Adopção da Cloud: Como preparar a empresa para novos processos

A adopção da Cloud é uma maratona e não um sprint.

Todos os projetos de longo prazo precisam de boas bases para serem bem-sucedidos. Se quiser beneficiar das vantagens estratégicas, técnicas e de custos que derivam da migração para a Cloud, é essencial garantir que os alicerces certos são estabelecidos.

Um desses alicerces é uma equipa de trabalho empenhada nos objetivos do seu projeto e preparada para as alterações que a adoção da Cloud acarreta.

Sem o apoio da sua equipa, correrá o risco de um retorno muito reduzido sobre o investimento feito e uma limitada ou nenhuma concretização das vantagens estratégicas de mudar para a Cloud.

Então, que papel desempenha a sua equipa de trabalho numa mudança bem-sucedida para a Cloud e como cativar a sua adesão? Os benefícios da tecnologia de Cloud valem o esforço? É o que nos propomos explorar em seguida.

Serão abordados os seguintes aspetos:

Porque devem os produtores voltar-se para a Cloud?

Que papel desempenha a equipa de trabalho na adoção da Cloud?

6 dicas para preparar a equipa na mudança para a Cloud

Considerações finais sobre a adesão à Cloud

Porque devem os produtores voltar-se para a Cloud?

Para além do know-how técnico, a adoção da Cloud exige um volume significativo de planeamento prévio e de gestão de recursos humanos para resultar como deve ser. O que lhe traz todo esse esforço a longo prazo?

Se ainda não mudou para a Cloud, pode ter experienciado o seguinte enquanto produtor:

• Visibilidade reduzida sobre operações chave, devido ao isolamento dos dados e ausência da funcionalidade de reporte em tempo real.

• Dificuldade de adaptação a padrões de trabalho remotos ou híbridos introduzidos pela pandemia, muitos dos quais destinados a ficar devido à falta de pessoal.

• Processos manuais sujeitos ao erro, que constituem uma significativa perda de tempo e reduzem a produtividade em importantes áreas, como a projeção financeira e a manutenção do equipamento.

• Dificuldade de recuperação, no caso de perda de dados ou de ciberataques.

Migrar para a Cloud é a forma mais eficaz de fazer face a essas questões, porque:

• Cria uma única fonte de confiança para todos os seus dados, elimina silos e permite relatórios de alta precisão gerados por inteligência artificial (IA), em tempo real.

• Os membros da sua equipa de trabalho podem aceder a aplicações em Cloud, onde quer que se encontrem (via telemóvel, tablet ou laptop; já não estão restringidos a usar um computador de mesa), desde que tenham ligação à Internet. O que significa que é mais fácil para os trabalhadores remotos ser mais produtivos e sentir-se parte da equipa.

• A migração para a Cloud, com a ajuda de IA e de tecnologia de aprendizagem automática, ajuda-o a automatizar processos anteriormente manuais. O que aumenta a eficiência, executando-os mais rapidamente e reduzindo o erro humano.

• Fazer um backup dos seus dados externamente, torna mais fácil retomar o funcionamento em caso de falha ou interrupção da produção. Além disso, os centros de dados externos empregam TI e peritos em segurança física de topo, o que pode não ser possível de fazer internamente.

Por outro lado, a adoção da Cloud tem um forte impacto a nível de:

• Projeções: A tecnologia em Cloud com base em IA processa dados de uma forma, que não era até aqui possível. O que transforma a exatidão das suas projeções, possibilitando uma abordagem da tomada de decisão verdadeiramente fundamentada nos dados.

• Custos de TI reduzidos: É mais económico expandir aplicações em Cloud e não terá de comprar, manter ou substituir servidores e hardware associado.

• Custos de produção reduzidos: Uma manutenção previsível reduz o tempo de paragem e despesas de larga escala com equipamento, sinalizando antecipadamente os problemas.

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Que papel desempenha a equipa de trabalho na adopção da Cloud?

Em última análise, a reação da sua equipa de trabalho ao novo software e aos processos em Cloud possibilitará ou impedirá o sucesso do seu projeto de adoção da Cloud.

A adesão da equipa não é opcional quando se migra para a Cloud.

Desde o início, uma equipa de trabalho entusiástica ajudá-lo-á a identificar problemas com processos atuais, que poderiam ser resolvidos usando a Cloud.

E essa é uma perspetiva de terreno que não obterá, necessariamente, de uma gestão sénior.

A equipa será igualmente instrumental na testagem do software, ao longo da implementação e período de lançamento.

A sua equipa alargada estará em melhor posição para assinalar pontos sensíveis no novo software e fazer recomendações sobre como os resolver.

Por outro lado, se não conseguir envolver a sua equipa alargada no projeto da Cloud, correrá o risco de um fraco retorno do investimento, indiferença em relação ao novo software e a subsequente criação de alternativas ineficazes.

Estas geram frequentemente os tais silos de dados, que com esforço significativo tenta evitar ao implementar uma solução na Cloud.

Por outras palavras, voltará à estaca zero.

6 dicas para preparar a equipa na mudança para a Cloud

A boa notícia é que preparar a equipa de trabalho para a mudança para a Cloud não exige nada de particularmente complexo.

Com entusiasmo, franqueza e uma boa dose de planeamento do futuro, pode preparar com sucesso a sua equipa de trabalho para a adoção da Cloud e encorajar a adesão desde as primeiras fases do projeto.

As seguintes dicas ajudam-no a preparar a equipa para as grandes mudanças, encorajam a participação e aumentam a adesão.

