Como basear a sua filosofia empresarial numa tomada de decisões mais inteligente

 

Planificar o futuro é importante, se quiser manter-se à frente da concorrência e garantir o sucesso do seu negócio. No entanto, na prática, fazer previsões e tomar medidas a respeito delas é difícil, especialmente se a sua empresa não tem o hábito de analisar dados de forma constante e precisa.

Se vai transformar a tomada de decisões baseada em dados no eixo do seu modelo empresarial, terá de ser capaz de gerar e analisar dados de uma forma rápida e precisa. E, mais importante ainda: deve garantir que tomar decisões desta forma se torna a norma na sua empresa.

Mude o centro de atenção para a análise de dados

Há um elemento que dissuade muitas empresas de tomar mais decisões baseadas em dados: os próprios dados.

É evidente que precisa dos dados para tomar decisões fundamentadas, mas compilar os dados certos e inseri-los em folhas de cálculo do Excel, em formulários ou no software de contabilidade, faz perder tanto tempo que nunca chega o momento de tomar a decisão em si. A inserção de dados começa a monopolizar, pouco a pouco, uma boa parte do tempo, deixando pouco espaço para os analisar e, daí, retirar as melhores conclusões.

Por isso, o primeiro conselho, embora bastante simples, é de uma eficácia incrível: automatize ao máximo a inserção de dados em documentos.

Um software adequado extrai automaticamente os números de relatórios de vendas, faturas e folhas de cálculo de Excel, deixando-os prontos a analisar pelo departamento de contabilidade. Assim, reduzirá o número de horas de inserção de dados e limitará a possibilidade de erros humanos no processo.

Aprenda a delegar tarefas

É possível que os seus colegas estejam dispostos a tomar decisões baseadas em dados, mas o seu entusiasmo pode desaparecer rapidamente se não tiverem acesso à informação de que necessitam para pensar e trabalhar de uma forma mais estratégica.

Imagine que um membro da equipa de vendas tem uma reunião dentro de uma hora e quer apresentar um relatório sobre os lucros gerados por um novo produto específico, em comparação com o tempo que levou a comercializá-lo. Terá de esperar até que a pessoa responsável pela contabilidade tenha tempo para obter o relatório, consultar os dados e enviá-lo. Entretanto, a reunião terminou, as decisões já foram tomadas e a equipa de contabilidade perdeu tempo valioso de que poderia dispor para preparar a sua própria análise estratégica.

Há uma razão para que 70 % das empresas de ponta tenham algum tipo de acesso autónomo aos dados. A chave está em dar a todos um acesso fácil aos dados de que necessitam. Por exemplo, muitas soluções de contabilidade permitem dar acesso seletivo a determinadas pessoas para que realizem tarefas concretas. Assim, podem fazer upload dos dados que lhes são pedidos (como as suas despesas) e descarregar a informação de que necessitam (relatórios de vendas ou confirmações de faturas pagas), sem a necessidade de acesso à totalidade do sistema. Ao dispor deste acesso, os colaboradores libertam-se de parte da carga que implica a inserção de dados e, além disso, obtêm a informação e o controlo de que precisam para tomar decisões.

Faculte a tecnologia adequada à sua equipa

Se apenas um pequeno grupo de pessoas tiver as ferramentas e a formação necessárias para recolher relatórios, analisar dados e tomar decisões com base nos mesmos, as iniciativas para melhorar este último processo serão muito limitadas.

A tomada de decisões com base em dados tem de ser integrada na cultura empresarial, para que possa influenciar verdadeiramente o sucesso do negócio.

Ou seja, terá de investir em ferramentas que facilitem esta análise de dados, de modo a que a consulta dos números se torne imprescindível, antes de tomar qualquer tipo de medida estratégica.

Ter o software de análise apropriado e painéis de controlo personalizados de acordo com os postos de trabalho e requisitos do seu equipamento facilitará, em grande medida, a deteção de tendências que outros podem ter negligenciado.

Os membros da sua equipa podem ser treinados para localizar padrões através dos dados e usar as informações recolhidas para tomar melhores decisões e melhorar os seus métodos de trabalho habituais. É simples entender como pequenas mudanças podem ter um grande impacto no sucesso do negócio, quando este fenómeno se estende a toda a empresa.

Aproveite melhor os painéis de controlo e as métricas importantes

O seu negócio gera uma quantidade imensa de dados a cada semana.

Como pode ter certeza de que está a ter em conta todos os fatores importantes quando toma uma decisão, sem gastar muitas horas por dia para rastrear centenas de números?

A solução adequada para gerar relatórios pode simplificar consideravelmente o processo de compilação e análise dos dados relevantes.

Só precisa de identificar as métricas-chave do seu negócio para tomar esta decisão e o software irá recompilar e apresentá-las num único painel. Com todas as informações relevantes compiladas num só lugar, num formato intuitivo e fácil de interpretar, poderá tomar decisões fundamentadas com maior rapidez.

Personalize os relatórios consoante as suas necessidades

A maior parte das pequenas empresas reconhece a importância dos dados e da sua análise na tomada de decisões. No entanto, muitas começam a recolher absolutamente tudo o que lhes parece interessante ou consideram que pode ser-lhes útil mais tarde, sem grande critério.

A chave está em fazer esta pergunta a si próprio: o que preciso de saber neste momento para que o meu negócio seja bem-sucedido?

Ao criar relatórios personalizados, pode selecionar os dados que permitem encontrar as respostas que procura. E, com a capacidade de gerar relatórios facilmente e a qualquer momento, conseguirá ver com clareza em que situação se encontra o seu negócio.

Por exemplo, experimente fazer uma rápida revisão diária das vendas para verificar o progresso em relação aos objetivos mensais, procure perceber o grau aceitação de um novo produto durante o mês anterior, ou ainda por que razão a procura aumentou exponencialmente num determinado dia.