De digitalisatie van je boekhoudkantoor: hoe je je werknemers daarbij kan helpen

Dit is het tijdperk van het digitale boekhoudkantoor. Digitalisatie is een van de meest belangrijke factoren die vandaag vormgeven aan het beroep van boekhouder. De pandemie en nood aan dematerialisatie waren bijvoorbeeld specifieke drijfveren voor die nieuwe manier van werken.

Maar wat betekent digitalisatie voor je medewerkers? Ze moeten zich immers comfortabel voelen met veranderingen in hun manier van werken. Sommige werknemers hebben daar, zoals je waarschijnlijk wel weet, meer hulp bij nodig dan anderen.

In dit artikel leggen we de nadruk op drie vlakken waarop je je medewerkers kan helpen bij de overschakeling naar digitale manieren van werken.

En wanneer ze bijgebeend zijn, zal niet alleen je boekhoudkantoor de voordelen zien, maar ook je klanten.

Het volgende komt aan bod:

• De stap naar een digitaal boekhoudkantoor? Een hele uitdaging

• Drie manieren om je werknemers te helpen over te schakelen naar een digitale manier van werken

• Conclusie

De stap naar een digitaal boekhoudkantoor? Een hele uitdaging

De digitalisatietrend zal enkel versnellen. Hoewel boekhoudkantoren over het algemeen begrijpen dat ze die trend moeten omarmen, is het goed mogelijk dat het implicaties met zich meebrengt in het dagelijks leven.

Digitalisatie omvat normaal gezien een zekere overstap: van Excel-tabellen en desktop-boekhoudsoftware naar cloudgebaseerde boekhoudsoftware, wat op zijn beurt vaak resulteert in nieuwe processen en nieuwe manieren van werken.

Sommige werknemers voelen zich misschien oncomfortabel met de nieuwe aanpak van het boekhoudkantoor, of geloven dat ze de capaciteiten missen om open te bloeien in een meer gedigitaliseerde omgeving.

Welke acties kunnen partners, managers en andere leiders binnen het boekhoudkantoor nemen om je medewerkers tijdens de transitie te ondersteunen?

Drie manieren om je medewerkers te helpen bij de overstap naar digitale manieren van werken

1. Zorg dat je medewerkers (her)opgeleid zijn over de nieuwe systemen

Je werknemers zullen zich comfortabeler voelen bij het gebruik van nieuwe systemen als ze voldoende training gekregen hebben.

Het is ook belangrijk dat ze bijkomende informatie krijgen als er nieuwe software-updates zijn en dat ze toegang hebben tot follow-ups na een training.

Net zoals formele opleidingssessies, die face-to-face of online plaatsvinden, kunnen je werknemers voordelen ondervinden van informelere sessies, zoals ‘lunch and learn’ bijeenkomsten.

Een boekhoudbedrijf dat audit-, belasting- en adviesdiensten aanbiedt, omarmde de nieuwste cloudoplossingen voor een nog betere service. De onderneming gelooft dat de beste technologie de werknemers in staat stelt om flexibel te werken, wat betekent dat ze hun klanten beter van dienst zijn en meer omzetgroei realiseren.

De CEO in kwestie ziet in dat het belangrijk is dat de medewerkers goed overweg kunnen met de systemen en zich ook bewust moeten zijn van cybersecurity, alvorens ze het beste uit de software kunnen halen.

“We investeren veel tijd en moeite in opleiding”, klinkt het. “Wanneer we nieuwe technologieën inzetten, organiseren we een verplichte training voor al onze medewerkers. Omdat we zoveel websystemen gebruiken, zijn onze personeelsleden verplicht om elk kwartaal een cybersecurity-video te bekijken. Zo blijven ze zich bewust van de gevaren.”

“Hoewel alle medewerkers standaard opgeleid worden over de nieuwe systemen, is er een kernteam dat extra training krijgt zodat ze de rest van de medewerkers kunnen ondersteunen. Daarnaast heeft het kantoor een leercoördinator die met mensen werkt aan hun opleidingsplannen.”

Ook belangrijk: “Als de leercoördinator ziet dat medewerkers ondersteuning nodig hebben bij specifieke technologieën, dan zorgen we ervoor dat ze daarvoor training krijgen”.

2. Erken dat sommige werkprocessen moeten veranderen

Nieuwe technologieën stellen je boekhoudkantoor in staat om efficiënter en effectiever te werken. Dat is echter enkel mogelijk als de werkprocessen mee veranderen met de implementatie van nieuwe systemen.

