Por qué usar de base de datos la exportación a Excel de tu programa de contabilidad

La exportación a Excel es una opción que suele venir incorporada en los programas de gestión y contabilidad, y que conveniente explotar, ya que nos puede facilitar mucho la gestión administrativa, contable y financiera. Eso sí, se da por hecho que para sacar el máximo partido a un programa de gestión y contabilidad se tienen unos conocimientos básicos de Excel, ya que es algo ya casi inherente al trabajo administrativo.

La exportación de los datos de los programas de gestión y contabilidad, además de suponer importantes ahorros de tiempo en la manipulación de los datos, nos permite diseñar de forma rápida y flexible diferentes informes y gráficos que nos pueden ser de gran utilidad para el análisis de la información contable.

En programas como Sage ContaPlus, la función de exportación a Excel está tan integrada que todo lo que se puede imprimir se puede exportar a Excel, de manera que fácilmente podemos trasladar a una hoja de cálculo, balances de sumas y saldos, cuentas de PyG, libros mayores, balances, libros registro de facturas emitidas y recibidas, etc.

Siete utilidades que le puedes dar a la exportación a Excel de tu programa de contabilidad

Son muchas las utilidades que la exportación a Excel de la información de nuestro programa contable nos puede deparar; por poner algunos ejemplos, podemos citar los siguientes:

1. Revisión de los libros registro. La revisión de los libros registro de facturas emitidas y recibidas es una tarea que se debe realizar para asegurarse de que la información que reflejan es integra y está libre de errores, para lo cual la utilización de filtros y fórmulas puede ayudarnos a garantizar que la información que reflejan es fiable. Además, los libros registros, al reflejar toda la información de las compras y ventas de la empresa, nos pueden servir de base para la realización de otro tipo de informes.
2. Revisión de los mayores de clientes y proveedores. Un mayor con cuatro apuntes se puede conciliar visualmente, pero uno de cien apuntes,ya es más complicado, por lo que su exportación a Excel nos puede ayudar a casar las partidas del debe y el haber.
3. Preparación del pool bancario. La exportación a Excel de un balance de sumas y saldos y la separación de las cuentas contables de los pasivos bancarios, nos pueden facilitar la obtención del pool bancario a una fecha dada, siempre y cuando estén todas las operaciones de financiación contabilizadas. Una vez obtenido el pool bancario, es conveniente contrastarlo con la CIRBE.
4. Revisión de saldos de proveedores y clientes contrarios a su naturaleza. La exportación a Excel de un balance de sumas y saldos nos permite detectar fácilmente partidas con un saldo contrario a su naturaleza, que debemos de revisar, ya que puede ser un indicio de que pudiera existir algún error. El uso de filtros nos puede resultar de gran utilidad.
5. Exportación de cuentas de resultados y balances, lo cual nos permitirá compararlas con presupuestos, calcular ratios y facilitar el análisis financiero.
6. Conciliaciones bancarias, ya que podemos comparar más fácilmente el mayor de las cuentas bancarias con los apuntes de los extractos bancarios.
7. Preparación de informes de ventas, para eso tenemos que tener algún tipo de desglose contable, que nos permita separar las ventas por centros de trabajo, tipos de productos, etcétera, o contener algún tipo de desglose analítico. Esta información se puede procesar en un tabla dinámica para facilitarnos su análisis.

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