Een kosten-batenanalyse van uw ERP-systeem uitvoeren

Enterprise Resource Planning (ERP) is een extreem aantrekkelijke propositie voor bedrijven die managementinformatie willen consolideren en verspreiden door het hele bedrijf. Om nieuwe technologieën te integreren, moet er echter een economische analyse gemaakt worden om de investering te rechtvaardigen.

Uit een onderzoek van de Aberdeen Group bleek dat negen op de tien productiebedrijven ERP-oplossingen geïmplementeerd hadden in een poging om de resourceplanning te verbeteren, efficiëntie te vergroten en de groei van de organisatie te stimuleren. Een studie van Panorama Consulting toonde aan dat bijna negen op de tien (86%) bedrijven die een ERP gebruiken, tevreden zijn met de resultaten van hun initiatief. Dit wijst op de nood aan nieuwe technologieën die bedrijfstaken stroomlijnen.

Voordat ze een ERP implementeren in hun hele organisatie, moeten bedrijfsleiders een economische investeringsanalyse opstellen. Zowel kapitaal- als operationele uitgaven moeten vergeleken worden met de verwachte return on investment (ROI) voor elke belangrijke bedrijfsaankoop.

Als de geprojecteerde ROI de totale eigendomskosten (TCO of Total Cost of Ownership) overstijgt, zou een nieuw ERP-systeem een positief effect op de winstgevendheid moeten hebben. Desondanks moeten er verschillende overwegingen gemaakt worden voordat men die conclusie kan bereiken.

Rekening houden met de kosten van ERP

Bedrijven moeten rekening houden met de aankoopkosten en de kosten die gepaard gaan met het implementeren van de ERP voor het hele personeelsbestand. Mogelijk moeten er kapitaalbronnen gebruikt worden om de oplossing aan nieuwe bedrijfsmodellen aan te passen. Als er bestaande systemen in werking zijn, zal er integratiewerk uitgevoerd moeten worden om de technologieën te synchroniseren. Het converteren van bestanden en consolideren van managementinformatie zal steevast plaatsvinden. De uitfasering van oude procedures en legacy-systemen kan echter ook kosten en tijdrovende datamigratie met zich meebrengen.

Eenmaal geïnstalleerd zijn er testkosten om rekening mee te houden, die routinematig uitgevoerd worden om te zorgen dat de gebruiker geniet van de volledige functionaliteit. Regelmatige ERP-beoordelingen en upgrades kunnen in de loop van de tijd nodig zijn en een team ontwikkelen voor de aanpassing naar de nieuwe procedures vereist waarschijnlijk financiële steun. Onvoorziene uitgaven moeten ook ingecalculeerd worden als onderdeel van de best practice voor risicomanagement.

Rekening houden met de voordelen van ERP

ERP-aankopen moeten beschouwd worden als een aankoop voor lange termijn. Het is dus belangrijk om de voordelen te bekijken die het uw bedrijf zal opleveren.

Het gebruik van ERP-oplossingen en gestroomlijnde processen voor resourcebeheer helpt procedures te vereenvoudigen en de kosten voor herbewerking en handmatige verwerking te verminderen. Beslissingsnemers krijgen meer informatie en kunnen de prestaties van individuele afdelingen en van de volledige organisatie in zijn geheel monitoren, wat effectieve beslissingsprocessen ondersteunt.

Op de werkvloer verhoogt de automatisering van manuele taken de snelheid van oplevering en vermindert het menselijke fouten. Essentiële medewerkers kunnen dan focussen op taken die waarde toevoegen. Betrouwbaarheid is verzekerd dankzij allesomvattende systemen die afwijkingen en fouten signaleren.

Het meest genoemde voordeel van ERP-systemen is dat ze alle delen van het bedrijf samen als één geheel laten bewegen. ERP-systemen maken het simpeler om data vast te leggen en te rapporteren over een reeks activa, wat het monitoren van bedrijfsprocessen makkelijker maakt en waardoor problemen meteen opgelost kunnen worden. Met duidelijke data in de handen van besluitvormers, kunnen organisaties realistische verwachtingen stellen op vlak van tijdschema’s en kosten.

Verwachtingen stellen

ERP-systemen zullen de bedrijfsprestaties niet van de ene dag op de andere veranderen, en in veel opzichten zijn ze een katalysator van verandering in plaats van de oplossing. Het is logisch om voorzichtig te zijn wanneer u de economische voordelen van nieuwe ERP-systemen en processen projecteert, aangezien onrealistische doelen het waargenomen succes van de implementatie aanzienlijk kunnen beïnvloeden.

Een ‘worst-case’ kostenscenario uitwerken, samen met een ‘waarschijnlijke’ schatting, is aanbevolen voor bedrijven. Het opstellen van een stevige business case voor een investering in ERP is echter even belangrijk, zeker in een moeilijk economisch klimaat waarin budgetten beperkt blijven. Dit geeft projectdoelen een strategische context, en maakt het makkelijker voor besluitvormers om te bepalen of ze voor een ERP kiezen.

Maximale waarde uit een ERP halen

Als bedrijfsprocessen constant beoordeeld en bijgewerkt worden, ligt de ROI van een ERP-implementatie voor de hand. Door regelmatig processen te herbekijken, waarbij u zowel kwantitatieve data als directe feedback van het personeel betrokken bij resourceplanning gebruikt, zou de ROI uiteindelijk de TCO moeten overtreffen, en het bedrijf waarde opleveren.