La saisie de caisse dans les entreprises est une composante importante pour l’enregistrement des opérations financières. Le journal de caisse fait partie des documents que l’entreprise peut fournir en cas de contrôle. C’est également un poste essentiel pour la prise de décision stratégique.
Gestion de la saisie de caisse pour la vente en comptoir
Sur un point de vente, la caisse enregistreuse est le premier terminal sur lequel sont enregistrées les différentes opérations. Ouverture de la caisse, fermeture de la caisse, encaissements et rendu de monnaie font partie du quotidien des vendeurs. Il faut être en mesure de prendre en charge les moyens de paiement du client, ainsi que les gestes commerciaux comme les remises. Un logiciel de saisie de caisse performant permet également la facturation de différentes gammes de produits et services, ou encore la consultation des stocks.
Chacune de ces opérations est ensuite retranscrite dans les livres comptables.
Comptabilisation des opérations de caisse
Les écritures comptables relatives à la caisse concernent des comptes spécifiques, selon le mode de paiement et s’il s’agit d’encaissement ou de décaissement.
Les enregistrements se font toujours par ordre chronologique, sans présenter de rature ou de blanc. Ce niveau d’exigence entraîne naturellement l’utilisation d’outils comptables dématérialisés. Lorsqu’il y a paiement au comptant, le journal de caisse est mis à jour de façon détaillée pour toutes les ventes supérieures à 75 € TTC par opération. Lorsque les sommes sont moins importantes, il est permis de réaliser la transcription en fin de journée.
Selon les normes des écritures comptables définies par le plan comptable général, le compte de caisse est le 53.
Il est débité à chaque opération de paiement en espèces, pour ensuite créditer :
- 70 « Ventes de produits, prestations de services, marchandises » (HT),
- 44571 « TVA collectée ».
Pour les paiements en espèce et en carte bancaire, il faut créditer les comptes :
- 5112 “Chèques à encaisser”,
- 5115 “Cartes bancaires à encaisser”.
La comptabilisation des règlements se doit d’être minutieuse pour l’édition du journal de caisse. Lorsque la journée n’est pas clôturée, on va parler de X de caisse. Cela permet un état provisoire. Pour la clôture définitive, le logiciel émet un Z de caisse. On l’appelle également le Ticket Z, qui récapitule l’ensemble de la journée.
Gestion de l’entreprise : suivre les opérations de caisse
Le suivi attentif du solde de la caisse est indispensable pour la gestion de l’entreprise et l’évolution de ses recettes. Il est courant qu’un commerce comptabilise tous les moyens de paiement dans la caisse (espèces, chèque, carte bancaire, etc.) afin de suivre son activité sur différentes périodes. Ces analyses permettent de déterminer la stratégie commerciale, en analysant par exemple des phénomènes de saisonnalités.
Le solde de la caisse est toujours débiteur. En comptabilité, toutes les opérations en espèces sont retranscrites dans la caisse. Les ventes permettent les encaissements, tandis que les achats et les remises en banque créent du décaissement. Lorsque le solde est créditeur, cela veut dire qu’il y a eu plus de sorties d’argent que d’entrées.
Les recettes d’une entreprise font augmenter son chiffre d’affaires. Cependant, le solde de la caisse ne correspond pas au CA ! En effet, ce dernier indicateur représente uniquement les entrées d’argent.
Décentralisation de la saisie de caisse
Les solutions logicielles de saisie de caisse permettent aujourd’hui de décentraliser les données pour mieux les exploiter. En effet, la connexion avec le logiciel de comptabilité facilite l’enregistrement des pièces justificatives, et la saisie des écritures comptables.
L’agenda de caisse représente de façon résumée les mouvements financiers. Dans tous les cas, pour la vente en comptoir, la bande de caisse enregistreuse et/ou le brouillard de caisse (document numérique ou manuscrit) recensent : désignation de la vente, date, prix, TVA.
Dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, depuis le 1er janvier 2018 tous les logiciels de caisse doivent être sécurisés et certifiés conformes.
