Finanzas

Qué tipo de factura utilizar

Describimos cuáles son los principales tipos de facturas, sus usos y los requisitos legales que las rodean (así como las novedades).

Conoce los diferentes tipos de facturas que puedes emitir en 2025, sus usos legales y cuál se adapta mejor a tu negocio. Descubre qué cambios debes tener en cuenta para estar al día.

• Entre los tipos de facturas, la electrónica está gozando de un importante impulso técnico y normativo.
• Cada tipo de factura responde a necesidades específicas, tanto de los usuarios como del control tributario.

Al hablar de tipos de facturas, es normal que un pequeño escalofrío recorra a cada emprendedor. Al fin y al cabo, existen obligaciones y opciones voluntarias que solo se pueden o deben emplear en algunas circunstancias. De equivocarte, puedes enfrentarte a errores de gestión, problemas en las relaciones con clientes y sanciones tributarias.

Es más, el cambio tecnológico y normativo puede parecer lento, pero es continuo. Por tanto, debes estar pendiente de las novedades en materia de requerimientos legales y soluciones de facturación. Es la manera de estar siempre al día con las prácticas más adecuadas. Pero ¡no te preocupes! La Administración, los proveedores de programas de facturación, los asesores y otros profesionales te van a acompañar en el camino.

• Los nuevos tipos de facturas en 2025
• Los principales tipos de facturas
• Opciones de factura: Proforma, copia o duplicado

¡COMPARTE! Los tipos de facturas están sujetos a novedades. ¡Toma nota de las protagonistas de 2025!

CONTENIDO DEL POST

Los nuevos tipos de facturas en 2025

2025 está llamado a ser clave para lo que coloquialmente llamamos nueva factura. Bajo este nombre, se agrupan dos reformas paralelas que son complementarias, pero diferentes entre ellas:

Por un lado, avanza la reforma del software de facturación. El conocido como reglamento Verifactu producirá los siguientes efectos: 

• Los sujetos del SII no se ven afectados por las nuevas normas. De hecho, ya llevan aplicando desde hace años otro sistema de compartición de registros de facturación.
• Los contribuyentes del impuesto sobre sociedades deberán adaptarse antes del 1 de enero de 2026. Aquí entran, por ejemplo, entre otras, las sociedades limitadas. Como excepción, el reglamento Verifactu tampoco afecta a algunas entidades exentas del impuesto sobre sociedades.
• El resto de los obligados tendrán como fecha tope el 1 de julio de 2026. En este grupo destacan los autónomos.

Por otro lado, la reforma de la factura electrónica en relaciones B2B también sigue su curso. En principio, en 2025 no habrá nuevas obligaciones, pero sí es muy probable que se conozca el texto definitivo del real decreto de desarrollo, en esta materia, de la ley crea y crece.

Por lo tanto, podría parecer un año sin grandes novedades ¡pero todo lo contrario!:

• Los productores y comercializadores deberán tener el software preparado antes del 29 de julio de 2025. No obstante, Sage se ha anticipado y ya tiene sus soluciones adaptadas.
• Una vez se conozca el texto definitivo del reglamento de facturación electrónica, esta tendrá un nuevo impulso. Recuerda que, aunque algunas entidades y procesos no estén todavía en funcionamiento, muchos empresarios y profesionales querrán incorporarse a la nueva tendencia de forma voluntaria.

La anticipación es uno de los mejores aliados en la adaptación a los retos de la nueva factura.

¿Cuáles son los principales tipos de facturas?

El hecho de que, más allá de lo obligatorio, puedas incluir lo que quieras en una factura hace que puedan distinguirse muchos tipos de facturas. Sin embargo, algunos son especialmente destacados, en particular aquellos que tienen un uso obligatorio en situaciones concretas. Veamos los principales casos.

Factura completa u ordinaria

Es la factura ‘todoterreno’, pensada para la mayoría de las situaciones. Es la que incluye un máximo de menciones obligatorias dentro de su contenido. Por ejemplo, en ella suelen figurar los datos identificativos del cliente. 

No obstante, en la práctica, no suele ser tan habitual como podría parecer en un inicio. En particular, se usa poco en operaciones con consumidores o usuarios finales. Piensa que, por ejemplo, sería poco fluido para el comercio minorista, la hostelería, el transporte u otros servicios con muchos clientes particulares tener que pedirles sus datos. Por tanto, su utilización se centra, principalmente, en entregas de bienes y prestaciones de servicios de cierto valor. 

