Diez claves a la hora de elaborar tu presupuesto anual

Antes de acabar el año, se debería tener el presupuesto anual de la empresa redactado, consensuado y aprobado. Si todavía no lo tienes preparado, es hora de ponerse manos a la obra y empezar a trabajar.

• Te contamos cuáles deben ser los principales objetivos de tu presupuesto anual.
• Conoce diez puntos clave para preparar con éxito tus presupuestos anuales.

El presupuesto anual es una herramienta de planificación y control muy utilizada en las empresas por los contables, directores financieros y gerentes.

El principal objetivo del presupuesto anual de una empresa es expresar, en términos económicos y financieros, tanto los objetivos de ventas, cómo los recursos económicos necesarios para su consecución.

Para la elaboración del presupuesto, nos podemos basar en los datos pasados y en base a ellos, plantear posibles escenarios futuros. Para que estos escenarios se puedan materializar, hay que asignarles las partidas presupuestarias necesarias.

El presupuesto es fundamental para poder decidir sobre factores a utilizar y cantidades a producir. Además, facilita la detección de tendencias y patrones del comportamiento.

Finalidad y objetivos del presupuesto anual

El control presupuestario es uno de los más importantes sistemas integrados de control de la actividad económico-financiera de la empresa, ya que nos permite entre otras cosas:

• Comparar los datos reales con los objetivos fijados.
• Cuantificar e interpretar las posibles desviaciones del presupuesto.
• Adoptar las medidas correctoras oportunas.

Entre los principales objetivos de la planificación, podemos destacar los siguientes:

• Facilitar la respuesta de la empresa a los cambios que se producen en su entorno.
• Facilitar la respuesta de la empresa a los cambios dentro de su ámbito interno.
• Servir de patrón de toma de decisiones coherente e integrador.
• Facilitar la fijación de objetivos a largo plazo.
• Asignar prioridades a la hora de asignar recursos.
• Facilitar la selección de los negocios.
• Fijar los objetivos y los recursos necesarios para la consecución de una ventaja competitiva.

En relación a los presupuestos, hay diez puntos claves que te interesa conocer:

1. No dejes el presupuesto para última hora

Octubre o noviembre pueden ser buenos meses para empezar a trabajar en el presupuesto anual de la empresa. Una vez comenzado diciembre, ya tendremos el tiempo justo. No obstante, todo depende del tipo de empresa, su volumen y dimensión, ya que en una pyme su elaboración y aprobación puede ser más ágil y no necesitar de tanto tiempo como, por ejemplo, en una empresa con varias delegaciones.

Haz el presupuesto anual con antelación para tener un margen de maniobra si surge un imprevisto de última hora.

2. Reflexiona sobre el futuro del negocio

El presupuesto es una excelente herramienta para reflexionar sobre el futuro del negocio, definiendo objetivos y los recursos necesarios para alcanzarlos. Para ello, hay que analizar en profundidad el negocio, identificando las fuentes generadoras de ingresos, los gastos asociados a las diferentes actividades y los procesos necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial.

3. Englóbalo dentro del plan estratégico

Sin la implicación de la dirección de la empresa, el presupuesto estaría muerto antes de nacer. Por ello, se debe englobar dentro del marco de un plan estratégico. El presupuesto debe integrar a las diferentes áreas, secciones o departamentos que tenga la empresa, de forma que les facilite  una herramienta para la evolución del grado de cumplimiento de sus objetivos. Estos objetivos deben ser definidos y consensuados por la dirección de la empresa, que velará por su cumplimiento.

4. Haz tu presupuesto flexible

El presupuesto debe estar dotado de cierta elasticidad. En el caso de que se produzcan variaciones significativas, tanto positivas como negativas, hay que ajustar la estructura de la empresa lo antes posible y reformular los presupuestos.

5. Prepárate para interactuar con otros miembros de la empresa

La realización del presupuesto obliga a recopilar información de diferentes áreas de la empresa, por lo que es una excelente herramienta para vertebrar las diferentes áreas. El presupuesto ayuda en la coordinación de actividades, facilita la comunicación interna y alinea los objetivos de las diferentes partes de la compañía, con el objetivo común fijado por la dirección. Además, también es conveniente intentar conseguir el máximo consenso de las diferentes áreas y departamentos, para asegurar su implicación en su cumplimiento.

6. Apóyate en tu programa contable

Aunque se pueden utilizar hojas de cálculo para realizar los presupuestos, la utilización de un programa contable que permita contrastar la realidad con lo presupuestado de manera automatizada facilitará el seguimiento y la operativa de la gestión presupuestaria.

7. Analiza la estructura del plan contable utilizado por la empresa

La primera vez que se realiza el presupuesto supone, en la mayoría de los casos, tener que llevar a cabo ajustes en las cuentas contables utilizadas para realizar el seguimiento de las partidas presupuestadas.

8. Presta atención a los datos macroeconómicos

La empresa está englobada en el entorno de donde fluyen sus fuentes de ingresos, de manera que es sensible a los datos macroeconómicos de los lugares en donde opera. Como, por ejemplo, la inflación y las subidas de tipos de interés. Si estos no se tienen en cuenta, los presupuestos pueden tener importantes desviaciones.

9. Atención a las desviaciones

De nada servirían los presupuestos si no se define un plan de control y actuación sobre las desviaciones. Lo que no se puede medir, no se puede controlar. Pero, una vez controlado, es importante reaccionar rápido a las desviaciones y definir medidas correctoras. También es importante discernir con claridad las partidas clave sobre las que interesa realizar un seguimiento, ya que, si se peca de intentar conseguir un detalle excesivo, el exceso de control, además de caro, puede acabar siendo contraproducente.

10. Ten en cuenta la disrupción tecnológica

En un solo lustro, la disrupción tecnológica interactuará con otras variables socioeconómicas y geopolíticas que cambiarán profundamente el entorno en el que se mueven las empresas. Ten en cuenta esto al realizar el presupuesto de tu empresa, ya que antes o después te acabará afectando.

La contabilidad, además de servirte para saber cuál es la situación real de tu negocio, te ayudará a prever y preparar tu éxito en el futuro. Y recuerda que independientemente del tamaño o del sector al que se dedique tu empresa, Sage cuenta con una solución a tu medida.

Si todavía no has comenzado a trabajar en el presupuesto anual, todavía estas a tiempo. Sage 50 te ayuda con la contabilidad de tu negocio y te facilita la creación del presupuesto anual de tu empresa.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.