Comment préparer votre cabinet et vos clients pour la fin de l’exercice

La fin d’exercice peut s’avérer l’une des périodes les plus stressantes pour vous et vos clients selon les comptables et aides-comptables. Dans cet article, Jaime Rein suggère aux aides-comptables et comptables la meilleure façon de se préparer à l’avance pour la fin d’exercice. Découvrez comment aider les clients à alléger les contraintes tout en gérant un flux de tâches efficace dans votre cabinet.

Comment préparer votre cabinet pour la fin de l’exercice

Définissez le flux des tâches du client

Une gestion du temps efficace dans votre cabinet est essentielle pour effectuer une fin d’exercice avec succès.   Produisez une liste de contrôle de chaque client qui envoie leur dossier à chaque mois selon un processus facile à suivre. En ayant les détails suivants à portée de main, cela pourrait vous faire gagner un paquet d’heures :

1. Coordonnées du chef d’entreprise
2. Mode et moment préférés de prendre contact
3. Numéro d’entreprise, ARC, provincial, CSST
4. Spécification du logiciel/envoi
5. Mode de paiement
6. Délais spécifiques de l’industrie

Organisez les lettres de mission

C’est le bon moment de passer en revue vos lettres de mission avec vos clients et de les amener à renouveler leur contrat pour l’année à venir.  C’est également le moment idéal d’assurer la continuité de vos services futurs, en raison de la valeur ajoutée que vous avez déjà apportée à leur entreprise.

Si vous avez persuadé votre client de passer à de nouvelles technologies comptables au cours de l’année à venir, la nouvelle lettre de mission devrait refléter l’utilisation de ces nouvelles technologies avec stipulations explicites, afin de protéger l’aide-comptable de problèmes externes, tels que la violation de données. Même si cela est hors de votre contrôle, les clients pourraient croire qu’en leur conseillant la migration, vous seriez le seul responsable.

Déterminez le moment de recommander un client

À l’approche de la fin de l’exercice, la période des déclarations fiscales ou période cruciale d’un secteur d’activité dans lequel vous vous spécialisez, il est important de savoir si vous devriez accepter, refuser ou recommander de nouveaux clients potentiels.

Selon la taille de votre cabinet, vous pourriez commencer à considérer l’acquisition de clients potentiels qui en vaut le coup ou pas. Par exemple, si un nouveau client potentiel se pointe à votre cabinet avec une « boîte à chaussures » remplie de reçus, posez-vous la question suivante : sera-t-il un client à long terme ou cherchera-t-il simplement à faire sa déclaration d’impôt, et ne le verrez que l’an prochain? Vous devriez vous poser ces questions avant de songer à les prendre comme clients :

• L’industrie de ce client correspond-elle à votre spécialisation ou souhaitez-vous offrir vos services?
• Croyez-vous que vos services à valeur ajoutée ayant contribué au succès de l’entreprise de votre client, vous pourriez le rencontrer sur une base mensuelle ou trimestrielle?
• En discutant avec le client, a-t-il la tendance de consulter différents aides-comptables?
• Est-il passionné par son entreprise?
• A-t-il une entreprise viable?

N’oubliez pas, bien que vous ayez fait une interview cela ne signifie pas que vous devez le prendre comme client. Fiez-vous à votre instinct.

Gare à l’épuisement professionnel

Vous pouvez offrir un bon service seulement si vous pouvez répondre adéquatement au nombre de clients et leurs besoins. Cela signifie que vous devez prendre en compte votre santé et votre bien-être pour bien accomplir votre tâche. À l’approche de la fin d’exercice, déterminez maintenant le nombre d’heures et de jours que vous songez à investir et assurez-vous que ce soit réaliste.

Si vous prenez des fins de semaine de congé, des vacances ou travaillez quatre jours par semaine, vous devez alors concilier travail-vie personnelle. Informez vos clients de l’horaire de vos vacances bien à l’avance afin d’éviter les interruptions ou délais. Alors que la période des déclarations fiscales s’annonce occupée, vous pourriez également cesser de prendre de nouveaux clients au cours de cette période, car vous ne pourriez pas suffire à la tâche. Utilisez du temps libre pendant les vacances pour planifier la façon de réaliser vos priorités de travail et ( p.ex. la migration du client) et objectifs de votre cabinet (épanouissement professionnel, embauche de personnel) pour les mois à venir.

Comment faire pour remonter la filière d’informations

Même si vous ordonnez bien votre travail tout au long de l’année, il est possible que de temps en temps, vous devrez amener votre client à fournir des informations sur sa situation au cours des mois passés et combler les lacunes. Ce type de situation peut se présenter assez souvent, surtout si vous rencontrez le client sur une base trimestrielle. À cet effet, la meilleure façon d’atténuer un impact négatif des fichiers manquants, consiste à revoir votre liste de contrôle à chaque mois/trimestre, et inscrire les fichiers que votre client ne vous a pas envoyés dans un registre. L’idéal est d’avertir immédiatement votre client du manque de documents, et il verra à y remédier. Dans le pire des cas, vous devrez le talonner tout en connaissant les documents que vous avez besoin par rapport à chercher une aiguille dans une meule de foin, à la veille de la fin de l’exercice.

