¿Cuáles son las consecuencias de un uso ineficiente de la tecnología?

En este post, te contamos en detalle cuáles son las consecuencias del mal uso de la tecnología en las empresas y, lo que es mejor, algunos consejos para mejorar esta situación. ¡Presta atención!

• Te contamos por qué un 97% de los trabajadores sigue prefiriendo las herramientas de comunicación tradicionales.
• El uso de la tecnología en la empresa supone una barrera para los empleados mayores de 50 años.

Mejora la comunicación en el ámbito laboral, influye en la eficiencia de los trabajadores… La tecnología puede aportar aspectos muy positivos tanto a pequeñas como a grandes empresas. Pero también puede crear graves problemas para la organización si se realiza un uso ineficiente de ella.

Un estudio de Mitel revela que el uso ineficaz de las herramientas tecnológicas en el entorno laboral podría causar pérdidas a las empresas. En concreto, ellos apuntan a que el coste por empleado y por año podría ser de hasta 9.000 euros.

El coste por empleado y año de un mal uso de la tecnología podría ser de 9.000 euros.

Además de eso, la mayoría de los empleados encuestados por Mitel asegura haber perdido durante su jornada laboral un 13% del tiempo diario debido a una comunicación ineficiente. Hasta ahora, gran parte de los empleados apuesta por seguir utilizando herramientas de comunicación tradicionales como el teléfono o el correo electrónico. Según el informe, en un 97% de los casos siguen siendo las herramientas preferidas a nivel laboral, mientras que un 53% afirma seguir con las reuniones cara a cara.

¿Por qué no se utiliza más la tecnología en la oficina? Mitel señala que, aunque se prevé un incremento de su uso en el próximo lustro, las principales barreras que existen tienen que ver, en un 32% de los casos con una formación insuficiente o en un 25%, con una resistencia a los cambios.

Consejos para mejorar el uso de la tecnología

Los problemas asociados al empleo de un uso ineficiente de la tecnología afectan gravemente al día a día de cualquier empresa. ¿Qué hacer para mejorar la eficiencia y productividad?

1. Formar a los empleados

El empresario deberá apostar por la formación de sus empleados. Hay que tener en cuenta que, dependiendo de la edad, el trabajador se considerará un ‘nativo digital’ o no. En el caso de aquellos que superen los 50 años, se deberá llevar a cabo un plan de formación que les ayude a conocer y entender mejor el uso de la tecnología en la oficina.

 2. Centralizar el uso de archivos

En segundo lugar, para mejorar la eficiencia en la oficina, será conveniente centralizar los archivos y documentos con los que se trabaja. Con esto se evitará la pérdida de documentos o no saber en qué ordenador o carpeta se ha estado trabajando en ellos. Para ello, el empleo de servidores compartidos o de un disco duro al que se tenga acceso desde cualquier ordenador de la oficina puede ayudar a evitar la pérdida de información.

3. Usar herramientas de trabajo colaborativo

Para un uso eficiente de la tecnología en la empresa, también hay que recurrir al uso de herramientas de trabajo colaborativo. Emplear servicios de alojamiento de archivos como Google Drive podrá permitir que varios empleados trabajen de forma simultánea sobre un mismo proyecto.  De esa forma, será más eficiente y productivo el trabajo que realicen y podrán poner en común ideas u otro tipo de propuestas.

4. Mensajería instantánea

Por su parte, el auge del teletrabajo en la empresa hace que sea necesario recurrir a formas de comunicación alternativas al teléfono para que todo el equipo pueda saber qué se está haciendo en los distintos departamentos.

Para ello, el empleo de aplicaciones como Slack o Trello son útiles, ya que son apps con un objetivo común: mejorar la productividad y eficiencia de los equipos de trabajo.

Ventajas de la tecnología en el trabajo

Una de las principales ventajas del uso de la tecnología en el entorno laboral es que se mejora la comunicación interna y externa de la empresa. Una mejor comunicación redundará en un incremento de la productividad y evitará duplicidades en las tareas.

En ese caso, hay que tener en cuenta la aparición de nuevas modalidades de trabajo, como el teletrabajo, en las que no todos los empleados están presentes en el mismo espacio físico.

Al emplear la tecnología en cualquier proceso empresarial, se consigue establecer una mejor conexión con los posibles clientes. La tecnología servirá también para eliminar la barrera espaciotemporal en el ámbito empresarial.

 La tecnología elimina la barrera espaciotemporal en el teletrabajo.

Por otro lado, la tecnología permite conseguir un trabajo más perfecto. Gracias a ella se pueden obtener datos de clientes y facilitar la labor de los trabajadores, por ejemplo. Los clientes recibirán un trato personalizado, ya que los empleados conocerán mejor con quién están tratando, así como sus necesidades.

No hay que olvidar que la tecnología hace posible automatizar procesos. En muchas empresas, ya sea en el ámbito industrial o en cualquier otro sector, se utiliza la tecnología para ahorrar tiempo al empleado. De esta manera, él se puede encargar de tareas que no sean tan repetitivas y, por ende, ser más productivo durante su jornada laboral.

El poder de la tecnología es innegable. Para bien, en el ámbito empresarial recurrir a ella puede ahorrar costos al empresario, garantizar que sus empleados sean productivos, facilitar las tareas empresariales y, en definitiva, conseguir que un negocio sea más rentable.