Factura simplificada

La factura simplificada es el sucesor de lo que antiguamente se llamaba tique. Su principal diferencia con la factura completa es que permite omitir algunas menciones. Se admite en ciertos supuestos:

• En cualquier tipo de factura rectificativa.
• Para facturas de menos de 400 euros de todo tipo de sectores.
• En ciertas operaciones, detalladas en el artículo 4.2 del reglamento de facturación, cuando el importe es menor de 3.000 euros. 

Algo muy importante respecto a la factura simplificada es que su denominación coloquial de tique no te desoriente. Es una factura como las demás a todos los efectos. Por tanto, tiene el mismo valor desde el punto de vista fiscal.

Factura electrónica

Para que una factura sea considerada electrónica debe cumplir los siguientes requisitos:

• Ha de ser tanto emitida como recibida por medios electrónicos. 
• En general, la emisión en formato electrónico ha de contar con el consentimiento del destinatario de la factura. No obstante, próximamente, entrarán en vigor obligaciones de recepción y emisión de facturas electrónicas en las relaciones B2B. Además, es muy frecuente que también sea obligatoria en contratos públicos, incluso en operaciones entre contratistas y subcontratistas.
• Debe contar con medios específicos para garantizar su autenticidad y origen, que deben ajustarse a lo marcado por el artículo 10 del reglamento de facturación. 
• En algunas operaciones tienen regulaciones especiales que deben cumplir, como los casos citados de la contratación pública y, próximamente, las relaciones B2B. 

Factura rectificativa

La factura rectificativa se utiliza únicamente cuando hay que llevar a cabo una corrección de una factura anterior por alguno de los siguientes motivos:

• Incumplimiento de los requisitos de contenido. Por ejemplo, te has equivocado y no has incluido alguna de las menciones obligatorias.
• Repercusión incorrecta de las cuotas impositivas.
• Se ha dado alguna de las circunstancias que reclaman modificar la base imponible del IVA de la factura. Esto se produce en varias situaciones, pero una de las más destacadas son las facturas que, bajo ciertas condiciones, pueden considerarse total o parcialmente incobrables.

Factura recapitulativa

Se trata de una factura en la que pueden incluirse varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario. Para ello, deben corresponder a diferentes fechas dentro de un mismo mes natural. 

Si el destinatario de la operación es empresario, su expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente al mes en que se hayan realizado las operaciones. 

Opciones de factura: Proforma, copia o duplicado

Junto a los formatos que, según la norma, puedes o debes elegir para emitir o corregir una factura, existen otros usos. Entre ellos, figuran documentos que facilitan la relación con clientes y proveedores. Destacan los siguientes.

• Factura proforma. 
• Copia de factura.
• Duplicado de factura.

Factura proforma

Desde el punto de vista normativo, no es una factura, aunque reciba esa denominación coloquial. Se trata de un documento con las siguientes características principales:

• En él, se definen los bienes y servicios que un vendedor se compromete a proporcionar, con sus precios, impuestos y retenciones.
• Debe incluir la fecha máxima de validez, puesto que suele reflejar una oferta temporal. 
• No debe ir numerada, firmada o sellada, puesto que es una operación que todavía no se ha realizado
• En su encabezamiento, se debe indicar claramente que se trata de una factura proforma para que no se confunda con la factura comercial, que será emitida al realizar la operación. 
• No tiene valor contable ni sirve de justificante.

Copia de factura

Se trata de una copia exacta de la factura. Aunque contiene los mismos datos que la original, debe especificar que se trata de una copia para diferenciarla de la primera. 

Duplicado de factura

Es una réplica de la factura original y se realiza cuando hay varios destinatarios para una misma operación o se ha producido la pérdida de la factura original. Contiene los mismos datos que la factura original, con la diferencia de que debe llevar la indicación de que se trata de un duplicado para evitar confusiones en caso de que aparezca la original.

Esos son los tipos de facturas que te vas a encontrar con más frecuencia en la gestión de un negocio. De todos modos, no olvides permanecer atento, ya que es un ámbito sujeto a novedades frecuentes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.