Het is belangrijk dat je medewerkers hun werkwijze aanpassen, zodat ze optimaal kunnen profiteren van het gemak van technologie en de mogelijkheden die ze biedt om sterke relaties met klanten op te bouwen en nieuwe zakelijke kansen te genereren.

De oplossing die een boekhoudkantoor daarvoor aan de dag legde, was een hervormingsprogramma. Dat werd opgestart met als doel technologie effectiever te gebruiken en processen te verbeteren.

Er werd een softwarepakket geselecteerd en uitgerold naar het merendeel van de klanten. Scansoftware werd gebruikt om de gegevens vast te leggen. In het geheel zat ook een tool voor workflowbeheer geïmplementeerd, zodat taken en middelen doeltreffender gecontroleerd en ingezet konden worden.

De werkprocessen moesten dus onvermijdelijk mee aangepast worden als onderdeel van de transformatie. Het ging als volgt: “We hebben de functies en verantwoordelijkheden opnieuw gedefinieerd om ze aan te passen aan de nieuwe systemen, zodat verwerking, beoordeling, analyse en klantenondersteuning op het juiste moment aangeboden worden. Vroeger organiseerden we ons werk volgens type, zoals jaarrekeningen, persoonlijke belastingen, boekhouding en btw. Maar we hebben onze teams geherstructureerd zodat ze per klant werken en meerdere taken opnemen, in plaats van per taak voor een groot aantal klanten.”

“Binnen de teams was er een functiehiërarchie wat betekende dat de verwerkende taken op juniorniveau werden gedaan. Bij zulke taken kwam de nieuwe technologie ook enorm van pas. Zo konden managers meer tijd besteden aan klantencontact en het evalueren van projecten en analyses op een hoger niveau.”

3. Communiceer en stimuleer

Informatie over digitale transformatie moet duidelijk en regelmatig aan je werknemers gecommuniceerd worden, op een manier die hun betrokkenheid stimuleert. Daarvoor kan je een reeks technologische hulpmiddelen gebruiken. Stuur bijvoorbeeld een e-mailtje of plaats een berichtje op het intranet van je boekhoudkantoor of een berichtenplatform.

Toch zijn face-to-face-meetings vaak het handigst om veranderingen aan te kaarten. Je medewerkers hebben dan namelijk de kans om hun vragen in een open omgeving te stellen en om suggesties te doen over het verbeteren van bepaalde processen of systemen.

Een ander bedrijf gebruikte al van in het begin boekhoudsoftware in de cloud. Dat omwille van het idee dat die software IT-taken tot een minimum zou beperken en het bedrijf zou helpen bij het maximaliseren van de winst. De werknemers zouden zich wel continu moeten inzetten voor verbetering, zodat optimaal geprofiteerd kon worden van de technologische hulpmiddelen.

Het luidde: “Communicatie is essentieel in een cloud-gebaseerd boekhoudkantoor waar mensen parttime of van thuis uit werken. Daarom kwamen we elke maand twee uren bij elkaar om de nieuwigheden te bespreken en gezellig samen pizza te eten. Tijdens die leersessies deelde iedereen de informatie die ze opgedaan hadden tijdens trainingen. Als er dan ook iets was waarvan onze mensen dachten dat het beter kon, dan brachten ze dat tijdens dit moment ter sprake. Het was de ideale gelegenheid om te delen hoe we het bedrijf zagen evolueren.”

Kortom: “Ik geloof dat als je team de waarden begrijpt, dat ze dan de hiaten kunnen opvullen voor de processen die niet voor 100% vastliggen.”

Conclusie

Elk boekhoudkantoor investeert best een aanzienlijke hoeveelheid tijd en moeite in een succesvolle digitale transformatie. Het zal sowieso een uitdaging zijn om je werknemers vertrouwd te maken met nieuwe systemen en processen. Om het zo goed mogelijk aan te pakken en je team aan te moedigen, bekijk je het best vanuit een holistisch perspectief. Dat wil zeggen dat je een nauwkeurige analyse moet maken van je communicatie, cultuur, training en werkprocessen. Doe dat ook voor de systemen die het meest geschikt zijn voor je kantoor en de behoeften van je klantenbestand.

Noot van de redactie: dit artikel werd voor het eerst gepubliceerd in november 2019 en is bijgewerkt voor relevantie.