Cómo hacer un informe de gastos efectivo y su impacto en tu negocio

Este artículo te guiará a través de los pasos clave para crear informes de gastos efectivos, destacando la importancia de documentar detalladamente las circunstancias de cada gasto.

• Los informes de gastos son una importante fuente de datos.
• La computación en la nube facilita mucho la gestión de informes de gastos.

Los informes de gastos de una empresa son una herramienta muy necesaria para fortalecer la relación con sus empleados. Gracias a ellos, pueden reembolsarse las cantidades que aquellos adelantan y que la empresa debe pagar.

¡TUITÉALO! ¿Se te atragantan los informes de gastos en tu empresa? Descubre cómo poner orden gracias a la tecnología.

Por ese motivo, es muy importante dedicar un tiempo a analizar si las herramientas y procedimientos de los informes de gastos que recibe una empresa son los adecuados. Y eso, como es lógico, evoluciona con el contexto tecnológico y empresarial.

Cómo hacer un informe de gastos efectivo 

Para que los informes de gastos sean efectivos, lo más recomendable es seguir ciertos pasos.

1. Documentar las circunstancias del gasto

El informe de gastos que recibe una empresa debe poder confrontarse con la información que esta posee. Así, podrá hacerse una comprobación sencilla de todos los extremos de lo que ha sucedido y de cómo proceder. Entre los datos que conviene tener claros están:

• El nombre y posición del empleado y el departamento al que pertenece.
• La causa que justifica el gasto y su origen (una obligación legal, procedente del convenio o del contrato, el cumplimiento de una orden de gasto, la iniciativa propia del empleado, etcétera).
• Las condiciones que se suelan fijar para la realización del gasto (momento, lugar, calidades de los bienes o servicios, cuantía máxima de los pagos, etcétera).
• La existencia de créditos del proveedor del bien, provisiones de fondos entregadas al empleado antes de la realización del gasto, la participación del empleado u otra persona o entidad en una parte del gasto.

2. La realización, emisión y recepción del informe de gastos

En la actualidad, lo más sencillo es trabajar en la nube. Soluciones cloud, como Sage 200, optimizan el proceso por varios motivos:

• El trabajador puede emplear su dispositivo móvil para completar los datos del informe de gastos. A través de una aplicación puede indicar la fecha, el importe y otros detalles que es recomendable acompañar con un archivo adjunto con la fotografía de la factura del gasto.
• A continuación, se emite la solicitud y esta es recibida por la empresa al instante.
• Una vez recibido, el informe de gastos puede aprobarse. En consecuencia, se realizará un reembolso cuando corresponda.

Disfruta de una experiencia sencilla y modular con Sage 200, el software de gestión empresarial y solución ERP para tu negocio más completo.

3. Después de la recepción del informe de gastos por la empresa

Comparados los datos del informe de gastos y los que documentan las circunstancias en que debieron producirse, podrá procederse a la aprobación. A partir de ahí conviene contar con una solución integral que gestione datos y aporte información útil en varios terrenos:

• Nóminas. Los reembolsos son una percepción no salarial y deben ser tenidos en cuenta para la confección del recibo de salarios.
• Contabilidad. La utilización de fotografías de facturas facilita la práctica automática de los asientos.
• Tesorería. Deben estar previstas las salidas de efectivo de la empresa a consecuencia de los gastos que han realizado sus empleados.
• Comercial. Algunos de los gastos pueden tener relación con los contactos con clientes y deben entenderse en su contexto.

4. Conservación y revisiones posteriores

Pasado el tiempo, puede ser necesario echar mano de uno o varios de los informes de gastos de la empresa. Ello puede obedecer a diferentes razones, entre las que destacan las siguientes:

• Rectificaciones de la factura enviada por el proveedor al empleado.
• Acumulación de un volumen suficiente que justifique la obtención de un descuento en las compras. A veces, puede afectar a informes de gastos emitidos por diferentes empleados.
• Necesidad de adjuntarlo como prueba en procedimientos administrativos o procesos judiciales, incluidos los de tipo fiscal, laboral, de protección de datos, etcétera.
• Investigaciones internas sobre desviaciones en los gastos.
• Reclamaciones al proveedor.
• Elaboración de informes internos.
• Planificación y control. En particular, es muy útil conservar los informes de gastos antiguos cuando se va a estudiar nuevas condiciones de aprobación.

Una buena gestión de los informes de gastos no puede descuidar ningún aspecto ni anterior ni posterior a su recepción.

Cómo impacta una buena gestión de informes de gastos en una empresa

Hay algunas orientaciones que te indican que tu negocio realiza una buena gestión de los informes de gastos. Los frutos más visibles son:

• Fomento de la confianza entre empresa y trabajadores. Cada parte sabe cuáles son los compromisos al respecto y el marco en el que deben desenvolverse los gastos y su reembolso.
• Anticipación. Los datos de los informes de gastos permiten anticipar decisiones laborales, comerciales y de tesorería.
• Fluidez. Los procesos que implican informes de gastos se realizan de forma más rápida y cómoda.
• Disponibilidad. Las soluciones en la nube, como Sage 200, permiten que la emisión de los informes pueda realizarse desde cualquier momento y lugar. En especial, eso es muy útil para evitar dilaciones innecesarias en los viajes que resten anticipación a todo el proceso.
• Rigor. Cada informe debe contar con todos los datos que la empresa necesita y en el formato más práctico para su procesado.
• Satisfacción. No solo estarán más contentos los empleados, sino también otras personas que se relacionan con ellos y en las que los gastos pueden tener incidencia, como proveedores y clientes.
• Análisis. En cada informe, hay un conjunto de datos que puede ser analizado para detectar patrones que ayuden a la toma de decisiones.

Al final, lo que logras es reforzar tu organización en el doble sentido. Trabajas con mayor orden y tu estructura empresarial se vuelve más robusta.