Finanzas

Qué tipo de factura utilizar

En este artículo se enumeran los principales tipos de facturas, sus usos y los requisitos legales que las rodean (así como las novedades).

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En este artículo conocerás los diferentes tipos de factura y las últimas novedades legales que te afectan para elegir una.

  • Entre los tipos de facturas, la electrónica está gozando de un importante impulso técnico y normativo.
  • Cada tipo de factura responde a necesidades específicas, tanto de los usuarios como del control tributario.

Al hablar de tipos de facturas, es normal que un pequeño escalofrío recorra a cada emprendedor. Al fin y al cabo, existen obligaciones y opciones voluntarias que solo se pueden o deben emplear en algunas circunstancias. De equivocarte, puedes enfrentarte a errores de gestión, problemas en las relaciones con clientes y sanciones tributarias.

Además, el cambio tecnológico y normativo puede parecer lento, pero es continuo. Por tanto, debes estar pendiente de las novedades en materia de requerimientos legales y soluciones de facturación. Es la manera de estar siempre al día con las prácticas más adecuadas. Pero ¡no te preocupes! Por fortuna, la Administración, los proveedores de programas de facturación, los asesores y otros profesionales te van a acompañar en el camino.

Los nuevos tipos de facturas en 2024

En 2024, vivimos una transición que hará cambiar un tipo de factura que ya conocíamos y hará llegar otro:

  • La factura electrónica vivirá dos cambios importantes.
  • En unos meses, aparecerán las facturas verificables, dentro del sistema VERI*FACTU. El emisor podrá, voluntariamente, reflejar en ellas que la remite a la AEAT y que, por tanto, esa factura es verificable por parte del receptor. Para ello, el emisor debe insertar las expresiones factura verificable en la sede electrónica de la AEAT o VERI*FACTU. Entonces, está en manos del receptor decidir si remite también a la AEAT parte de la información que le ha llegado a través de esa factura. Así, puede contrastarse la concordancia entre lo que le comunica su proveedor en la factura y lo que declara a Hacienda.

Es probable que ninguna de las dos esté completamente en marcha en 2024, pero hay que ir preparándose:

  • La factura electrónica ya existe desde hace años. Sin embargo, en 2024 se prevé la aprobación de un real decreto que determine los requisitos técnicos y de información de la factura electrónica. En todo caso, desde su aprobación, habrá entre uno y dos años (según el tamaño) para adaptarte.
  • En el caso de las facturas verificables, permanecemos a la espera de una orden ministerial. Esta debe desarrollar muchos aspectos técnicos. Desde que se apruebe, si todo sigue el ritmo previsto, la AEAT dispondrá de un máximo de 9 meses para poner en marcha el servicio de recepción de facturas verificables.

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Factura completa versus factura simplificada

Se trata de dos tipos de factura que se establecen en función del cumplimiento de más o menos requisitos de contenido:

  • La factura simplificada, el sucesor de lo que antiguamente se llamaba tique, permite omitir algunas menciones. Se admite en ciertos supuestos:
    • En cualquier tipo de factura simplificada.
    • Para facturas de menos de 400 euros de todo tipo de sectores.
    • En ciertas operaciones, detalladas en el artículo 4.2 del reglamento de facturación, cuando el importe es menor de 3 000 euros. 
  • La factura completa es la que se utiliza para el resto de los casos o cuando así lo decidas voluntariamente. Incorpora la mención obligatoria de más datos. 

¡COMPARTE! Los tipos de facturas están sujetos a novedades. ¡Toma nota de las protagonistas de 2024!

Factura ordinaria, rectificativa o recapitulativa

En función de las circunstancias que rodean a su emisión, encontramos tres tipos de facturas especiales:

  • Factura ordinaria. Es el tipo de factura que se utiliza con más frecuencia. Sirve para documentar la compraventa de un producto o prestación de un servicio.
  • Factura rectificativa. Se utiliza únicamente cuando hay que llevar a cabo una corrección de una factura anterior por alguno de los siguientes motivos:
    • Incumplimiento de los requisitos de contenido. Por ejemplo, te has equivocado y no has incluido alguna de las menciones obligatorias.
    • Repercusión incorrecta de las cuotas impositivas.
    • Se ha dado alguna de las circunstancias que reclaman modificar la base imponible del IVA de la factura. Esto se produce en varias situaciones, pero una de las más destacadas son las facturas que, bajo ciertas condiciones, pueden considerarse total o parcialmente incobrables.
  • Factura recapitulativa. Se trata de una factura en la que pueden incluirse varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario, siempre que correspondan a diferentes fechas dentro de un mismo mes natural. Si el destinatario de la operación es empresario, su expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente al mes en que se hayan realizado las operaciones. 

Opciones de factura: Proforma, copia o duplicado

Junto a los formatos que, según la norma, puedes o debes elegir para emitir o corregir una factura, existen otros usos. Entre ellos, destacan documentos que facilitan la relación con clientes y proveedores. Destacan los siguientes.

  • Factura proforma. Desde el punto de vista normativo, no es una factura, aunque reciba esa denominación coloquial. Se trata de un documento con las siguientes características principales:
    • En él se definen los bienes y servicios que un vendedor se compromete a proporcionar, con sus precios, impuestos y retenciones.
    • Debe incluir la fecha máxima de validez, puesto que suele reflejar una oferta temporal. 
    • No debe ir numerada, firmada o sellada, puesto que es una operación que todavía no se ha realizado
    • En su encabezamiento, se debe indicar claramente que se trata de una factura proforma para que no se confunda con la factura comercial, que será emitida al realizar la operación. 
    • No tiene valor contable ni sirve de justificante.
  • Copia de factura. Se trata de una copia exacta de la factura. Aunque contiene los mismos datos que la original, debe especificar que se trata de una copia para diferenciarla de la primera. 
  • Duplicado de factura. Es una réplica de la factura original y se realiza cuando hay varios destinatarios para una misma operación o se ha producido la pérdida de la factura original. Contiene los mismos datos que la factura original, con la diferencia de que debe llevar la indicación de que se trata de un duplicado para evitar confusiones en caso de que aparezca la original.

Esos son los tipos de facturas que te vas a encontrar con más frecuencia en la gestión de un negocio. De todos modos, no olvides permanecer atento, ya que es un ámbito sujeto a novedades frecuentes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.