O Papel do Contabilista Certificado na Gestão de Dados

Enquanto o mundo acelera na quarta revolução industrial e coloca a sua ênfase na digitalização, organizações de todos os tamanhos e em todos os setores enfrentam enormes perturbações, mas também oportunidades.

Para prosperar nesta nova economia digital, os dados e a proliferação de informações deve ser estrategicamente aproveitados e utilizados para conduzir decisões mais informadas que criam melhores resultados para os clientes, colaboradores, investidores, sociedade e demais stakeholders.

Os Contabilistas Certificados devem expandir a sua abordagem para incluir o conjunto de dados estruturados e não estruturados para apoiar as empresas na tomada de decisões orientadas que os conhecimentos dos dados transmitem.

O IFAC e a Chartered Professional Accountants of Canada (CPACanada) divulgaram um relatório conjunto sobre O Papel do Contabilista Certificado no tratamento de Dados, onde se descreve uma cadeia de valor de gestão de dados e explora quatro funções-chave que os contabilistas podem ocupar dentro dele:

• Engenheiro de Dados;
• Controlador de Dados;
• Cientista de Dados, e
• Consultor Estratégico.

O Papel do Contabilista Certificado no tratamento de Dados

As empresas estão enfrentando uma escassez crónica de competências nessas áreas, e os contabilistas certificados podem ter uma oportunidade de preencher essas funções.

O relatório, referido anteriormente, inclui estudos de caso destacando como os contabilistas em diferentes funções podem ampliar os seus papéis na condução de decisões baseadas em dados.

A falha em compreender e gerir adequadamente os dados poderá não apenas deixar as empresas para trás, mas potencialmente deixá-las sem a capacidade de contribuir significativamente em um mundo digital cada vez mais global.

Ao desenvolver as competências essenciais e expandir as habilidades e conhecimento para cumprir funções-chave na cadeia de valor para gerir dados, não só podem garantir um futuro forte e vibrante para si próprios na economia digital, mas podem orientar as organizações em todos os setores e indústrias para se adaptar e até forjar novos caminhos com integridade e longevidade. Este relatório descreve o caminho a seguir.

A cadeia de valor da gestão de dados consiste em processos que começam quando os dados são criados primeiro e incluem armazenamento, transformação, análise e comunicar dados para que os utilizadores possam entender e beneficiar do seu conhecimento.

O relatório do Papel do Contabilista Certificado no tratamento de Dados explora como a experiência de um contabilista pode ser aplicada nas seguintes quatro funções principais que são essenciais para os dados na cadeia de valor de gestão:

1. Engenheiro de dados: garante que os dados usados tenham integridade, sejam limpos e confiáveis.
2. Controlador de dados: concentra-se na administração dos recursos de dados da mesma forma que a função de controle existente (administração de finanças e recursos físicos).
3. Cientista de dados: analisa e interpreta dados complexos para desenvolver insights para apoiar a tomada de decisão.
4. Consultor estratégico: estrutura, analisa e explica questões complexas de negócios dentro de um contexto local, nacional ou global com base nos pontos fortes e limitações dos dados e nos pressupostos e modelos que sustentam perceções derivadas.

Partilha de dados

O papel abrangente nesta parte da cadeia de valor de gestão de dados é descrito como um controlador de dados. O controlador de dados é responsável pela administração dos dados: para aumentar o valor dos dados através de sua proteção, qualidade e uso adequado.

Uso interno

Tradicionalmente, os controladores protegem os recursos e garantem que apenas as pessoas com os direitos de acesso apropriados (necessidade e permissão) estão autorizados a usar o Recursos.

Os contabilistas tradicionalmente desempenham na gestão papéis em relação aos recursos financeiros e físicos. Nesta qualidade, eles garantem que os recursos financeiros da organização são protegidos, os requisitos são cumpridos e as atividades realizadas pela organização estão estrategicamente alinhados.

A função de supervisão do controlador de dados não se limita a recursos financeiros. Ela aplica-se a todos os recursos de dados e sobrepõe-se ao financeiro.

Uso externo

A certificação dos dados provavelmente implicará na capacidade de provar a precisão e a fonte dos dados, também conhecidos como proveniência ou linhagem. Um controlador de dados provavelmente deve ser chamado a fornecer esta certificação.

Questões jurisdicionais

As organizações têm oportunidades significativas de usar novas tecnologias para sua vantagem. Isso pode levantar desafios legais e éticos significativos, pois nem todos os usam da tecnologia alinhada com os valores das diferentes sociedades (justiça, segurança, privacidade, compreensão e transparência).

Conforme declarado no Código Internacional de Ética para Contabilistas, levando em consideração sua posição e antiguidade na organização, os contabilistas estão bem posicionados para ajudar as organizações na sua função do controlador de dados.

O elemento-chave da função do controlador de dados é proteger os dados. Isso envolve garantias que:

• apenas indivíduos autorizados têm acesso aos dados;
• a origem dos dados pode ser demonstrada, e
• os dados são usados para a finalidade pretendida.

Uma função aprimorada para os contabilistas é garantir que a jurisdição e os limites são respeitados por meio do monitoramento apropriado do uso de dados.

Uma função igualmente importante é certificar que os dados sendo usados são adequados para a finalidade, na medida em que a linhagem e proveniência dos dados podem ser comprovadas.

