Estratégia, Legal e Processos

Assinatura digital e documentos legais: Quais são válidos em Portugal?

Saiba quais os tipos de Assinatura digital válidos em Portugal e como os contabilistas os podem integrar com total segurança.

Novembro 17, 20256 minutos de leitura Partilhar

Guia prático sobre tipos de assinatura digital, valor jurídico e boas práticas de integração nas rotinas da empresa. 

• A digitalização veio para ficar. Para quem trabalha em contabilidade, perceber quando e como usar assinaturas eletrónicas é essencial para reduzir papel, acelerar fechos e cumprir a lei.
• Descubra neste artigo quais os tipos de assinatura digital existentes, o seu valor jurídico em Portugal e como integrá-las de forma segura nos processos diários.

Num contexto de digitalização acelerada, os contabilistas precisam de certezas jurídicas: que tipos de assinatura digital existem, quando têm o mesmo valor de uma assinatura à mão e como os integrar no dia a dia da empresa. 

Além disso, é essencial saber que diplomas se aplicam e onde a assinatura eletrónica qualificada é obrigatória. Vamos por partes, de forma prática e com base na lei.

PARTILHE! Em Portugal, a assinatura eletrónica qualificada tem o mesmo valor que a manuscrita, e é reconhecida em toda a UE. Confira no Regulamento eIDAS e no Decreto-Lei n.º 12/2021, de 9 de fevereiro, qual o nível certo de assinatura para o seu caso.

Índice do post

Assinatura digital: bases legais em Portugal 

Na União Europeia, quando falamos em assinatura eletrónica, o quadro jurídico-base é o Regulamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS). 

Com base neste Regulamento, duas regras são cruciais: 

• Não se pode recusar efeito legal a uma assinatura só por ser eletrónica; 
• A assinatura eletrónica qualificada (QES) tem efeito legal equivalente à manuscrita em toda a UE.

Em Portugal, o Decreto-Lei n.º 12/2021, de 9 de fevereiro (DL 12/2021), assegura a execução interna do eIDAS e veio consolidar o regime: a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada a um documento eletrónico equivale à assinatura autógrafa (isto é, manuscrita) e cria presunções de autoria e intenção de assinar.

Além disso, o Sistema de Certificação Electrónica do Estado (SCEE) sustenta os certificados qualificados do Cartão de Cidadão e da Chave Móvel Digital (CMD), disponibilizando uma infraestrutura de confiança reconhecida.

Tipos de assinatura eletrónica e o seu valor jurídico

O eIDAS define três tipos de assinatura eletrónica: simples, avançada e qualificada.

• Assinatura eletrónica simples (SES): qualquer mecanismo que exprima a vontade de assinar (ex.: “aceito” numa plataforma). Tem valor probatório, mas não a equivalência automática à manuscrita; a sua força probatória é apreciada nos termos gerais.
  
• Assinatura eletrónica avançada (AES): é única do signatário, permite identificá-lo e detetar alterações ao documento (normalmente baseada em criptografia). Tem maior robustez, mas, em regra, não goza da presunção plena da qualificada.
  
• Assinatura eletrónica qualificada (QES): baseada em certificado qualificado emitido por um prestador qualificado e criada com um dispositivo qualificado (QSCD). Tem equivalência legal à assinatura manuscrita e presunções de autoria e integridade.

No contexto português, é possível obter QES com Cartão de Cidadão ou CMD, soluções oficiais apoiadas pelo SCEE, com a mesma validade legal que a assinatura à mão.

Para negócios transfronteiriços na UE, a assinatura qualificada é a via mais segura: é reconhecida em todos os Estados-Membros e afasta dúvidas de admissibilidade e equivalência.

Quando é que a assinatura qualificada é exigida? 

Embora muitas relações contratuais privadas admitam SES ou AES, há contextos em que a QES é a regra. 

Um exemplo recorrente são os procedimentos de contratação pública, em que os documentos submetidos nas plataformas eletrónicas devem ser assinados com assinatura eletrónica qualificada.

Além disso, vários atos formais que, em papel, exigiriam assinatura manuscrita (ou reconhecimento/autenticação). Em formato eletrónico exigem QES para manter a equivalência de forma e força probatória prevista no DL 12/2021.

A jurisprudência portuguesa reforça a distinção: documentos eletrónicos sem QES não perdem automaticamente eficácia, mas o seu valor probatório é apreciado caso a caso, podendo ser insuficiente em contextos formais.

Como integrar a Assinatura digital nos processos empresariais 

Para integrar assinaturas eletrónicas com segurança jurídica e eficiência operacional nos seus processos empresariais, sugerimos:

1. Mapear documentos e riscos. Classifique os documentos por exigência de forma, contratos com cláusulas sensíveis, procurações, propostas a entidades públicas, etc. E defina o nível mínimo de assinatura: SES/AES para rotinas internas de baixo risco; QES para atos com forma legal estrita ou exposição relevante.
   
2. Escolher prestadores qualificados (QTSP). Selecione fornecedores constantes das Trusted Lists da UE (ou o ecossistema estatal CC/CMD) para emissão de certificados qualificados e serviços de confiança. Por exemplo, selos eletrónicos, validação cronológica, entrega eletrónica registada.
   
3. Implementar dispositivos qualificados (QSCD) e políticas internas. Garanta que a criação da assinatura qualificada ocorre com QSCD e que existem políticas de gestão de chaves, perfis de acesso, logs e segregação de funções.
   
4. Garantir validação cronológica e selos eletrónicos da empresa quando adequado. Além da assinatura do signatário, os selos eletrónicos qualificados e os carimbos temporais reforçam integridade e auditabilidade, úteis para fechos mensais, aprovações internas e relações com autoridades.
   
5. Arquivo eletrónico com preservação de prova: adote repositórios que guardem o documento, os metadados, o certificado e a cadeia de validação, para prova futura. Isso simplifica auditorias e controlo interno.

A digitalização trouxe conveniência, mas também exige rigor jurídico. Para os contabilistas, compreender o alcance legal de cada tipo de assinatura eletrónica é essencial para proteger a empresa e garantir a validade dos atos que representa.

O Regulamento eIDAS e o DL 12/2021 são os pilares da confiança digital em Portugal, e conhecer as suas regras é um passo essencial para trabalhar com segurança num ambiente 100 % digital.

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