¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?

Descubre en qué consiste una factura proforma. Te contamos en qué casos se emplea y la importancia que tienen sus datos para poder trabajar en predicciones que faciliten tu gestión.

• Una factura proforma puede contribuir a encaminar una relación comercial.
• Los datos de una factura proforma pueden facilitar distintas tomas de decisión.

La factura proforma no debe confundirse con la ordinaria. Su propósito y efectos son diferentes, aunque ambas generen un flujo de datos entre clientes y proveedores (reales o potenciales). En algunos casos, un contenido semejante puede sucederse en ambos formatos con un pequeño lapso de tiempo.

Por eso, conviene tener claros los parecidos y diferencias e interiorizar el papel que la factura proforma tiene en el avance de los procesos de tu negocio. Será importante para tus ofertas comerciales, pero también para comprender las interacciones con proveedores y clientes.

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Qué es una factura proforma

A diferencia de lo que sucede con otros documentos, la factura proforma no tiene sus perfiles marcados por una norma. En general, suele tratarse de un archivo informático o un papel donde aparecen especificadas condiciones de una oferta comercial con el formato de una factura. 

También es habitual que, tras llegarse a un acuerdo, la operación se desarrolle en los términos recogidos en la factura proforma. Como consecuencia, su reflejo en tu facturación (en forma de factura ordinaria recibida o emitida) puede tener un contenido semejante. 

Cuándo usar una factura proforma

La finalidad de la emisión de una factura proforma es que el comprador disponga de toda la información necesaria sobre los elementos que componen la transacción. Suele coincidir con momentos previos a la realización de la operación, aunque no supone un compromiso de que esta se vaya a realizar ni una obligación de pago. Debe existir una aceptación expresa por parte del que la recibe que, tras la operación, se formalizará con una factura comercial.

Uno de los usos que tiene esta factura es el relativo a la apertura de créditos. También en los casos de comercio exterior se usa para justificar el envío de mercancía sin ningún valor comercial, como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación, etc.

Cómo hacer una factura proforma

Los más destacado en cuanto a las características que debe tener es que debe aparecer explícitamente que es una factura proforma. Es la forma de evitar equívocos.

Por el resto, debe llevar casi los mismos datos que en una factura ordinaria. Podrán figurar, por ejemplo, los siguientes:

• Descripción de la operación.
• Cantidades físicas y precio por cada una de ellas.
• Impuestos, como el IVA y las retenciones. 
• Cualquier mención que sea útil para las partes, como las formas de pago, por ejemplo.

No obstante, también hay diferencias con una factura ordinaria. Entre ellas, destacan las siguientes:

• No debería aparecer numerada correlativamente a las facturas ordinarias. Aunque lo importante es que las ordinarias anteriores tengan un número más bajo que el de las posteriores, intercalar la numeración de facturas ordinarias y proforma sería una forma de generar confusión. Lo más práctico es que no aparezca ni serie ni número.
• No podrá incluir la fecha de la operación, ya que todavía no se ha producido. Por el mismo motivo, tampoco aparecerá la de la realización de un pago anticipado. 

La factura proforma tiene semejanzas y diferencias tanto con una factura ordinaria como con un presupuesto comercial.

¿Se pueden contabilizar las facturas proforma?

Una factura proforma no se puede contabilizar, ya que, como se ha dicho, no es una factura real sino un «espejo» de esta. De ahí la importancia de destacar en un lugar bien visible que es una factura proforma para que no dé lugar a confusión.

Además, tampoco te sirve de justificante fiscal. Recuerda que solo puede considerarse factura aquel documento que cumple con los requisitos que exige el reglamento de facturación. Por tanto, aunque tengas una factura proforma y, más tarde, la operación haya tenido lugar conforme a lo manifestado en su contenido, no te valdrá de nada.

De hecho, el principal problema es que la factura proforma puede ser modificable, ya que refleja algo que todavía no ha sucedido. Al contrario, en una ordinaria se establecen procedimientos rígidos para que no se pierda la trazabilidad de los registros, que han quedado reforzados tras la Ley Antifraude de 2021.

Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

En términos generales, se podría decir que se usa una proforma cuando llevas una relación más avanzada con el cliente para darle información mucho más clara y detallada de la futura operación. Además, el presupuesto no tiene ni por qué tener aspecto de factura. Seguramente, más de una vez has recibido un presupuesto en el que ni siquiera se envía un documento, sino que indican la cuantía en el cuerpo del correo.

Sin embargo, por el contrario, el presupuesto es más flexible. Al no contar con el formato de una factura, puede incluir toda la información adicional que consideres oportuna. Pueden aparecer texto, gráficos, archivos adjuntos, aclaraciones, etcétera.

No obstante, también depende mucho del sector. Por ejemplo, la factura proforma sirve para operaciones de crédito o financiación, ya que las entidades pueden solicitarla para que quede justificada la solicitud de dinero. Por su parte, en muchas ocasiones en el sector servicios suelen hacer un presupuesto debido a la dificultad de prever el coste final. Y lo mismo pasa si se quiere que el cliente estudie la oferta y colocar productos opcionales.

La importancia de la factura proforma en el flujo de datos

Si siempre han sido importantes los datos, hoy vivimos en su era. Piensa que una factura proforma es una ‘puerta de entrada’ para que proveedor y cliente puedan hacer sus cálculos. Te servirá para valorar una decisión de compra o una probabilidad de venta. Orientará tus previsiones de tesorería, movimientos de almacén, necesidad de horas de trabajo, cumplimiento de obligaciones fiscales, etcétera. 

Por eso, lo mejor es que la pongas en contacto con datos bien orientados de tu negocio. En la actualidad, para las pymes, una buena opción es utilizar herramientas que, como Sage 50, integren la gestión comercial y la contabilidad.

En ese sentido, es importante no perder la visión contable. Que una factura proforma no se contabilice no significa que la información que te proporciona no deba ser puesta en contexto con otra de tipo contable.

En definitiva, esta factura es una herramienta al servicio de la toma de decisiones. Por ello, lo mejor es que optimices los procesos y herramientas que hacen uso de ella.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.