¿Qué es el devengo? Principio y criterio en contabilidad

El principio de devengo es uno de los pilares fundamentales de la contabilidad y su correcta aplicación es esencial para que las cuentas reflejen de manera precisa la realidad financiera de la empresa.

• Te explicamos qué es el principio de devengo, sus ventajas y desventajas, y cómo se diferencia de la fecha de emisión de una factura.
• Además, exploramos el criterio de caja como alternativa, para que puedas entender cuál es el más adecuado para tu negocio.

En la primera parte del Plan General de Contabilidad se incluyen los principios contables. Su aplicación debe conducir a que las cuentas anuales muestren la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Entre los principios contables se encuentra el principio de devengo, un concepto fundamental en contabilidad que se refiere al reconocimiento contable de los ingresos y gastos en el momento en que ocurren, independientemente del flujo de efectivo de los ingresos o pagos de estas transacciones.

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¿Qué es el principio de devengo?

El principio de devengo es uno de los principales principios contables que especifica que los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran.

Este principio contable es crucial para reflejar adecuadamente la realidad financiera de una empresa, ya que permite que los estados financieros reflejen las transacciones y eventos económicos en el período contable en el que ocurren, en lugar de basarse en el flujo de efectivo.

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¿Cuál es la fecha de devengo de una factura y en qué se diferencia de la fecha de emisión?

La fecha de devengo corresponde al momento en que se lleva a cabo la transacción, y es la que debe considerarse a efectos fiscales. No siempre coincide con la fecha de emisión de la factura, aunque lo habitual es que sí lo haga.

Para explicarlo de forma práctica, veamos un ejemplo:

Una empresa realiza una venta importante y pone la mercancía a disposición de su cliente unos días antes de finalizar el año. Sin embargo, en lugar de emitir la factura con la fecha de la entrega, decide ponerle fecha del ejercicio siguiente. 

En la liquidación de IVA del último periodo del ejercicio se deducirá el IVA soportado relativo a esa operación, pero pospondrá el IVA repercutido por la venta realizada para la primera liquidación del ejercicio siguiente. Además, de esta forma reducirá también su cifra de negocio y por consiguiente la base imponible del Impuesto sobre Sociedades. 

Esta práctica, puede ser perseguida por Hacienda por incumplir el principio de devengo, ya que dicha operación debería haberse incluido a efectos tributarios antes de finalizar el año y, por consiguiente, su periodo de devengo. 

Por lo tanto, debes de tener claro que la fecha de devengo de una operación es la que determina en qué trimestre de IVA se debe declarar esa operación y en qué ejercicio se debe imputar dicho ingreso. Todas las operaciones de la empresa se deben imputar en su periodo de devengo. 

La fecha de devengo es la que determina que una factura se incluya en una declaración tributaria y no la fecha de emisión. 

Problemática del principio de devengo

Aplicando el principio de devengo, las empresas y autónomos tienen que facturar sus ventas y sus gastos en el ejercicio en el que se materialicen, aunque se cobren o se paguen en el siguiente. Si esto no fuese así, se estaría distorsionando la imagen fiel de la empresa y además tendría efectos fiscales.

En el caso de los rappels, también se debe aplicar este principio, ya que su elevado importe, en determinados casos, pueden modificar sustancialmente el resultado de la empresa. Muchos de estos pueden ser facturados por los proveedores a principio del año siguiente al del periodo al que corresponde el rappel. En este caso, la empresa debe aplicar el principio de devengo e imputarlos al ejercicio al que corresponde el rappel, realizando el correspondiente ajuste contable.

El principal problema del principio de devengo es que se registran ingresos y se devenga el IVA de facturas que todavía no han sido cobradas. Esto puede afectar de forma muy negativa a la tesorería de una empresa o autónomo y a sus liquidaciones tributarias. En el caso del IVA es relativamente habitual y una queja recurrente de los autónomos que haya que ingresar cuotas de IVA que no se han cobrado. 

El principio de devengo te ayuda a tomar mejores decisiones financieras. Aprende cómo aplicarlo en tu empresa.

Ventajas del principio de devengo

Las principales ventajas del principio de devengo son las siguientes:

• Reflejo fiel de la realidad económica de la empresa: permite mostrar de manera más precisa la imagen fiel de una empresa en un período determinado. Aplicando este principio, se evitan distorsiones causadas por retrasos en los pagos o cobros.
• Información relevante para la toma de decisiones: al proporcionar una imagen más completa y coherente de las operaciones comerciales, los usuarios de los estados financieros, como inversores, acreedores y gerentes, obtienen información más relevante para la toma de decisiones.
• Comparabilidad y análisis histórico: al aplicar el devengo, los estados financieros son comparables entre diferentes períodos contables, lo que facilita el análisis y la identificación de tendencias y patrones a lo largo del tiempo.

Desventajas del principio de devengo

Si bien el devengo es un principio contable ampliamente utilizado y recomendado, también presenta algunas desventajas, entre las que podemos destacar:

• Dificultad en la estimación: en algunas ocasiones, estimar con precisión el momento exacto en que se generan ciertos ingresos o gastos puede ser un desafío. Esto puede llevar a cierta subjetividad en la aplicación del principio.
• Impacto en el flujo de efectivo: el reconocimiento de ingresos y gastos en base al devengo puede no reflejar necesariamente la realidad del flujo de efectivo de una empresa. Esto puede dificultar la gestión del efectivo a corto plazo.
• Pagos de IVA no cobrado: el principio de devengo provoca que muchas empresas tengan que ingresar en la Agencia Tributaria el IVA de facturas que todavía no han cobrado. 

