Flexibel werken is de nieuwe manier van, nou ja, werken.
Het coronavirus heeft voor werkgevers een grotere nood gecreëerd om een duidelijk, goed gedocumenteerd beleid te bieden. Niet alleen om nieuw talent aan te trekken, maar ook om te zorgen dat uw medewerkers optimaal blijven presteren.
We weten dat wanneer medewerkers hun privéleven en werk beter kunnen balanceren, ze productiever zijn, enthousiaster over hun job en meer geneigd om dat tikkeltje extra te doen voor het succes van uw bedrijf.
Hoewel het een veelvoorkomende wens is op de arbeidsmarkt, is flexibel werken nog steeds nieuw terrein voor kleine ondernemingen.
In deze blog geven we een overzicht van:
- de elementen van een flexibel werkbeleid;
- hoe u het kunt opzetten zodat het makkelijk te beheren is;
- hoe u uw medewerkers hun vertrouwen in deze nieuwe manier van werken kunt vergroten.
Wat is een flexibel werkbeleid?
Een flexibel werkbeleid zijn de formele richtlijnen die bepalen hoe uw werknemers hun werkschema’s plannen en documenteren.
U wilt dit erg zichtbaar houden zodat iedereen in het bedrijf het altijd kan raadplegen. Misschien kunt u het betrekken in uw aanwervingsproces of ergens toegankelijk maken ter referentie.
U moet duidelijk zijn over wat de term ‘flexibel’ betekent voor uw bedrijf. Dit kan gaan over soms van thuis uit werken of niet-traditionele werkuren hebben. Uw beleid moet:
- Aantonen wat de beschikbare werkopties zijn;
- Bevatten hoe een werkschema te kiezen en te wijzigen;
- Duidelijkheid scheppen over verwachtingen en verantwoordelijkheden in verband met communiceren rond wijzigingen, taken afwerken en eender welke andere zaken die een impact hebben op wat er zou moeten gebeuren tijdens de werkuren.
Hoe schrijft u een flexibel werkbeleid?
Omdat er zoveel manieren zijn waarop uw onderneming flexibiliteit voor werknemers kan interpreteren, is er geen standaard beleid dat werkt voor iedereen.
Er zijn wel algemene richtlijnen die aantonen welke richting uw beleid best uitgaat voor de doelen van uw onderneming. Hier zijn er drie…
1. Waarom heeft uw bedrijf een formeel beleid nodig?
Denk na over wat u wilt communiceren met uw flexibel werkbeleid.
Wilt u aantonen dat flexibel werken een hoge prioriteit is binnen de bedrijfscultuur? Wilt u de basis leggen voor de work/life-balans van nieuwe aanwinsten?
Er goed over nadenken, zal u helpen de structuur van uw beleid te bepalen.
2. Welke soort flexibiliteit kunt u ondersteunen?
Vanop afstand werken en flexibel werken zijn uitstekende tools om mensen aan te werven en te behouden, maar alleen als u ze als een consistente ervaring kunt bieden.Zorg dat u over de technologieën en processen beschikt om de flexibiliteit die u wilt bieden, te ondersteunen. Indien dit nog niet het geval is, zult u een oplossing moeten voorzien.
3. Hoe kunt u feedback op uw beleid verzamelen?
Welke doelen u ook heeft voor uw flexibel werkbeleid, het zal het effectiefst zijn als u feedback van managers en medewerkers erin verwerkt.
Hou bij het beslissen van welke elementen u opneemt in uw beleid, zeker rekening met de meningen van degenen die erdoor beïnvloed zullen worden.
Cloudsoftware om flexibel werken mogelijk te maken
Flexibel werken bestaat uit veel bewegende onderdelen. Als uw beleid vanop afstand werken bevat, moet u uw medewerkers helpen om snel en zonder gedoe aan het werk te kunnen gaan.
Als uw werkbeleid flexibele shiften inhoudt, heeft u een allesomvattend overzicht nodig van het werkschema zodat u optimale bezetting kunt inplannen.
Stop met manuele processen
De beschikbaarheid van iedereen bijhouden, zal u hoofdpijn bezorgen als u spreadsheets gebruikt. Ze zijn onhandig om te beheren en vatbaar voor manuele fouten.
Maak het uzelf gemakkelijker met geautomatiseerde dataverwerking in de vorm van cloudsoftware. Dit ontlast u door manuele processen weg te nemen en ze te vervangen met digitale workflows, die u een compleet overzicht van uw arbeidskrachten geven.
In plaats van te verdrinken in post-its of e-mails met afwezigheden van werknemers, kunnen ze hun verzoeken indienen via een mobiele app die veel makkelijker te beheren is.
U kunt ook het aantal shiften die medewerkers kunnen in- of uitschakelen beperken, door automatisch verzoeken te weigeren nadat een bepaald aantal is ingediend.
Zelfbediening
Met meer werknemers die vanop afstand werken, is het belangrijker dan ooit tevoren om altijd en overal werknemersinformatie te kunnen zien en aanpassen.
Medewerkers kunnen hun eigen verlofdagen onderweg regelen met mobiele HR-software. Ze kunnen dezelfde app gebruiken om prestatiereviews en tevredenheidsenquêtes in te vullen. Allemaal vanop één beveiligd, online registratiesysteem.
Communicatie en betrokkenheid
Help uw medewerkers verbonden en op de hoogte te blijven, waar ze ook zijn en wanneer ze ook werken.
In een wereld van werken op verschillende locaties en tijden, is er meer nood aan een gevoel van betrokkenheid en verbondenheid op het werk. Met het gebrek aan face-to-face momenten, moet er nog meer focus op communicatie zijn.
Moet u een bedrijfsaankondiging doen? Bepaalde software laat u effectief communiceren door gerichte en gepersonaliseerde boodschappen naar specifieke groepen medewerkers te sturen of laat u rechtstreeks updates naar hun werk-gsm’s sturen. Zo is iedereen geïnformeerd en betrokken.
Dit houdt ook in dat medewerkers feedback mogen terugsturen, zodat de communicatie van beide kanten komt – een belangrijke factor in employee engagement.
Continue feedback
De werkwereld is altijd aan het veranderen. Regelmatige feedback geeft u up-to-date inzichten in hoe het met uw medewerkers gaat.
Dit laat u toe uw processen en de werkervaringen van uw werknemers constant te verbeteren.
Hoe vervelend is het als u een enquête invult en daarna twee maanden moet wachten voor u iets terug hoort? Continue feedback en regelmatige betrokkenheidsenquêtes zorgen voor een snelle “u vraagt, wij draaien” aanpak van engagement.
Conclusie
Migreren naar een cloudsoftware helpt u met het beter creëren en beheren van een flexibel werkbeleid en om een betere leidinggevende in het algemeen te worden.
Als u manuele processen vermijdt en uzelf wapent met tools om te begrijpen wat uw personeel nodig heeft, heeft u meer tijd om hun obstakels aan te pakken en hen te laten groeien in hun werk.
En wanneer u dat doet, voelen uw medewerkers zich gerespecteerd en geapprecieerd, en meer persoonlijk betrokken bij het succes van het bedrijf.
Uw medewerkers worden in staat gesteld om het beste van hun vaardigheden te geven en trots te zijn op hun bijdrage aan uw bedrijf.
Download onze gratis gids met 7 manieren om uw bedrijf in handen te nemen, om te vermijden dat uw administratie al uw tijd en energie opslorpt en om echt de baas te worden.