Por qué usar de base de datos la exportación a Excel de tu programa de contabilidad

La exportación a Excel de los datos contables es una opción que suele venir incorporada en un programa de contabilidad y gestión.

• Utiliza la exportación de tus datos contables a Excel y mejora tu gestión administrativa, contable y financiera.
• Conoce los beneficios y las distintas utilidades que te proporciona la exportación a Excel de tus datos contables.

La exportación a Excel de los datos contables del programa de contabilidad es una práctica habitual en las empresas de todos los tamaños, por sus múltiples beneficios. Por ello, es importante que los contables dominen Excel para que puedan sacar el máximo partido a la exportación de datos a esta aplicación.

En programas como Sage 50, la función de exportación a Excel está tan integrada que todo lo que se puede imprimir. Todos los informes que se generan se pueden exportar a Excel. De esta forma podemos trasladar a una hoja de cálculo, balances de sumas y saldos, cuentas de P y G, libros mayores, etc.

Beneficios de la exportación de datos a Excel desde un programa de contabilidad

Existen una serie de beneficios asociados a la exportación de datos a Excel desde un programa de contabilidad. A continuación, se presentan algunos de los más importantes:

• Facilidad de uso. Excel es una herramienta muy popular y ampliamente utilizada. La mayoría de los usuarios estarán familiarizados con su interfaz y sus funciones. Esto puede simplificar el proceso de exportación de datos y análisis de estos.
• Flexibilidad. Excel ofrece una gran flexibilidad para la manipulación y análisis de datos. Los usuarios pueden utilizar fórmulas, filtros, gráficos y otras funciones para crear informes personalizados que se adapten a sus necesidades específicas.
• Ahorro de tiempo. Permite automatizar tareas que de otro modo se tendrían que realizar manualmente. Por ejemplo, los usuarios pueden exportar datos para realizar un análisis de tendencias o para crear informes de ventas.
• Facilita la auditoría. La exportación a Excel simplifica el proceso de auditoría. Los auditores pueden acceder a los datos necesarios y realizar análisis detallados sin la necesidad de acceder al sistema de contabilidad. Esto agiliza el proceso de auditoría y garantiza la transparencia en el manejo de la información financiera.
• Seguimiento de KPIs y tendencias. Excel facilita el seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPIs) y tendencias financieras a lo largo del tiempo. La capacidad de realizar análisis comparativos y evaluar el rendimiento histórico ayuda a la toma de decisiones y a la identificación de áreas de mejora.
• Integración con otras herramientas. Excel actúa como un puente versátil que conecta el programa de contabilidad con otras herramientas empresariales. La exportación de datos facilita la integración con software de análisis de negocios, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y otras aplicaciones especializadas. Esto posibilita la mejora respecto a la coherencia y la integridad de los datos empresariales.

En Sage 50 cualquier documento que generes puedes exportarlo a Excel. Además, si lo prefieres, puedes exportarlo a los siguientes formatos: CSV, PDF, HTML, TEXTO y XML.

Utilidades prácticas que le puedes dar a la exportación a Excel de tu programa de contabilidad

A continuación te dejamos algunos ejemplos:

• Análisis de datos. La exportación de datos a Excel puede facilitar el análisis de datos contables. Por ejemplo, los usuarios pueden utilizar Excel para crear gráficos y tablas que muestren tendencias en los ingresos, los gastos o los beneficios.
• Revisión de los libros registro de facturas. Es una tarea que se debe realizar para asegurarse de que la información que reflejan es íntegra y está libre de errores. Además, el reflejar toda la información de las compras y ventas de la empresa, nos puede servir de base para la realización de otro tipo de informes.
• Revisión de los mayores de clientes y proveedores. Un libro mayor con cuatro apuntes se puede conciliar visualmente, pero uno de cien apuntes, ya es más complicado. La exportación a Excel de determinados mayores contables nos puede ayudar a casar las partidas del debe y el haber.

Programas como Sage 50 permiten realizar esta conciliación directamente en el propio programa.

• Preparación del pool bancario. La exportación a Excel de un balance de sumas y saldos y la separación de las cuentas contables de los pasivos bancarios, nos pueden facilitar la obtención del pool bancario a una fecha dada. Siempre y cuando estén todas las operaciones de financiación contabilizadas. Una vez obtenido el pool bancario es conveniente contrastarlo con la CIRBE.
• Revisión de saldos de proveedores y clientes contrarios a su naturaleza. La exportación a Excel de un balance de sumas y saldos nos permite detectar partidas con un saldo contrario a su naturaleza. Estas cuentas deben ser revisadas, ya que un saldo contrario a su naturaleza puede ser un indicio de que pudiera existir algún error. El uso de filtros de Excel nos puede resultar de gran utilidad en esta tarea.
• Exportación de cuentas de resultados y balances. De esta forma se pueden comparar con presupuestos, calcular ratios y facilitar el análisis financiero.
• Conciliaciones bancarias. Se puede comparar el mayor de las cuentas bancarias con los apuntes de los extractos bancarios.
• Preparación de informes de ventas. Para ello, debemos tener algún tipo de desglose contable que nos permita separar las ventas por centros de trabajo, tipos de productos o contener algún tipo de desglose analítico. Esta información se puede procesar en una tabla dinámica para facilitarnos su análisis.

Por lo tanto, la exportación a Excel desde un programa de contabilidad permite mejorar la eficiencia, la colaboración y la toma de decisiones en el ámbito financiero. La combinación de las capacidades analíticas de Excel con la robustez de los datos contables proporciona a las empresas una herramienta poderosa para prosperar en un entorno empresarial cada vez más dinámico.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.