De que forma a gestão eficiente dos clientes pode ajudar os contabilistas na gestão financeira e administrativa

Na primeira parte deste artigo, abordámos o valor que a gestão da informação dos clientes aporta para o Gabinete de Contabilidade, em termos de eficiência e ganhos de tempo.
De seguida, vamos analisar os benefícios, em detalhe, de uma abordagem orientada para o CRM, por via de um software em cloud, integrado com um software de gestão de administrativa e financeira.

Lista de clientes uniformizada

Tem apenas uma lista de clientes ativa que está sempre atualizada. Como está armazenada em cloud, está acessível em simultâneo a vários funcionários, por meio de um vasto conjunto de dispositivos, em qualquer lugar com acesso à Internet.

Gestão de datas-chave

Pode criar e monitorizar datas-chaves para cada cliente, com o objetivo de respeitar sempre os prazos. Estes podem estar relacionados com os períodos de contabilidade dos clientes, mas podem ter que ver com qualquer evento, como um acontecimento relevante para a indústria de que o seu cliente faz parte (com variações sazonais, por exemplo), com vista a providenciar consultoria empresarial atempadamente.

Tomar notas e debater

Pode fazer uma anotação sempre que alguém na empresa contacta um cliente ou sempre que o cliente contacta a empresa. É como um médico que tira apontamentos de tudo o que lhe é dito para poder recorrer a essas notas sempre que necessário no futuro.

Agora a sua empresa pode beneficiar do mesmo conhecimento profundo sobre os seus clientes e as respetivas preocupações. Pode ainda anexar ficheiros aos ficheiros dos clientes, como PDF e folhas de cálculo.

Gestão de contactos e integração do correio eletrónico

Um bom CRM (Customer Relationship Management) terá de se integrar com as restantes aplicações utilizadas pelo Gabinete de Contabilidade, para garantir que pode integrar a atual base de dados sobre os clientes. Isto incluirá também o correio eletrónico e permitir-lhe-á criar e enviar as mensagens eletrónicas pelo próprio CRM.

Isto vai poupar-lhe imenso tempo e vai criar um fluxo de trabalho muito eficiente. Frequentemente, isto passa pela integração do Outlook e de outras aplicações do sistema operativo do Microsoft Office.

Uma plataforma única de acesso a todos os seus clientes

Esta plataforma inclui os respetivos serviços de contabilidade e de conformidade: tudo num único sítio. Não voltará a ter necessidade de trabalhar com vários sistemas com diferentes autenticações. Pode ser tudo operado a partir de uma plataforma, para oferecer uma excelente experiência ao cliente, com a informação mais recente sempre disponível.

Digitalização

Um bom CRM irá apoiar a digitalização do seu escritório e a mudança dos clientes para a cloud. Facilitará a gestão dos direitos de acesso e integrará todos os seus dados numa plataforma única.

Registo de todos os dados dos clientes

Ao passo que uma folha de cálculo pode ter naturalmente limitado o número de dados que pode armazenar sobre cada cliente, o CRM permite-lhe registar todos os dados que deseje, bastando para isso criar um novo campo de dados – quer seja financeiro, quer não.

Para lá disto, no entanto, uma abordagem orientada para um CRM conduz o cliente para o centro do fluxo de trabalho. Os dados dos clientes estão sempre disponíveis e atualizados, independentemente de quem foi o membro da equipa que esteve em contacto com o cliente pela última vez.

Como tal, torna-se mais fácil conduzir a sua empresa no sentido de acrescentar mais valor ao trabalho que realiza pelos clientes e de ser um conselheiro de confiança.

Fazer a mudança

Nunca foi tão importante fazer a mudança para uma abordagem baseada no CRM. O seu Gabinete de Contabilidade beneficiará e os seus clientes também. Em seguida, apresentamos alguns dos passos que definem as melhores práticas neste contexto.

1. Avalie as opções

Há uma grande variedade de abordagens baseadas no CRM à sua escolha, mas uma característica crucial é a garantia de que, seja qual for a solução que escolher, esta será completamente integrada na solução de gestão administrativa e financeira e nas outras aplicações em uso.

Além disso, um bom CRM permitir-lhe-á acrescentar funções extra por via de um mercado de aplicações. Estas poderão não estar diretamente relacionadas com contabilidade, mas poderão permitir-lhe, por exemplo, fazer uma melhor integração de outras tarefas no fluxo de trabalho da sua empresa, ou ajudá-lo a enviar mensagens eletrónicas publicitárias para a aquisição de novos clientes.

2. Reserve algum tempo e recursos para se adaptar

Não há dúvida de que mudar de um processo manual de gestão de dados de clientes com base em folhas de cálculo para um CRM na cloud levará tempo e consumirá recursos. Por si só, isto pode parecer um obstáculo ao progresso, mas existe uma solução simples.

Comprometa-se a mudar um dado número de clientes por semana. Pode definir inicialmente um número trivial que lhe permita aprender a funcionar com o software e a antecipar quaisquer problemas.

Partindo do princípio de que tem um contrato em vigor com o seu cliente, tem uma razão legítima para processar os dados deste, por isso, mesmo ao abrigo do  RGPD, não deverá ser necessário pedir autorização para fazer a mudança dos dados para um novo sistema.

3. Use esta oportunidade para construir relações

Contudo, isto não quer dizer que não possa usar esta oportunidade de mudança para um sistema de gestão de clientes com base num software como desculpa para não entrar em contacto com os clientes.

Pode ter de o fazer para recolher novas informações, ou pelo menos para garantir que os dados antigos ainda são corretos e relevantes, mas esta é também uma oportunidade de garantir que o cliente está consciente do leque de serviços que oferece. Quanto a informá-los de que está a adotar uma tecnologia nova e melhorada, bem, é ótimo para a sua imagem.

Defina o objetivo de transferir os clientes a um ritmo regular, que seja adequado à sua empresa. Mesmo que sejam apenas alguns por semana, já é um progresso saudável. O objetivo de transferir todos os clientes de uma vez será talvez demasiado ambicioso, e a última coisa que quer é causar problemas aos seus clientes.

Considerações finais

A sua empresa precisa de uma gestão de clientes eficaz. Os seus funcionários agradecerão em termos de eficiência e os resultados serão quase imediatos. Os seus clientes terão acesso a um serviço melhor e nunca uma empresa de contabilidade foi à falência por prestar os serviços de que os seus clientes precisam.