Gestão financeira de projetos: 6 dicas sobre as melhores práticas a seguir

Nenhuma empresa se poderia ter preparado ativamente para o coronavírus (COVID-19). A dimensão e o impacto do surto apanharam todos de surpresa.

No entanto, algumas organizações reagiram melhor do que outras. Na realidade, no domínio das finanças, é possível que as empresas que aplicaram as melhores práticas financeiras tenham estado em melhor posição para lidar com o impacto inicial do que as que o não fizeram.

Se for CFO (diretor financeiro) ou desempenhar uma função de liderança semelhante, estará bem ciente de que a gestão financeira de projetos é extremamente importante.

Se tiver bons hábitos de gestão, o departamento financeiro poderá planear, organizar, dirigir e controlar as atividades financeiras de uma forma coerente, responsável e célere.

No entanto, o coronavírus e as suas potenciais consequências nas empresas exigiram-lhe certamente que compreendesse a situação exata dos seus projetos, tanto do ponto de vista financeiro como da sua execução.

Um atraso de alguns dias, ou até semanas, terá prejudicado a sua estratégia comercial relativa ao coronavírus, pois não teria sido capaz de considerar, em tempo útil, o que foi faturado, quais os custos na altura e o que foi executado.

Agora que os confinamentos estão a ser atenuados, é uma boa ocasião para rever algumas das melhores práticas que deve esperar dos seus gestores de projeto e talvez aproveitar para disponibilizar formação sobre algumas novas.

Indicam-se a seguir seis formas de estabelecer ou aperfeiçoar as suas melhores práticas atuais e melhorar a gestão financeira dos seus projetos.

1. Escolha as duas ou três métricas adequadas para monitorizar

Dado que os gestores de projeto não são geralmente especialistas em interpretação de dados financeiros, deve verificar se as métricas que utiliza para a gestão financeira dos projetos fazem sentido para eles.

Deverá dispor de mais de uma métrica. Se dispuser de uma única métrica para referência do seu gestor de projetos, pode limitar a capacidade de eles atingirem todos os seus objetivos financeiros.

Por exemplo, se considerar apenas a receita, poderá ter um lucro baixo, ao passo que, se apenas considerar o lucro, poderá não atingir o seu objetivo em matéria de receitas.

Os gestores de projeto devem conhecer os principais indicadores de desempenho (KPI) e serem eles próprios a vê-los facilmente.

Se uma das métricas que utiliza para o projeto for o lucro, verifique se eles compreendem como é calculado. Por exemplo, trata-se do custo recalculado para funcionários assalariados que trabalham mais de 40 horas ou utiliza uma taxa padrão?

Mas faça o possível por não sobrecarregar os seus gestores com demasiadas métricas.

A maioria das organizações chegará à conclusão de que as métricas como o lucro do projeto, o orçamento vs. valor real e o valor de finalização constituem uma boa combinação para fornecer ao seu gestor uma visão completa.

O objetivo geral é fazer com que os seus gestores analisem os dados corretos, para que possam tomar as decisões certas no momento certo.

2. Habitue-se a efetuar uma análise regular das métricas

Uma vez acordados os dados financeiros dos projetos, deverá fazer com que os seus gestores de projeto os analisem regularmente. Não basta apenas incentivar análises regulares, deve torná-las um hábito institucional.

É boa prática reforçar a importância das métricas, concentrando-se nelas nas reuniões de análise dos projetos. Inicie cada reunião com uma análise dos dados, antes de entrar nas discussões qualitativas.

Uma análise regular ajudá-lo-á a manter a coerência, antes de se concentrar nos debates dos projetos. Os seus gestores de projeto devem habituar-se a analisar diariamente os relatórios ou painéis dos projetos.

Tal prática pode constituir um desafio para os gestores de projeto que se distraem com e-mails ou outras tarefas diárias que requerem a sua atenção.

É essencial habituá-los a iniciarem o dia com uma análise dos relatórios financeiros dos projetos. Para transformar um projeto, basta uma fatura pesada de um fornecedor ou alguém com uma elevada taxa de faturação que trabalhe durante bastante tempo, pelo que uma análise diária é essencial.