Comment préparer vos clients pour la fin de l’exercice

Elle commence au début de l’année

Il va sans dire que la meilleure façon de planifier une fin d’exercice harmonieuse consiste à le faire dès le début de l’année. Partez du bon pied et offrez un service adéquat aux clients tout au long de l’année.

Pour ce faire, assurez-vous de rapprocher les comptes de vos clients à chaque mois. Il vous revient d’assurer que les comptes sont en bonne et due forme, et vous avez toutes les informations des clients en main pour maintenir l’ordre.

Conseil important : Produisez une liste de contrôle de comptabilité pour votre client, afin qu’il puisse facilement vous envoyer les documents dont vous avez besoin à chaque mois. Cette tactique est particulièrement utile lorsque l’entreprise n’a pas de comptable interne pour assurer la communication.

En prenant tout de suite les choses en main, vous pouvez éviter de remonter à Décembre pour repérer les écarts survenus au cours de toute l’année.

Mettez les choses au point

La fin d’exercice peut également s’avérer l’une de ces périodes où les aides-comptables peuvent prouver aux clients qu’ils ajoutent de la valeur à leur entreprise. Par conséquent, il est donc important de comprendre ce dont chaque client s’attend de votre part au cours de l’année. Cela pourrait être attribué en grande partie à la période du mois à laquelle le client s’attend à recevoir ses documents, ou donner suite à sa demande, et parfois les attentes peuvent être clairement précisées.

Par exemple, votre client souhaiterait peut-être obtenir un résumé complet à chaque mois ou encore, favoriserait la communication avec un comptable interne.  Avez-vous conclu un contrat de service mutuel que vous pouvez honorer? Préfère-t-il s’en tenir à un minimum de contact? Est-il seulement soucieux de procéder à la transmission de sa déclaration d’impôt ou cherche-t-il à obtenir un avis et quelques conseils sur les meilleures pratiques au passage?

De plus, il s’agit de clarifier cette situation avant d’accepter un client, afin d’assurer que les deux parties soient sur la même longueur d’onde, et par le fait même, offrir un bon service tout au long de l’année.

Simplifiez grâce à la technologie

Selon la taille de votre cabinet, il n’est pas rare que vous ayez encore un très petit nombre de clients qui se présentent avec une « boîte à chaussures » remplie de reçus ( et parfois même des gâteries ), mais la plupart du temps, la majorité des clients de petites entreprises peuvent profiter plus efficacement de solutions comptables.

À l’approche de la fin d’exercice, le moment idéal est venu de discuter avec votre client des nouvelles technologies à adopter pour rationaliser la productivité l’an prochain.

Capture des reçus à l’aide d’AutoEntry

Dans cette intention, je ne dis pas que vous avez vu votre dernière « boîte à chaussures » remplie de petits gâteaux de Noël, mais la technologie de saisie des reçus change certainement la donne, en matière de comptabilité pour une micro-entreprise et les clients de petites entreprises. AutoEntry est une appli conviviale qui apparie manuellement les reçus et les relevés bancaires, et aide ainsi les utilisateurs à réduire le nombre d’heures généralement utilisées pour recouvrer des documents manquants. En suggérant automatiquement au client quel compte client / fournisseur, quels codes nominaux et de taxe doivent être utilisés, la probabilité que les informations soient entrées correctement la première fois est, en fait, augmentée. Vous pouvez obtenir plus de renseignements en consultant une étude de cas d’AutoEntry.

Inutile de dire que les clients ayant mis en oeuvre AutoEntry et qui s’y sont familiarisés à chaque mois de l’année, ils éprouvent, en fait, très peu de difficultés à saisir les reçus lorsque Décembre se pointe.

Logiciel comptable infonuagique

L’un des gros problèmes à la fin de l’exercice est le suivant : Décembre est également un mois comme les autres. Les clients ont encore les mêmes besoins qu’en Novembre. En permettant l’accès des clients à une solution comptable infonuagique, vous pouvez réduire le délai d’intervention dans une période effrénée tout au cours de l’année. Les avantages du client à accéder en temps réel à ses comptes en nuage, lui permet d’obtenir les informations sans l’aide de son comptable ou aide-comptable, et permet donc à ce dernier de se concentrer sur le processus de fin d’exercice.

Soyez au courant des préférences de vos clients

Même si votre client n’opte pas pour la plus récente technologie, vous devez quand même combler ses besoins en vertu de votre contrat de service. Cela pourrait se traduire par l’utilisation de clés USB ou lecteurs ZIP, courriels spécifiant des liens aux portails de comptabilité infonuagique ou même une réunion mensuelle en personne. Assurez-vous de les inclure dans votre liste de contrôle pour chaque client, afin de répondre aux besoins spécifiques de vos clients.