Verbeter uw jaarafsluiting door deze 5 boekhoud-mythes te vermijden

Voor veel bedrijven betekent het nieuwe jaar dat het tijd is om de belastingen van vorig jaar in te dienen. Heeft u al uw cijfers klaar voor de jaarafsluiting? Wat houdt het einde van het boekjaar in? Dit bevat winst, geïnde omzetbelasting, inventaris, gedetailleerde lijsten van uitgaven inclusief loon, verliezen, voertuiggebruik, benodigdheden, leveranciers, nutsvoorzieningen, huur, verzekeringen, rente op leningen of kredietkaarten… Als u ‘nee’ antwoordde en u zich waarschijnlijk overweldigd voelt, kan het zijn dat het geloven van een of alle van deze vijf misconcepties het complexer gemaakt heeft voor u dan nodig om de financiële kant van uw bedrijf te beheren. Het goede nieuws is dat het nog niet te laat is om te vereenvoudigen en dat dit het perfecte moment is om de feiten te achterhalen over hoe u de volgende jaarafsluiting een pak vlotter kan laten verlopen. Om veelvoorkomende misopvattingen en de waarheid erachter beter te begrijpen, spraken we met Theresa M. Joslin, eigenaar van Guthrie Tax Service, Inc. in Redlands, Californië. Als een E.A., Enrolled Agent of Ingeschreven Agent, heeft ze een vergunning van de United States Treasury Department en voldoet ze aan strikte ethische en educatieve vereisten. Laten we een kijkje nemen naar de top vijf mythes over accounting en de waarheid achter elk van hen achterhalen.

Mythe 1: Boekhouden is alleen maar wiskunde.

Fout! Accountants gebruiken zeker wiskunde, maar accounting omvat het begrijpen van de wet, belastingwetgeving, en hoe deze van toepassing zijn op uw bedrijf. “Accounting is een proces op hoog niveau dat kijkt naar bedrijfsvooruitgang en conclusies haalt uit de data verzameld door een boekhouder door financiële overzichten op te stellen,” zegt Joslin. “Als een accountant kan ik u zaken uitleggen zodat u betere beslissingen kunt nemen.” Een accountant kan het grote geheel van uw financiële situatie analyseren en u strategisch advies geven. Hij of zij kan essentiële financiële documenten opstellen, zoals een winst-en-verliesrekening, en kan uw belastingaangifte doen. Wanneer u uw fiscaal jaar afsluit en u voorbereidt op uw belastingaangifte, doet u veel meer dan een lijst onkosten en inkomsten met elkaar optellen. U moet begrijpen hoe wetten en de belastingwetgeving – lokaal en federaal – van toepassing zijn op uw bedrijf.

Mythe 2: Een accountant is alleen goed om uw belastingen te doen en ik heb software voor de rest.

Fout! Zoals we net vermeldden, kan een accountant helpen met de belastingen en ze indienen, maar de echte waarde van werken met een accountant is hun expertise en continue training. Belastingwetgeving en wetten veranderen constant en een goede accountant blijft mee door middel van professionele groepen, seminaries, online trainingen, en veel te lezen. Om op de hoogte te blijven van wat nieuw is, wat oud is, en wat kan leiden tot boetes of gemiste verminderingen, kan een accountant maar liefst 10 tot 15 procent van zijn tijd per maand besteden puur aan professionele ontwikkeling. “Welke bedrijfseigenaar heeft of wil daar tijd voor hebben?”, zegt Joslin. Wanneer het over software gaat, helpt de juiste oplossing die op de juiste manier opgezet is niet alleen met de jaarafsluiting, maar laat het u ook toe de financiële gezondheid van uw bedrijf het hele jaar door te volgen. Een accountant kan u adviseren om uw software zodanig op te zetten dat u een jaarafsluitingsrapport kan genereren in minder dan een dag, in plaats van een paar weekends te verliezen aan schoendozen vol bonnetjes en Excel-spreadsheets. “Ik kan u in april niet helpen,” zegt Joslin. “Maar hoe sneller dat we contact hebben, hoe beter. Een bedrijf is in geen positie om gewoon te improviseren.”

