La factura simplificada facilita el tráfico comercial y el registro masivo de operaciones. Reduce a lo imprescindible el registro de información sobre determinadas entregas de bienes y prestaciones de servicios.
¿Qué es la factura simplificada?
Se trata de una alternativa a la factura completa para cumplir con las obligaciones de facturación. En ella, pueden omitirse algunas de las menciones que serían obligatorias en una factura completa.
¿La factura simplificada es un tique?
En términos coloquiales, sí. Esta palabra, que procede de la voz inglesa ticket, era la empleada en el anterior reglamento de facturación para un documento bastante semejante a la factura simplificada.
No obstante, existen ciertas diferencias entre el viejo tique y la moderna factura simplificada. Entre ellas, destacan que esta puede ser empleada en todo tipo de sectores y tiene un contenido adaptado a nuevas exigencias de la normativa comunitaria.
¿Por qué se emiten facturas simplificadas?
Principalmente, se busca mantener un equilibrio entre fluidez y control. Te da la opción de incluir o no determinado contenido en la factura, pero te exige, a la vez, un mínimo que garantiza un correcto registro de la operación. Esto último es importante para poder realizar comprobaciones contables o fiscales.
Con ello, la ventaja operativa para muchos negocios es importante. Imagina, por ejemplo, que tienes un supermercado y debes pedir todos los datos del cliente en cada venta. Si no se organiza un sistema automatizado para la transferencia de los datos, eso puede suponer una pérdida de tiempo sin grandes ventajas de control. Omitir esos datos, por tanto, puede ser necesario.
¿Quién decide si se emite una factura simplificada?
La opción recae en el obligado a expedir la factura, que suele ser el proveedor del bien o del servicio. En algunos casos, esta obligación puede ser cumplida materialmente por el cliente o por un tercero, aunque el proveedor retenga la responsabilidad sobre la factura y su contenido.
En cualquier caso, es una buena práctica que ambas partes se comuniquen antes de facturar. Especialmente, cuando el cliente es una empresa. Esta podría tener alguna necesidad especial por la que deba incluirse algún contenido que facilite sus procesos contables o fiscales.
¿Cuándo se puede emitir una factura simplificada?
Salvo excepciones, puede emitirse siempre que su importe sea menor a los 400 euros o se trate de una rectificativa. Además, ciertos sectores están facultados para elevar este límite hasta los 3 000 euros. Incluso, la Agencia Tributaria puede autorizar a algún sector a emitir facturas simplificadas en otras condiciones.
¿Cuál es el contenido mínimo de una factura simplificada?
Todas las facturas simplificadas deben incluir cierto contenido:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de su expedición.
- Fecha de las operaciones y, en su caso, de la recepción del pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición.
- NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
- Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
- Tipo del IVA. Además, cuando una factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
- Contraprestación total.
Además, existen menciones que solo aparecen en ciertos casos, como, por ejemplo, las que se refieren a la aplicación de un régimen especial del IVA, de que hay una exención, una inversión del sujeto pasivo o de que la factura ha sido expedida por el destinatario.
¿Qué opciones da una factura simplificada?
En la factura simplificada, siempre debes incluir el contenido mínimo. A partir de ahí, puedes añadir cuantas menciones consideres oportunas. Por tanto, cuando puedas expedir una factura simplificada podrás optar entre:
- Emitir la factura completa.
- Expedir una factura simplificada con las exigencias mínimas de contenido.
- Emitir la factura simplificada, pero incluyendo algunas menciones opcionales.
Como ves, la factura simplificada es un instrumento riguroso pero flexible. Debe emplearse solo en los casos permitidos y tiene que cubrir un contenido mínimo. A partir de ahí, pueden incluirse u omitirse diversas menciones según resulte conveniente.
