datos objetivos.

En ese sentido, la transformación tecnológica facilita la disposición de cantidades enormes de datos. Por ejemplo, el internet de las cosas va haciendo posible medir de forma continuada una gran cantidad de variables que hasta ahora muchas veces no eran ni tan siquiera estimables o conocer cuál es la situación en tiempo real y la evolución de determinados atributos.

Además, el avance tecnológico está propiciando una relación mucho más productiva de todo tipo de profesionales con los datos. El trabajo con datos es más intuitivo. Al mismo tiempo, los profesionales están reforzando su formación en este campo. El resultado es que cada vez comprenden mejor su utilidad, potencialidades y limitaciones.

Si hace tiempo que tenemos claro que la tecnología favorece el trabajo en equipo, cada día se hace más patente que es una palanca de la evolución del trabajo entre equipos y la colaboración interdepartamental.