Mythe 3: Ik ben een eenmanszaak dus ik heb geen aparte bankrekening nodig.

Grotendeels fout! Het antwoord hangt af van de aard van uw bedrijf, uw huidige financiële situatie, waar u woont en zaken doet en uw plannen op lange termijn. Een eenmanszaak (‘natuurlijk persoon’), die bijvoorbeeld werkt onder een handelsnaam of commerciële naam anders dan de geregistreerde vennootschapsnaam, vereist geen bankrekening speciaal voor het bedrijf, maar het kan het wel makkelijker maken om gegevens bij te houden, vooral tijdens de belastingperiode. Omdat een handelsnaam niet te onderscheiden is van u, de eigenaar, zijn de inkomsten verdiend door de eenmanszaak, inkomsten verdiend door u. Uw winst en verlies worden samen met uw persoonlijke belastingaangifte ingediend. Bij de belastingaangifte moet u onderscheid maken tussen zakelijke en persoonlijke kosten; het vermengen van rekeningen kan leiden tot gemiste of niet-toegestane verminderingen, wat resulteert in meer belastingen. Let op: vennootschappen zijn wel verplicht om aparte bankrekeningen te hebben voor zakelijke en persoonlijke financiën. Zelfs als u geen fulltime accountant “inhuurt”, kan een consultatie van één of twee uur u helpen op de goede weg te blijven en u helpen begrijpen of een eenmanszaak of een vennootschap voor u de beste optie is.

Mythe 4: Accountants zijn te duur.

Grotendeels fout! Waarom? Dit antwoord hangt af van de waarde die u hecht aan werken met een professional in vergelijking met de potentiële kost van fouten maken, omdat u het ofwel fout ingediend hebt, het niet op tijd ingediend hebt, of kansen op vermindering gemist hebt. En, uiteraard, de waarde van uw tijd gespendeerd aan mythes een, twee en drie, en aan het omgaan met de belastingdienst als er een afwijking is. Bijvoorbeeld, zou u liever een boete van 10 tot 25 procent betalen, plus toeslagen voor een late aangifte, of een professionele accountant betalen om die kosten te helpen vermijden en het meeste te halen uit de belastingwetgeving? “Simpele veranderingen kunnen u uw bedrijf kosten,” zegt Joslin. “Wat zijn bijvoorbeeld de gevolgen van uw medewerkers voordelen te geven tegenover opslag of een bonus? In het duister tasten zonder begeleiding of advies kan kostelijk zijn.”

Mythe 5: Boekhouden is alleen voor mannen.

Fout! Vrouwen evenaren of overstijgen het percentage van mannen in dit beroep.

• In Canada zijn 50,5% van alle controleurs, accountants en investeringsprofessionals vrouwen.
• In Europa zijn 64,3% van de juridische en boekhoudkundige professionals vrouwen.
• In de Verenigde Staten zijn 63% van alle accountants en controleurs vrouwen. Desondanks verdienen vrouwen nog steeds minder dan mannen in zowel de Verenigde Staten als Canada. Een recent artikel in Forbes, Supporting Women’s Accounting Leadership, zoekt uit waarom dat zo is en wat we kunnen doen.

De conclusie speelt hier in op hoe u de accountant kiest waar u mee wilt werken. Ten eerste, beperk uw keuzes niet tot mannelijke accountants. Ten tweede, vertrouw in plaats daarvan op referenties, expertisegebieden die gerelateerd zijn aan uw noden, en licenties en certificering. Ten slotte, volg uw gevoel. Is dit iemand waar u makkelijk mee kunt communiceren? Zoals bij elke andere professional, is het vinden van de juiste persoon een persoonlijke keuze om een werkrelatie te ontwikkelen gebaseerd op vertrouwen en respect. Dus voor dit jaar en het volgende, heeft u hier wat eenvoudig advies: “Maak een accountant deel van uw succesteam, zelfs als het een consultatie is om uw bedrijf op te zetten of voor een jaarlijks review,” zegt Joslin.