Qué tipo de factura utilizar

Aunque la factura ordinaria es la que se utiliza con más frecuencia existen diferentes tipos de factura en base a su contenido, requisitos, contenido y forma. Descubre cómo es cada una para facturar tus servicios de la forma correcta.

En la vida de cualquier empresario, la facturación se convierte en un proceso vital, independientemente del tamaño de su negocio. En ocasiones puede llegar a resultar un poco confuso, particularmente si acabamos de empezar a trabajar por cuenta propia. Por eso, aquí y ahora vamos a desvelarte los tipos de facturas más comunes y cuándo debes utilizar cada una. ¡Ni pestañees!

Antes de nada, cabe diferenciar, en función del medio por el que se transmite, entre facturas tradicionales (en papel) y facturas electrónicas que, como su propio nombre indica, son expedidas y recibidas en formato electrónico. Aunque ambas son consideradas legalmente válidas, desde el año 2015 se ha establecido como obligatoria la emisión de facturas electrónicas –de manera exclusiva– a los organismos públicos.

Factura completa versus factura simplificada

Se trata de dos tipos de factura que se establecen en función del cumplimiento de más o menos requisitos.

• La factura simplificada es admitida cuando su valor, con IVA incluido, no supera la cantidad de 3.000 euros, y solamente en determinadas operaciones en los sectores del comercio y servicios. En otro tipo de sectores es permitido utilizarlas si su cantidad no supera los 400 euros, así como también cuando se trata de facturas rectificativas.
• La factura completa es la que se utiliza para el resto de los casos, que deberá cumplir con todos los requisitos establecidos por la Ley.

Factura ordinaria, rectificativa o recapitulativa

En base a su contenido, encontramos tres tipos de facturas claramente diferentes:

• Factura ordinaria. Es el tipo de factura que se utiliza con más frecuencia. Sirve para documentar la compraventa de un producto o prestación de un servicio.
• Factura rectificativa. Se utiliza únicamente cuando hay que llevar a cabo una corrección de una factura anterior. La corrección puede deberse a que se ha cometido algún error, se produce una devolución, incumple los requisitos establecidos por la Ley, o cuando hay algún tipo de descuento o bonificación que no se había contemplado en un principio. Debe ser expedida en el momento en que se tiene constancia de los motivos que dan lugar a realizarla y siempre debe llevarse a cabo en un plazo máximo de cuatro años desde que se emitió la factura que origina la rectificación.
• Factura recapitulativa. Se trata de una factura en la que se pueden incluir varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario, siempre que correspondan a diferentes fechas dentro de un mismo mes natural. Si el destinatario de la operación es empresario, su expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente al mes en que se hayan realizado las operaciones. Si este grupo engloba facturas que ya habían sido emitidas, es fundamental anularlas para que la recapitulativa tenga validez.

Opciones de factura: proforma, copia o duplicado

Tanto la copia como el duplicado de una factura son variantes de estos tipos de factura, mientras que la denominada como factura proforma es la que documenta una oferta comercial de un producto o servicio que el vendedor proporcionará al comprador. Vamos a verlas en detalle:

• Factura proforma. Este tipo de factura no se considera una factura real, sino que representa un documento en el que se definen los bienes y servicios que un vendedor se compromete a proporcionar, con sus precios, impuestos y retenciones. Debe incluir la fecha máxima de validez puesto que suele reflejar una oferta temporal. No debe ir numerada, firmada o sellada, puesto que es una operación que todavía no se ha realizado, y en su encabezamiento se debe indicar claramente que se trata de una factura proforma para que no se confunda con la factura comercial, que será emitida al realizar la operación. Por lo tanto, no tiene valor contable ni sirve de justificante.
• Copia de factura. Se trata de una copia exacta de la factura de una operación que se ha emitido a otra entidad. Aunque contiene los mismos datos que la original, debe especificar que se trata de una “Copia” para diferenciarla de la primera. La copia la conservará el emisor, mientras que la original es la que se envía al cliente.
• Duplicado de factura. Es una réplica de la factura original y se realiza cuando hay varios destinatarios para una misma operación o se ha producido la pérdida de la factura original. Contiene los mismos datos que la factura original, con la diferencia de que debe llevar la indicación de que se trata de un duplicado para evitar confusiones en caso de que aparezca la original.

Esos son los tipos de facturas que te vas a encontrar con más frecuencia en la gestión de un negocio, y el programa de contabilidad y facturación de Sage  te permite automatizar el proceso de generarlas de una manera muy rápida y sencilla. ¡Pruébalo!