Slimme implementatie van ERP: 6 strategieën voor change management

Een nieuw ERP-systeem biedt u de unieke kans om uw bedrijf te transformeren door de efficiëntie te verhogen, nieuwe mogelijkheden te ontdekken en algemene prestaties te verbeteren. Hoewel een moderne ERP-oplossing uw organisatie een boost kan geven, is het meteen één van de meest complexe en risicovolle projecten die u kan ondernemen.

Van alle stappen waar het fout kan gaan, is een gebrekkige change management-strategie misschien wel het gemakkelijkst te voorkomen. Weerstand tegen veranderingen, ook al zijn ze positief, is normaal menselijk gedrag waar u zich aan mag verwachten. Om die reden maakt u beter plannen om de impact hiervan in te perken.

Het is belangrijk dat u begrijpt dat change management niet discreet kan gebeuren als fase van de implementatie. In tegendeel, het zou doorheen het hele project als rode draad moeten dienen om de cultuur van uw organisatie tijdens het project vorm te geven.

Met dat in het achterhoofd geven we u zes strategieën voor change management om de succesvolle implementatie van uw ERP te ondersteunen.

1. Ontwikkel en deel uw visie

Bepaal hoe uw organisatie er moet uitzien na de implementatie en hoe ze zal draaien. Daarna deelt u dat met uw medewerkers.

Elk bedrijf verwacht dat een nieuwe ERP-oplossing voor een ware transformatie zal zorgen. Wat houdt dat precies in voor u? De gewenste uitkomst voor de toekomst ontwikkelen en dit vervolgens communiceren naar de hele organisatie is de eerste stap tot een succesvol change management.

2. Leg de reden voor verandering uit

Zorg ervoor dat iedereen op elk niveau van uw bedrijf begrijpt waarom het zo essentieel is dat de kernprocessen in het bedrijf opnieuw ontwikkeld worden, en hoe een nieuwe ERP-oplossing daarvoor zorgt.

Het is cruciaal om de reden voor de verandering helder te formuleren voor de hele organisatie. Sterker nog, we raden u aan om in elk team goed te communiceren over de omvang van het project, de uitrolstrategie en het schema van de implementatie vanaf het begin van het project.

3. Mobiliseer leiders en stem ze op elkaar af

Stel een groep leiders samen die uw visie voor de transformatie delen en de veranderingen zullen omarmen.

Deze change managers moeten de voordelen van het project volledig begrijpen en ze kunnen communiceren. Ze maken er een prioriteit van om initiatief te nemen in de transformatie van het bedrijf.

4. Ga in gesprek met medewerkers en stakeholders

Analyseer de impact van elke verandering en blijf communiceren met elke medewerker, elk team en alle functies die betrokken zullen zijn.

Een belangrijke tactiek bij change management over een hele organisatie is een gedetailleerd plan uitwerken voor communicatie met werknemers. Het moet omvatten wat, waar, aan wie, door wie, wanneer en hoe gecommuniceerd zal worden. De communicatie bevat de projectomvang, de doelen, mijlpalen, de te leveren producten, huidige cruciale succesfactoren en manieren van aanpak. Bespreek ook de overgang naar de nieuwe oplossing.

Nog een belangrijk punt is de kernstakeholders en influencers binnen het bedrijf identificeren. Bepaal in welke mate ze de verandering van ERP begrijpen en steunen. Maak dan een plan om hun kennis en steun voor het project te behouden of op te krikken.

Beoordeel op regelmatige basis de bereidheid van iedereen in de organisatie om te veranderen. Controleer de stemming, het enthousiasme, het moreel en de mate waarin ze het project steunen door check-ins doorheen alle fases.

5. Ontwikkel uw toekomstige organisatie

Ontwikkel en ontwerp uw organisatie zoals u ze in de toekomst wenst.

Analyseer de huidige staat van uw bedrijf, locaties en departementen op niveau van processen, mensen en organisatorische systemen. Op basis hiervan maakt u een transformatieplan. Dit plan geeft in detail de acties en verantwoordelijkheden (met tijdlijn) weer zodat u uw organisatie naar het eindpunt kan leiden.

Definieer nieuwe processen met behulp van best practice richtlijnen uit uw sector, eventueel aangepast aan uw specifieke eisen. Beoordeel hoe u jobs kan herinrichten en welke competenties van uw medewerkers u beter kan benutten. Dat betekent ook dat u HR-verantwoordelijkheden zult moeten herzien zoals prestatiebeheer, compensatie, classificatie, aanwerving en inwerking.

6. Bereid uw medewerkers voor met de juiste middelen

Zorg ervoor dat uw medewerkers welvaren in de getransformeerde organisatie.

Deze fase houdt in dat u medewerkers traint om met de nieuwe technologie om te gaan. Vaak betekent het ook een belangrijke herdefiniëring van job-inhoud, aanleren van vaardigheden en organisatorische veranderingen. Bepaal welke competenties vereist zijn.

Doe moeite om uw medewerkers te beoordelen op hun vaardigheden, bekwaamheden, ervaringen en capaciteiten. Documenteer alle gevolgen die de nieuwe ERP-oplossing met zich mee brengt voor het personeel. Zo kan u trainingen ontwikkelen en inplannen om eventueel kennis aan te vullen. En nog voor de lancering van de nieuwe oplossing helpt u iedereen goed begrijpen hoe hun processen en werk zullen veranderen – van eindgebruikers, leiders, teamleden van de implementering en proceseigenaars tot klanten en leveranciers.

Conclusie

De sleutel van effectief change management ligt aan de basis: communiceer uitvoerig en regelmatig over het project en formuleer de reden voor verandering helder en consistent. Het is cruciaal dat u deze boodschap herhaalt en bevestigt zodat die aankomt op elk niveau van uw organisatie. Zo blijft iedereen gericht op de voordelen en niet op eventuele onderbrekingen of ongemakkelijke veranderingen die de implementatie van een nieuwe ERP met zich meebrengt.