¿Qué es el método de caja?

En contraste con el devengo, el método de caja es otro criterio contable que reconoce los ingresos y gastos sólo cuando se recibe o paga el efectivo, respectivamente. Esto significa que las transacciones solo se registran cuando se materializa la entrada o salida de dinero.

El criterio de caja es un régimen tributario especial de carácter optativo, que permite a los sujetos pasivos retrasar el devengo y la consiguiente declaración e ingreso del IVA repercutido hasta el momento del cobro a sus clientes. No obstante, también se retardará, igualmente, la deducción del IVA soportado en sus adquisiciones hasta el momento en que efectúe el pago a sus proveedores (criterio de caja doble). Todo ello con la fecha límite del 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que las operaciones se hayan efectuado.

Funcionamiento del método del criterio de caja

Al aplicar el método de caja el IVA se devengará:

• En el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos.
• El 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que se haya realizado la operación si el cobro no se ha producido.

La repercusión deberá efectuarse al tiempo de expedir y entregar la factura, pero se entenderá producida en el momento del devengo de la operación.

Los sujetos pasivos acogidos al régimen podrán practicar sus deducciones en los términos establecidos en el Título VIII de la LIVA con la particularidad de que el derecho a la deducción nace:

• En el momento del pago total o parcial del precio por los importes efectivamente satisfechos.
• El 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que se haya realizado la operación si el pago no se ha producido.

En el caso de los sujetos pasivos no acogidos al régimen pero que sean destinatarios de las operaciones incluidas en el mismo, el derecho a la deducción de las cuotas soportadas por esas operaciones nace:

• En el momento del pago total o parcial del precio por los importes efectivamente satisfechos.
• El 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que se haya realizado la operación si el pago no se ha producido.

Principales características del régimen del criterio de caja

Las principales características del régimen especial del criterio de caja son:

• Requisitos subjetivos:

Podrán aplicar este régimen especial los sujetos pasivos del impuesto cuyo volumen de operaciones durante el año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros, entendiendo que las operaciones se realizan cuando se hubiera producido el devengo del IVA si no les hubiera sido de aplicación el régimen especial.

Se excluyen los sujetos pasivos cuyos cobros en efectivo respecto un mismo destinatario durante el año natural superen la cuantía de 100.000 euros.

• Régimen optativo:

El régimen podrá aplicarse por los sujetos pasivos que cumplan los requisitos anteriores y opten por su aplicación al tiempo de presentar la declaración de comienzo de actividad, o bien, en la declaración censal durante el mes de diciembre anterior al inicio del año natural en que deba surtir efecto.

La opción se entenderá prorrogada salvo renuncia. Esta renuncia tendrá una validez mínima de 3 años.

• Requisitos objetivos:

El régimen especial se referirá a todas las operaciones del sujeto pasivo realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

¿Qué operaciones se excluyen del método del criterio de caja?

Se excluyen del método del criterio de caja las siguientes operaciones: 

• Las acogidas a los regímenes especiales simplificados, de la agricultura, ganadería y pesca, del recargo de equivalencia, del oro de inversión, aplicable a los servicios prestados por vía electrónica y del grupo de entidades.
• Las entregas de bienes exentas a las que se refieren los artículos 21, 22, 23, 24 y 25 de la Ley 37/1992 del IVA (exportaciones y entregas intracomunitarias de bienes)
• Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
• Aquellas en las que el sujeto pasivo del impuesto sea el empresario o profesional para quien se realiza la operación conforme artículo (supuestos de inversión del sujeto pasivo).
• Las importaciones y las operaciones asimiladas a importaciones.
• Las operaciones de autoconsumo de bienes y servicios.

Obligaciones formales del método del criterio de caja

Las obligaciones formales específicas de este régimen son las siguientes: 

• Deberán incluirse en el libro registro de facturas expedidas las fechas del cobro de la operación con indicación por separado del importe correspondiente e indicar la cuenta bancaria o medio de cobro utilizado.
• Deberán incluirse en el libro registro de facturas recibidas las fechas del pago de la operación con indicación por separado del importe correspondiente e indicar el medio de pago.
• Deberán incluirse en las facturas que se emitan la mención «régimen especial del criterio de caja».
• Deberán incluirse en el modelo 303 el IVA devengado conforme al criterio de caja y, a título informativo, los datos totales de las operaciones realizadas como si hubieran seguido el criterio general del devengo.

Por lo tanto, el devengo es un principio contable fundamental que permite reconocer los ingresos y gastos en el momento en que se generan, independientemente de cuándo se cobren o paguen en efectivo. 

Aunque presenta algunas desventajas, sus ventajas en términos de información financiera más precisa, relevante y comparable hacen que sea el método preferido en la mayoría de los casos. 

Por otro lado, el método de caja puede ser útil para pequeñas empresas, pero tiene ciertas limitaciones en tamaño y complejidad, lo que lo hace menos apropiado para empresas más grandes y complejas. En última instancia, la elección entre devengo y método de caja dependerá de las necesidades específicas de cada empresa.

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Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.