1. Pedir voluntários

Precisa de representantes das partes interessadas para escolher o novo software em Cloud? Poderia usar uma equipa de testagem diversificada para passar os novos processos a pente fino, antes da entrada em operação?

Então e grupos de foco para o ajudar a identificar pontos críticos e como a adoção da Cloud os poderia solucionar?

Pedir voluntários é uma excelente forma de promover o envolvimento na sua estratégia de adoção da Cloud. É também uma boa oportunidade para os envolvidos lançarem pontes no seio da organização e expandirem a sua experiência profissional.

O que nunca é mau, em particular se houver uma promoção entre as possibilidades.

2. Alargar o acesso a demonstrações de produtos

Não pode convidar toda a equipa para ajudar diretamente no processo de migração para a Cloud, o que não significa que não possam ter algum tipo de envolvimento.

Se vai migrar para um software em Cloud, permita que qualquer interessado esteja presente nas demonstrações de produtos e coloque questões.

Assim, poderão ver em primeira mão as melhorias que o novo sistema traria, ajudando a alargar a adesão ao seu projeto em Cloud, desde o início.

Também os poderá encorajar a enviar um feedback escrito a representantes das partes interessadas, para que tenham uma boa noção da opinião dos seus representados em relação aos diferentes sistemas.

3. Realizar sessões regulares de P&R

A sua equipa de trabalho não será entusiástica em relação ao projeto de adoção da Cloud, se você também não estiver visivelmente entusiástico.

Importa também recordar que a adoção da Cloud pode ser disruptiva. A sua equipa terá seguramente questões a colocar e preocupações a esclarecer.

As sessões abertas são uma excelente forma de demonstrar os pontos positivos da migração para a Cloud, enquanto se responde a essas dúvidas.

Realize-as num local central e a uma hora em que muitos possam estar presentes (na pausa para o almoço ou logo a seguir a uma mudança de turnos, por exemplo – e não se sinta mal em investir em comida oferecida para estimular a participação).

E se a sua empresa adotou trabalho remoto e/ou híbrido, porque não organizar sessões através de ferramentas de videoconferência?

Pode igualmente gravar as sessões, para que quem não possa estar presente assista mais tarde.

4. Esperar e encorajar o feedback

A longo prazo, a adoção da Cloud transformará o modo de operação de toda a organização.

É fácil deixar passar coisas que podem afetar seriamente o projeto. Se ignorar o feedback da organização, por achar que não têm conhecimento suficiente, reduzirá a adesão da equipa e colocará em risco o sucesso do seu projeto.

É por essa razão que deve dar ouvidos ao feedback de todas as áreas do seu negócio.

Quer seja a sua equipa de TI a informá-lo de um problema técnico maior ou alguém do armazém a assinalar que determinado processo de inventário do stock teria de mudar para se ajustar à sua solução de Cloudproposta, tome nota.

Grandes projetos já falharam por menos.

5. Disponibilize formação sobre padrões de trabalho

Não deixe à administração geral a tarefa de disponibilizar a formação julgada adequada.

Essa é a receita para uma formação incompleta, variando os níveis de competência no seio da organização e desenvolvendo soluções alternativas ineficazes, devido às lacunas de conhecimento.

Em vez disso, certifique-se de disponibilizar programas de formação abrangentes e regulares, para diferentes áreas da empresa.

Certifique-se de que são acessíveis – organize-os também via videoconferência, se a sua equipa trabalhar em regime remoto ou híbrido – e certifique-se de que a equipa tem espaço para priorizar tais formações em relação a outras tarefas.

Pode perder algum volume de produtividade imediata, mas será recompensado a longo prazo.

Os ganhos de eficiência a longo prazo que visa conseguir com a sua estratégia de adoção da Cloud não se materializarão, se a sua equipa não estiver treinada em áreas-chave.

6. Ter em conta a gamificação

A sua equipa de trabalho está orientada para os objetivos? Uma certa competição poderá ajudar a estimular consideravelmente o desempenho da equipa?

Se assim for, a gamificação poderá ser uma opção a ter em conta.

Considere troféus, prémios e reconhecimento para grupos da equipa com elevada taxa de participação em formações, por exemplo, ou um quadro de classificação para as pontuações de e-learning.

Não é de aplicação universal, nem garantirá a adesão por si só, mas para alguns ambientes de trabalho pode ajudar significativamente.

Considerações finais sobre a adesão à Cloud

Preparar a sua equipa para a adoção da Cloud exigirá considerável esforço. E não é algo que possa esperar que aconteça naturalmente.

O esforço que investir será absolutamente crucial para atingir os seus objetivos de adoção da Cloud, a longo prazo, tais como melhorar as suas atividades de projeção e reporte, a automatização de processos, a manutenção previsível e o trabalho remoto.

Embora a preparação da sua equipa de trabalho para a adoção da Cloud possa causar alguma disrupção a curto prazo (devido ao tempo retirado do trabalho regular para dedicar à formação, por exemplo), essas perdas imediatas serão mais do que compensadas pelo sucesso a longo prazo do seu projeto.

Se fizer um bom planeamento, o envolvimento na adoção da Cloud oferecerá igualmente vantagens à sua equipa, uma vez que expande os contactos no seio da organização, adquire novas competências e usa a experiência do terreno para informar a estratégia global.

Com a estratégia certa, a adoção da Cloud é uma situação de vantagem mútua para a equipa e a organização no seu todo.