Best practices voor de virtuele accountant

Het beroep virtuele accountant is geëvolueerd aan een opmerkelijk tempo de laatste jaren, en vooral de voorbije twee jaren tijdens de pandemie. Deze evolutie werd aangestuurd door het gebruik van de cloud, wat accountants flexibeler, vanop afstand, en virtueel laat werken. Virtuele accountancy transformeert de manier waarop diensten aangeboden worden en creëert geweldige kansen voor bedrijven en accountantskantoren.

Naast deze snelle digitale innovatie, echter, zijn er een paar erg belangrijke kwesties waar we rekening mee moeten houden, vooral rond best practices. Wat zijn de best practices in een virtuele boekhouddienst, en welke echt belangrijke zaken moeten aanwezig zijn?

Wat is virtueel boekhouden?

Wanneer accountants ter plaatse werken, zijn ze deel van het team, en verloopt de communicatie vrij direct. Virtueel werken, als een virtuele adviseur of CFO, vereist meer digitale communicatie, waarbij meer gebruik gemaakt wordt van tools en apps zoals chat, Zoom, Facebook Messenger, WhatsApp, en dergelijke. Goede communicatie is cruciaal, evenals de juiste cloudboekhoudsoftware die accountants effectief vanop afstand laat werken. Dit vormt echt de basis voor het succes van een virtuele boekhouddienst.

Hoe voegt een virtuele accountant waarde toe?

Wanneer een accountant fysiek aanwezig is, kunnen klanten hem of haar aan het werk zien. Dit creëert waarde die de klant kan begrijpen. In een virtuele setting wanneer de accountant er niet is, kan de geleverde waarde minder evident zijn voor de klant. In plaats van gewerkte tijd, verschuift de focus naar het bereiken van het eindresultaat zonder er al die tijd in te steken – vooral tijd die face-to-face doorgebracht wordt. Dit is hoe virtuele accountants ervoor zorgen dat hun klanten waarde ontvangen en waarom de communicatie en accountingsoftware in de cloud cruciaal zijn voor succes.

Veel bedrijven hebben doorgaans een accountant in hun team voor de dagelijkse taken, de maandafsluiting, het voorbereiden van de jaarafsluiting, de belastingaangifte, enzovoort. Een virtuele accountant hebben, creëert een mogelijkheid die er voorheen niet was. De in-house persoon levert een essentiële dienst aan het bedrijf, maar het kan zijn dat ze iets niet zien gebeuren dat een controle zou kunnen uitlokken of dat de cashflow binnen een jaar zou kunnen beïnvloeden, omdat ze er te dicht op zitten.

Door een virtuele CFO in te huren, krijgt de klant een nieuwe dienst van hogere waarde die de financiële afdeling kan overzien en een element van begeleiding kan bieden aan de in-house accountant. Dit kan de interne accountant helpen voorbij de dagelijkse details te kijken en strategischer na te denken en te werken aan de visie op langere termijn. Dit resulteert in een enorm positieve impact op het bedrijf.

Voor ondernemingen: zij kunnen een accountant hebben met erg veel ervaring, die woont in een kleinere stad en die hun noden kan bedienen voor de helft van de prijs van een typische CFO.

Voor accountantskantoren: virtueel boekhouden laat hen toe hun eigen talentvijver uit te breiden door te zoeken in een veel breder gebied en hun vangnet veel wijder uit te werpen.

Met de virtuele accountant-propositie is er ruimte voor flexibiliteit op vlak van prijzen en dienstpakketten. Als ze de keuze krijgen tussen de onzekerheid van een maandelijkse kost die varieert met hun fluctuerende dienstvereisten (waarvoor ze geen budget kunnen begroten) en een pakket aan een vaste prijs dat al hun nodige diensten combineert, inclusief een virtuele CFO, zullen zaakvoerders comfortabeler zijn met het tweede.

Desondanks moet de communicatie over de toegevoegde waarde precies goed zijn. Wat weerhoudt anders een klant ervan te beslissen dat ze naar een kantoor om de hoek gaan? Als klanten niet begrijpen wat ze krijgen voor wat ze betalen, gaan virtuele accountants in de problemen komen.

De vraag naar virtuele accountancy is aan het stijgen, aangestuurd door klanten die begrijpen welke rol de virtuele CFO kan spelen, zonder een voltijds salaris te moeten betalen. Desondanks heeft het oude gezegde “uit het oog, uit het hart” nog steeds waarheid in zich. Zorg er dus voor dat uw communicatie werkt, dat u waarde blijft toevoegen en dat uw klanten duidelijk de zakelijke voordelen zien van de virtuele diensten die u aanbiedt.