Las 8 claves para una gestión de compras eficiente en la pequeña empresa

A la hora de gestionar las compras, ya sea de un bien o servicio para nuestra empresa, es fundamental el precio. Sin embargo, no es esta la única variable en la que nos debemos apoyar a la hora de tomar una decisión. El tiempo que dedicamos a la realización de pedidos, el servicio recibido y la atención postventa, son variables que podemos traducir perfectamente en euros y van incrementar o disminuir nuestros costes de compra.

Teniendo en cuenta lo anterior, para efectuar una gestión eficiente de nuestras compras, debemos de tener en cuenta los siguientes 8 puntos clave:

• Solicitar varias ofertas: es difícil saber si estamos comprando bien cuando disponemos de un único presupuesto, seguramente estamos dejando escapar algún ahorro. Tampoco es cuestión de volvernos locos, dos ó tres ofertas son suficientes para aclarar nuestras ideas.
• Comparar productos equivalentes: en el caso de que las ofertas que estamos estudiando no sean productos idénticos, debemos intentar buscar una equivalencia. Por ejemplo, si estamos pensando en ahorrar costes de oficina comprando cartuchos de tóner reciclado, en lugar del original de la marca de nuestra impresora láser, el número de copias que podríamos imprimir con cada uno de ellos nos sirve como unidad de medida equivalente (= precio x copia).
• Centralización de compras: si negociamos conjuntamente nuestras necesidades totales de un determinado artículo o servicio, incrementaremos volumen, reduciremos recursos y aumentaremos nuestro poder de negociación frente a nuestro proveedor.
• Concentración de compras: nos vamos a encontrar con productos, que de forma independiente no tienen un gran volumen, pero si los sumamos podemos encontrarnos con volúmenes considerables. Por ejemplo cuando compramos el material de oficina para nuestra empresa, necesitaremos carpetas, bolígrafos, cartuchos de impresora, papel. No tiene sentido distribuir estos pequeños volúmenes entre distintos proveedores. En estos casos nos interesará analizar la oferta manera global.
• Disgregación de compras: en algunas ocasiones, no nos queda más remedio que distribuir volúmenes entre distintas empresas suministradoras, por el carácter estratégico del producto o servicio dentro de nuestra organización o en productos de acceso limitado. Esto tambíen nos ayuda a evitar quedarnos colgados, en caso de que el proveedor tenga algún problema (rotura de stock, dificultades financieras, quiebra,…).
• Servicio postventa: en el caso de que necesitemos asistencia una vez hayamos realizado la compra, por ejemplo, para realizar una consulta sobre el uso de una máquina o hacer uso de la garantía ¿Quién nos va a atender? ¿Cuánto nos va a costar? ¿Cuánto tiempo tardarán en resolvernos el problema? Tenemos que fijar estas situaciones en el contrato de compra y siempre dejarlas por escrito.
• Test de proveedor: muchas veces, a pesar de tener una mejora importante en precio, somos reacios a realizar el cambio de un determinado suministro. Seguramente se nos pasen por nuestra mente ideas como: el proveedor X está acostumbrado a nuestra forma de trabajar, en todos los años que trabajamos juntos no nos ha fallado. Sí, es cierto que debemos tener en cuenta también estos factores y, sin ninguna duda, la confianza es un punto positivo a la hora de valorar una oferta pero ¿Por qué no probamos otros nuevos? Por ejemplo, podemos trasladar un volumen determinado a modo de prueba a un proveedor nuevo, no el 100% del total, para conocer qué tal trabaja y evitar que los que ya trabajan con nosotros se duerman en los laureles.
• Test de mercado: el ejercicio anterior, no sólo debemos realizarlo con nuevas necesidades, los bienes o servicios que adquirimos habitualmente, debemos someterlos a un análisis similar. En función de la importancia en nuestro presupuesto total, incrementaremos o disminuiremos la frecuencia de este análisis.

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