O Estudo de caso 1, em anexo ao relatório suprarreferido, tem como título “Apoiando a tomada de decisão de rotina usando dados internos.”

O Contabilista é o controlador financeiro que prepara o relatório mensal de status financeiro para sua organização. Está preocupado porque leva muito tempo para produzir o relatório e que, quando o relatório está pronto, as informações não são mais relevantes. Na verdade, o relatório de fim de mês não será visto até o seguinte mês, o que o torna dois meses desatualizado.

Isso é aceite como o status quo dentro de uma organização, mas não deve ser aceitável para o Contabilista que se assuma como controlador de dados.

O Contabilista do século XXI quer que os resultados financeiros sejam relatados mais rapidamente porque a informação é a chave para uma tomada de decisão informada e baseada em evidências.

Na ausência de resultados financeiros oportunos, muitas vezes falta-lhe credibilidade e informações necessárias para examinar e desafiar adequadamente os planos apresentados por outros membros da gestão da empresa. Perde-se a credibilidade do contabilista para com a gestão da empresa.

Muito importante, o contabilista deve temer que a sua empresa poderia tomar más decisões por não ter a informação necessária.

É preciso corrigir o processo e, ao mesmo tempo, fornecer informações relevantes e conhecedoras para quem de gere a empresa.

Um relatório ideal seria automatizado, fornecido aos empresários dentro de cinco dias após o final do mês e indicar as evidências para apoiar uma discussão significativa da organização, dos resultados em relação aos seus planos e referências históricas.

Leva apenas meio-dia para obter as informações do sistema financeiro e execute-as através de seu modelo – por que demora dois meses para chegar ao empresário?

Considerações estratégicas para o desenvolvimento do relatório aprimorado determina que o seu relatório deve conter resultados planeados versus resultados reais pelas informações financeiras, o que deve ser destacado e o que está a gerar os resultados.

Isso significa que, além dos dados financeiros, são precisos de dados sobre os principais gastos nas atividades de contração / aquisição.

Com esta informação, o contabilista poderá aprimorar seu modelo.

Descobre-se que o novo cronograma para produzir o relatório automatizado aprimorado será a seguinte:

• dois dias para fechar o final do mês;
• um dia para executar o relatório;
• um dia para testar a análise; e
• um dia para aprovar e distribuir o relatório ao empresário.

Com os dados certos, este é um cronograma viável.

Colheita de dados

Precisa-se de informações de três sistemas separados para preparar o relatório.

O sistema financeiro está sob o seu controle e é a fonte atual para o relatório de fim de mês. No entanto, é preciso de acesso a dois outros sistemas – o sistema de recursos humanos e sistema de contratação / aquisição. Deve-se mapear os dados que precisamos para construir modelo e testar a geração de relatórios com o sistema financeiro.

Os dados financeiros são verificados por meio de processos automatizados para identificar problemas em transações à medida que são inseridas e como parte do download para garantir que o sistema financeiro está em equilíbrio, todos os registos estão completos e não há entradas duplicadas. Assim, teremos certeza de que o conjunto de dados está completo.

No entanto, ao olhar para os dados financeiros, podemos ver outros problemas perenes.

É determinante o acesso ao sistema de recursos humanos sistema para entender os planos de atrito e contratação da organização e ao sistema de contratação / aquisição.

Insights de dados

O modelo de relatório existente deve gerar benchmarks e incluir os resultados planeados versus reais da atividade de contratação / aquisição. O contabilista deve ser capaz de incluir certificação executiva da integridade do sistema financeiro como um anexo ao seu relatório.

O seu relatório deve ser produzido após ter fechado o mês terminar dentro de dois dias. Deve-se confirmar a integridade do relatório e compartilhar com os empresários dentro de cinco dias após final do mês.

O relatório aprimorado é oportuno e relevante. Dentro de cinco dias do final do mês, os empresários sabem o status de atividades reais versus atividades planeadas e o seu impacto na situação financeira e no desempenho financeiro. Eles estão cientes dos principais geradores de custos não financeiros de contratação / aquisição e agora estão preparados para ter uma conversa significativa sobre os resultados mensais. Por meio dessas conversas, novos insights são revelados sobre o que está influenciando os resultados financeiros da empresa.

Atrasos de contratação / aquisição devem ser discutidos e o contexto financeiro é agora compreendido, fornecendo uma base para tomar as medidas necessárias. A credibilidade do contabilista aumenta significativamente com o relatório mensal.

Comunicação

O relatório em si é impressionante, mas mais importante é a capacidade de explicar o mesmo.  Deve integrar e contextualizar o impacto da contratação / aquisição e outras atividades nos resultados de fim de mês.

Também pode explicar as limitações do modelo e sua relevância para a tomada de decisão, aprimorando ainda mais o impacto estratégico da informação. E, como resultado, o Empresário é mais capaz para tomar decisões informadas sobre troca de recursos e alinhar a equipe em torno sua visão.

Além disso, a empresa agora está mais bem preparada para fornecer mais atempadamente, explicações sofisticadas e baseadas em evidências para as suas partes interessadas nos seus resultados e por que esses resultados ocorreram.

Com este artigo pretendemos desafiar os Contabilistas a produzirem um Relatório Mensal entregue aos empresários atempadamente sobre a evolução do negócio.