3. Dê o exemplo com o registo de horas diárias e das contas a pagar

Os relatórios e painéis que os seus gestores de projeto deverão analisar serão tão exatos como os dados em que se baseiam.

Se a sua equipa esperar até ao final da semana para registar as horas ou lançar as faturas dos fornecedores, o gestor de projetos andará às cegas durante toda a semana.

O registo de horas diárias é uma preocupação constante. Tente tudo o que puder para que este seja efetuado, por exemplo relatórios, e-mails e incentivos.

Muitas vezes, as empresas com as mais elevadas taxas de faturação são as piores infratoras. O registo de horas diárias deve ser efetuado de cima para baixo.

Na sua qualidade de líder sénior, deve dar o exemplo e não constituir a exceção.

Para o lançamento das contas a pagar, tente automatizar o máximo possível, interagindo informaticamente com os seus principais fornecedores ou o seu banco. Talvez já esteja sincronizado com o seu banco, mas ainda tem de fazer rapidamente corresponder as operações bancárias aos projetos.

4. Registe o percentual concluído em todos os projetos

O percentual concluído é diferente do percentual faturado. Deve monitorizar semanalmente a avaliação, pelos seus gestores de projeto, do grau de execução dos projetos.

A maioria das empresas não monitoriza o percentual concluído devido a agendas sobrecarregadas e a uma dependência excessiva do que foi faturado como barómetro de quanto foi feito.

Se o percentual concluído estiver exato, pode reconciliá-lo com o valor faturado e com o calendário dos projetos, verificando se o prazo e o orçamento estão a ser cumpridos.

Se levar os seus gestores de projeto a compreenderem a importância do percentual concluído, ajudá-los-á a acertar o ritmo da conclusão dos projetos. São de evitar situações em que tem de concluir 80% do trabalho com os 20% restantes do orçamento.

Alguns gestores de projeto tendem a sobrestimar o progresso dos seus projetos durante as fases iniciais. Pode contrariar esse hábito, utilizando o percentual concluído como uma das suas principais métricas e incluindo-o nas reuniões para análise do projeto.

5. Não deixe que os profissionais de alto desempenho infrinjam as regras

É fácil deixar que as pessoas de negócios infrinjam as regras. Mas isso é um mau exemplo. Especialmente em tempo de coronavírus, todos devem cumprir as regras.

É igualmente uma oportunidade para os profissionais de alto desempenho mostrarem aos gestores de projeto mais jovens que, respeitando as melhores práticas, se podem alcançar melhores resultados.

Algumas organizações criam ações de mentoring, para que os profissionais de mais alto desempenho ensinem os outros. Uma ação de mentoring pode não só apoiar gestores de projeto menos experientes, ensinando-lhes as melhores práticas, mas também pode ajudar os profissionais de mais alto nível a manterem-se no rumo certo.

Implemente uma gestão de cima para baixo. É essencial dar o bom exemplo e mostrar à sua equipa que o sucesso se obtém com muito trabalho e práticas disciplinadas.

6. Supere os limites até onde for possível

Superar um limite não significa tornar as coisas mais complicadas ou demoradas. Significa utilizar as ferramentas à sua disposição para introduzir melhorias no desempenho financeiro do projeto.

Por exemplo, se utilizar o percentual concluído para ajudar a determinar o andamento dos projetos, utilizará uma métrica poderosa comparável ao orçamento dos projetos para fornecer elementos relativos ao valor de finalização.

Reflexões finais

De uma maneira geral, deverá adotar práticas padrão no que se refere à gestão financeira dos projetos.

Os gestores de projeto têm um papel fundamental, mas é bom protegê-los da gestão financeira e mantê-los focados na execução dos projetos.

Todas as organizações profissionais de prestação de serviços são diferentes, pelo que deverá sempre adotar as melhores práticas no que, para si, faz sentido. Aproveite esta ocasião para analisar e rever os processos de gestão financeira dos seus projetos.

Nas próximas semanas e meses, à medida que as coisas começarem a recuperar do confinamento provocado pelo coronavírus, as melhorias podem permitir uma evolução mais rápida, para que a sua empresa não só volte a uma certa normalidade, mas também alimente o seu crescimento futuro.