La gestión financiera de las pequeñas empresas: dónde empezar

Todos sabemos de la importancia que las pequeñas empresas tienen para las economías de todo el mundo. En Estados Unidos, dan trabajo a la mitad de los empleados en el sector privado. Aun así, según Bloomberg, ocho de cada 10 empresas cierran en menos de 18 meses después de abrir. El fundador de Virgin, Richard Branson, llega a afirmar que “es una carrera de resistencia en la que solo sobreviven unos pocos”. También enumera tres formas de mantenerse a flote más tiempo:

1. Seleccionar a los empleados juiciosamente
2. Encontrar a un mentor
3. Atender a los clientes con cuidado

Y, desde nuestra experiencia, creemos que hay otra forma más: conocer y entender los números.

Los propietarios de pequeñas empresas ni suelen ser expertos contables ni tienen por qué serlo. Pero sí deben entender las finanzas de su negocio. El autor Richard Weinberger afirma: “la falta de conocimientos financieros es un error muy común, y también peligroso. Demasiados empresarios no entienden sus propias cuentas y no tienen ni idea de qué productos o servicios son más rentables”.

¿Por qué debo conocer mis datos económicos?

¿Tus datos económicos son simplemente el valor monetario de los ingresos y los gastos, o de los beneficios y las pérdidas? ¿O significan más que eso y también es cómo ganas y gastas el dinero, dónde y cuándo lo haces? A continuación, vamos a analizar por qué es importante conocer la situación financiera de una pequeña empresa.

La mayoría de los propietarios de pequeños negocios relacionan sus cuentas con la documentación que los bancos les piden para darles un crédito o abrir una cuenta bancaria. Sin embargo, las finanzas conllevan mucho más. A un nivel alto, los datos económicos hacen referencia a informes o estadillos que te ofrecen información valiosa sobre la salud financiera de tu negocio. Debes saber lo que son y de dónde proceden para que seas consciente de cómo va tu empresa en cualquier momento.

Una revisión periódica de la salud financiera

Los tres informes más importantes son el balance, la cuenta de resultados y el estado de la tesorería. ¿No estás seguro de qué significa cada uno o por qué es importante entenderlos? Tampoco lo estaba Sally, propietaria de una tienda de muebles y artículos para el hogar, Sally’s Necessities, antes de que su negocio empezara a crecer hasta convertirse en el éxito que es hoy en día. Utilizaremos Sally’s Necessities como ejemplo para analizar lo que aprendió Sally:

El balance

En esencia, el balance de una empresa identifica su valor neto. Sally puede ver en él si el activo de la empresa supera el pasivo. Así se podrá hacer una idea de la situación económica de su empresa sabiendo lo que su empresa posee (el activo) y lo que debe (el pasivo).

Cuenta de resultados

El rendimiento de una empresa se refleja en la cuenta de resultados. Cuando Sally quiere saber si la empresa ha producido beneficios o pérdidas durante cierto periodo de tiempo, este es el informe que mira. Normalmente está dividido en dos partes: apuntes operativos y no operativos. En el caso de Sally’s Necessities, el negocio fabrica, importa y vende muebles, y artículos para el hogar, por lo que la parte operativa incluiría los ingresos y gastos que afectan a la producción, importación y venta de esos bienes. La parte no operativa refleja los ingresos y gastos de actividades que no están relacionadas directamente con las operaciones normales de la empresa. Por ejemplo, si Sally’s Necessities vendiera una herramienta con la que se hacen muebles, ese apunte iría en la sección no operativa.

Estado de la tesorería

Para los dueños de pequeñas empresas, la forma de gestionar el efectivo es especialmente importante porque el capital inicial puede no bastar para los gastos diarios del negocio, así que necesitas prever y planificar las entradas y salidas de dinero, es decir, el flujo de caja, con la máxima precisión posible. Conociendo y entendiendo cuáles son los ingresos de su empresa y de dónde vienen, Sally puede averiguar lo que tiene en el banco y su capacidad de gasto. Así podrá asegurarse de pagar a sus proveedores y a sus empleados a tiempo.

Los tres informes financieros más importantes que hemos mencionado son lo que los empresarios necesitan tener en mente en todo momento, pero hay otros que también pueden aportar un gran valor, como los informes de ventas. No olvides que deben estar personalizados para que puedan analizarse de forma óptima para tu negocio, en especial la cuenta de resultados. Es importante disponer de informes económicos precisos y puntuales que permitan entender y dirigir el negocio con eficacia. Sin ellos, irás a ciegas sobre la situación financiera de tu empresa, y su sostenibilidad a largo plazo resultaría extremadamente difícil.

Si quieres gestionar las finanzas de tu pequeña empresa de modo fácil y sencillo, echa un vistazo a las soluciones Sage Business Cloud. Dedicarás menos tiempo a tareas administrativas y más a trabajar para tu negocio.