Una factura rectificativa es aquella que se emite cuando la original no cumple los requisitos de contenido. Por ejemplo, es habitual emplearla cuando se ha producido algún error u omisión o, incluso, cuando has repercutido mal un impuesto.
También se usa en otras situaciones, como cuando hay cambios de condiciones. Y, sobre todo, suele proceder cuando hay una modificación de la base imponible del IVA.
Qué hacer cuando cambia la base imponible del IVA
Existen dos posibilidades:
- En general, deberás emitir una factura rectificativa.
- Si la modificación procede de la devolución de envases o embalajes, puede no ser necesaria. Si tienes una operación posterior con el mismo destinatario, podrías restar el importe correspondiente en esa factura posterior.
Cuándo es el momento de rectificar una factura
La regla es que debe hacerse tan pronto el que ha expedido la factura original tiene conocimiento de que hay un desajuste en el contenido o una modificación en la base imponible del IVA. No obstante, no procederá si ya han pasado cuatro años del devengo del IVA o del acontecimiento de las circunstancias que obligarían a modificar la base imponible.
Cómo se identifica una factura rectificativa
Lo habitual es que tengas que emitir una nueva factura. Algunas veces, puedes rectificar varias facturas en un único documento. Por ello, suele ser necesario que introduzcas los datos identificativos de cada una de ellas.
De todos modos, hay casos especiales en los que es difícil incluir la identificación de todas las facturas. Piensa, por ejemplo, en la concesión de un descuento por haber alcanzado un volumen de operaciones. Puede haberse producido tras muchas transacciones y la propia norma te permite que no las identifiques, sino que solo indiques el período al que se refieren. En otros casos con dificultades semejantes, será necesario que la AEAT te autorice de alguna forma a no identificar las facturas afectadas por la rectificación.
Qué debe contener una factura rectificativa
Debe constar cierto contenido:
- Especificaciones propias del contenido de cualquier factura, que en el caso de las rectificativas, puede ser el propio de una factura simplificada.
- Referencia expresa e inequívoca de que se trata de una factura rectificativa.
- Menciones que se rectifican.
- Identificación, salvo en las excepciones antes mencionadas, de la factura o facturas que corresponda rectificar.
- Datos fiscales, que se pueden expresar indicando directamente el importe de la rectificación o bien señalando la rectificación en sí y cómo quedan los importes tras ella.
Cómo afecta la Ley Antifraude
Con la Ley Antifraude, llegan nuevos requisitos para el software contable, de facturación o gestión. Aunque están vigentes desde el 11 de octubre de 2021, su aplicación práctica a los usuarios está pendiente de un desarrollo reglamentario. En todo caso, la filosofía es clara: no se pueden manipular los registros informáticos de facturación.
Con la Ley Antifraude no puedes manipular el ‘rastro’ informático que dejan las operaciones relacionadas con la facturación.
No obstante, ello no quiere decir que no pueda ser necesario trabajar con distintas modificaciones en torno a las facturas. Por ejemplo, puedes seguir rectificando una factura o, incluso, puedes anularla, si procede.
En todo caso, de cada una de estas operaciones quedará un registro informático que se debe mantener íntegro e inalterable. Se debe preservar, por tanto, la trazabilidad. Así quedará constancia de que tal día se facturó de una forma determinada y que más tarde se han realizado nuevos registros sobre la misma factura.
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Finalmente, la garantía última está en el software antifraude. Este debe asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
