Dématérialisation des documents : Une nouvelle façon de travailler pour des avantages bien réels.
La dématérialisation des documents, définition
La dématérialisation des documents d’une entreprise consiste à remplacer des fichiers physiques par des fichiers informatiques. On distingue la dématérialisation :
- duplicative : chaque document reçu en format papier est transformé en format digital,
- native : les documents sont, dans ce cas, directement reçus en format digital.
La dématérialisation des documents papier est un facteur d’efficacité. En effet, il ouvre la possibilité pour une entreprise de traiter, stocker et partager ses fichiers de manière 100 % numérique.
Pourquoi dématérialiser les documents ?
La réduction des coûts de stockage et la fiabilisation des opérations de traitement génèrent d’importants et durables gains de productivité pour l’entreprise. Plus profondément, la dématérialisation des documents papier, et, en particulier, des documents comptables, conduit l’entreprise à améliorer sa rentabilité en accélérant le recouvrement et en diminuant les coûts de facturation.
Quels types de documents peut-on dématérialiser ?
100 % des documents sont dématérialisables. Cela, sous réserve du respect de procédures légales et de règles de sécurité. Le gain de productivité est d’autant plus élevé que le taux de dématérialisation approche les 100 %. En pratique, l’entreprise dématérialise en priorité les courriers entrants, les factures reçues, mais aussi, les relevés bancaires, les bons de commande et les bons de livraison. Outre la dématérialisation comptable et la dématérialisation des documents administratifs, un deuxième champ est le domaine RH. Ici, la dématérialisation concerne les bulletins de salaire, les déclarations sociales et les contrats.
Comment dématérialiser un document papier ?
La première étape de la dématérialisation de documents a, tout d’abord, été l’utilisation de scanners. Ainsi, vous transformez les fichiers papier en fichiers numériques. Vous pouvez alors les partager en pièce jointe par messagerie, mais, aussi, les conserver sur des disques durs externes ou sur des serveurs. Les fichiers numériques sont, par conséquent, mis à la disposition du réseau.
Enfin, la deuxième génération de solutions de dématérialisation est la Gestion Électronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise, ou GEIDE, communément appelée la GED, pour Gestion Électronique de Documents.
Le principe de la gestion électronique des documents
La GEIDE s’appuie sur un logiciel dédié qui stocke sur un serveur interne ou externe (informatique en nuage ou cloud computing) les informations clés de l’entreprise. De ce fait, le stockage est réalisé indépendamment de leurs formats respectifs : fichiers bureautiques, courriels, vidéos, photographies… La GED optimise le traitement, la sécurité mais aussi la circulation des informations de l’entreprise. Cela, dans un contexte de confort utilisateur, interne ou externe. Mais, aussi, de protection des données, avec un accès sécurisé et hiérarchisé aux bases documentaires.
La GEIDE correspond à une gestion globale du cycle de vie des documents électroniques :
- Création et/ou capture des documents
- Indexation des documents pour en faciliter la recherche
- Stockage des documents
- Consultation, traitement et partage des documents
- Archivage et suppression
Sage, pionnier de la dématérialisation
L’éditeur Sage a très tôt intégré de manière systématique les protocoles d’échanges de données informatisés requis par les organismes sociaux dans l’ensemble de ses solutions de gestion. Par conséquent, Sage a été l’un des premiers éditeurs à offrir aux PME la possibilité de dématérialiser leurs factures.
