Cómo hacer la factura perfecta

Las facturas son más que simples documentos contables ya que en ellas se puede reflejar la profesionalidad y seriedad de tu negocio. 

• Te explicamos cómo hacer la factura perfecta y los elementos esenciales que esta debe contener.
• Conoce al detalle en este artículo cuándo debes emitir las facturas y cómo enviarlas.

Una vez que un empresario o profesional ha realizado un servicio a un cliente o entregado un material, llega el momento de cobrar. Para ello es necesario la emisión del correspondiente documento mercantil acreditativo de la operación realizada: la factura.

Una factura bien elaborada no solo cumple con los requisitos legales, sino que también transmite confianza a tus clientes, facilita la gestión de cobro y contribuye a transmitir una buena imagen corporativa a tus clientes.

Pero ¿qué debe contener la factura para ser correcta de acuerdo con la normativa vigente? ¿Cuándo debe expedirse? ¿Sirve cualquier formato? ¿Qué hace que una factura sea perfecta?

 A continuación te lo explicamos.

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¿Qué datos obligatorios debe contener una factura?

De acuerdo con la normativa fiscal, toda factura debe contener, como mínimo, los siguientes datos:

• Número y, en su caso, serie. El número debe ser correlativo con la última factura emitida dentro de la misma serie. Pueden crearse tantas series distintas como se precise.
• Fecha de expedición: fecha en la que la factura es emitida.
• Fecha de operación si es distinta de la de expedición. Fecha de devengo del Impuesto sobre el Valor Añadido. En general cuando se entrega la mercancía o se realiza el servicio.
• NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor. Si se desea, puede indicarse adicionalmente el nombre comercial, marca, logo, así como otro u otros domicilios adicionales, pero ello no exime de incluir la información obligatoria.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del destinatario de las operaciones.
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados. La descripción de los mismos debe permitir conocer la operación facturada.
• Tipo o tipos de IVA aplicados (puede haber más de uno si se facturan operaciones sometidos a distintos tipos del impuesto).
• Cuota tributaria de IVA repercutido desglosada (salvo en el caso de las facturas simplificadas en que, opcionalmente, puede indicarse la expresión «IVA INCLUIDO»)
• En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.

Otras menciones, en situaciones especiales

• En operaciones exentas referencia a la normativa que declara la exención.
• En caso de que la factura sea realizada por el cliente, la mención «facturación por el destinatario».
• Mención a «inversión del sujeto pasivo», cuando se den las circunstancias legales para que sea el receptor de la factura quien deba autorepercutirse el IVA.
• Mención a «Régimen especial de Agencias de viajes o «Régimen especial de bienes usados (REBU)» en los casos en que son de aplicación.

Además, la normativa mercantil establece que los empresarios individuales, sociedades y entidades sujetos a inscripción obligatoria harán constar en toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas, el domicilio y los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil (folio, libro, tomo y hoja del apunte), siendo sancionable la omisión. 

¿Qué datos se deben de incluir en la factura, aunque no sean obligatorios?

• Se debe incluir la palabra «FACTURA»: debe ponerse en un lugar destacado, para distinguirla de otros documentos como albaranes o facturas proforma. 
• Forma de pago: se debe reflejar la forma de pago: efectivo, transferencia bancaria (incluir número de cuenta), tarjeta, giro bancario, pagaré, etc.
• Plazo de pago: es conveniente añadir a la forma de pago el plazo y poner el vencimiento de la factura. Por ejemplo: giro a 30 días con vencimiento el 30/06/2024.  
• Información adicional: puedes incluir otros datos relevantes, como observaciones, desglose de gastos o referencias a pedidos o acuerdos previos.
• Firma física o digital: es conveniente firmar las facturas de forma física o digital, ya que de esta forma se dificulta la falsificación de la factura. Además, la firma le otorga una mayor validez legal al documento, por lo que lo ideal es que sea firmada por ambas partes. De esta forma también se refleja el acuse de recibo por parte del receptor y su conformidad con los datos que en ella se recogen.  
• Código QR: Próximamente será obligatorio. 

¿Cuándo debe expedirse una factura?

El IVA se devenga en el momento de la entrega del bien vendido o de la prestación del servicio o, en el momento del cobro si éste es anterior.

Desde ese momento, si el destinatario es empresario, hay de tiempo hasta el día 15, inclusive, del mes siguiente para expedir la factura. Si el destinatario es un particular que no ejerce actividades económicas, la factura debe expedirse en el mismo momento del devengo.

El plazo para remitir la factura al destinatario es de un mes desde la fecha de expedición.

En una misma factura pueden incluirse distintas operaciones siempre que pertenezcan al mismo mes natural.

Si el destinatario es empresario, hay de tiempo hasta el día 15, inclusive, del mes siguiente para expedir la factura.

¿Cómo enviar la factura a su destinatario?

Las facturas pueden ser remitidas por cualquier medio admitido en derecho y, particularmente, pueden remitirse por medios electrónicos. Para poder enviar la factura por medios electrónicos, es necesario que el destinatario haya dado su consentimiento (aunque sea tácitamente, no oponiéndose a su recepción electrónica) y los medios electrónicos utilizados garanticen la autenticidad del origen y la integridad del contenido y legibilidad.

Un simple archivo PDF enviado por correo electrónico es válido como factura electrónica. Desde 2013 no es necesaria la utilización de firma electrónica para su envío.

Próximamente entrará en vigor la obligación de la utilización de la factura electrónica entre empresas.

En todo caso es necesario conservar las facturas durante todo el periodo de prescripción.

¿Qué hace que una factura sea perfecta?

Si bien no existe un formato de factura obligatorio, debe tenerse en cuenta que, más allá del cumplimiento de la normativa vigente, una factura perfecta se caracteriza por:

• Claridad y precisión: la información debe ser fácil de leer y entender, sin ambigüedades ni errores. El lenguaje utilizado debe ser claro, conciso y profesional, evitando tecnicismos innecesarios.
• Completitud: debe incluir todos los datos fiscales necesarios tanto del emisor como del receptor, así como una descripción detallada de los productos o servicios prestados, precios unitarios, impuestos aplicables y totales. También es conveniente incluir determinados datos aunque no sean obligatorios. 
• Organización lógica: la factura debe tener una estructura clara y ordenada, siguiendo un formato que facilite la lectura y la identificación de cada apartado.
• Diseño profesional: la presentación visual es importante. Utiliza una plantilla atractiva y profesional, con colores y tipografías adecuadas, que transmita la imagen de tu marca.
• Tamaño de la letra y de los números adecuado: hay facturas en las que algunos datos son tan pequeños que es casi imposible leerlos. Como por ejemplo, el NIF de la sociedad cuando se pone en el margen en un formato de letra demasiado pequeño. 
• No existencia de errores: revisa cuidadosamente cada factura antes de emitirla. Asegúrate de que todos los datos sean correctos y completos, y que no haya errores ortográficos ni gramaticales.
• Utilizar un software de facturación profesional: existen numerosas herramientas informáticas que te facilitan la creación y gestión de facturas, asegurando el cumplimiento de la normativa y optimizando tu tiempo. Con Sage 50 te aseguras de que tus facturas tengan un diseño profesional, se incluyan todos los datos necesarios y además realizas automáticamente su registro contable. 

Por lo tanto, dedicar tiempo y recursos a crear facturas impecables no solo te ayudará a cumplir con tus obligaciones legales, sino que también te permitirá mejorar tu imagen de empresa, fortalecer la relación con tus clientes y agilizar la gestión de tus cobros.