Os 6 parâmetros que a sua empresa de serviços deve monitorizar

A duração do ciclo de faturação e a perda de receitas são dois parâmetros que a sua empresa precisa de monitorizar. Descubra outros aspetos que não deve perder de vista.

As organizações profissionais de serviços podem ser bastante complexas.

Algumas servem várias indústrias, dispõem de um conjunto diverso de clientes e oferecem uma gama variada de serviços, o que representa um grande desafio no momento de analisar o desempenho.

Se está a tentar perceber se a sua empresa é robusta e onde deve melhorar, precisa de testar os dados financeiros em algumas áreas-chave para definir padrões.

A Service Performance Insight (SPI), uma organização global de investigação, consultoria e formação levou recentemente a cabo um inquérito a 622 organizações de serviços de áreas como a consultoria informática, a consultoria de gestão, o marketing, a contabilidade, o apoio jurídico e não só.

Com base nas conclusões, definimos 6 indicadores-chave de desempenho (ID) que deve monitorizar se quiser ter uma visão precisa da sua empresa.

Ao utilizar estes parâmetros de forma consistente, verá com exatidão os aspetos em que tem de se concentrar para melhorar e fazer crescer a sua empresa de serviços.

Neste artigo abordaremos o seguinte:

• 1. Taxa de reemissão de faturas
• 2. Duração do ciclo de faturação
• 3. Dias de vendas pendentes
• 4. Percentagem de utilização
• 5. Perda de receitas
• 6. Lucro de um projeto
• Como o ERP na cloud pode ajudar na monitorização dos parâmetros
• Últimas considerações

1. Taxa de reemissão de faturas

Ter de reemitir faturas devido a erros conduz a atrasos nos projetos, que podem ter um grande impacto no fluxo de caixa.

Uma forma de medir esta questão é a definição da taxa de reemissão, que é calculada ao dividir as faturas reemitidas pelo número total de faturas emitidas.

Infelizmente, as altas taxas de reemissão são um problema comum para muitas empresas de serviços.

25% destas têm de reemitir mais de 3% das faturas anualmente. Esta taxa resulta em quase 5% de custos excedentes e em atrasos em cerca de 7% dos projetos.

As faturas têm de ser reemitidas por muitas razões, mas os erros nos códigos e os honorários que não foram definidos no momento da assinatura do contrato são as mais comuns. 

Para melhorar a taxa de reemissão da sua empresa:

• Use um sistema de tabela de tempos que apenas permita à sua equipa introduzir tarefas ativas ou tarefas que lhes tenham sido atribuídas.
• Use um sistema de faturação que reconheça as quantias dos contratos e que ofereça informações detalhas sobre o projeto, a tarefa e o estado dos recursos.
• Use alertas para lembrar aos trabalhadores que devem introduzir os tempos diariamente e dê acesso total aos supervisores a tudo o que é gravado.

2. Duração do ciclo de faturação

A duração do ciclo de faturação, desde os custos incorridos à entrada em caixa, afeta a saúde financeira da sua empresa.

Se o ciclo for demasiado longo, haverá uma diminuição da quantidade de dinheiro a que pode aceder, independentemente das receitas da empresa.

As causas mais comuns de ciclos de faturação muito longos são as entradas tardias, os ajustes, os longos processos de revisão pela gestão de projeto e as faturas complexas criadas manualmente.

Os sistemas de contabilidade desconectados ou genéricos não dispõem das funcionalidades de faturação necessárias para manter o ciclo curto. Isto cria muitas vezes um estrangulamento administrativo que prejudica o crescimento.  

Em vez disso, trabalhe com um sistema criado para gerir a contabilidade complexa e as necessidades de faturação dos projetos.

Isto será útil para:

• Reduzir o processo de aprovação ao fornecer dados financeiros em tempo real aos gestores de projeto, para que estes conheçam antecipadamente o conteúdo das faturas.
• Criar um processo de revisão de faturas completamente digital, com alertas para manter os gestores concentrados nas tarefas.
• Criar uma pista de auditoria dos pedidos de alteração de faturas.

Ao reduzir a duração do ciclo de faturação, libertará mais dinheiro das receitas da empresa.

Isto melhorará o valor da empresa e a respetiva capacidade de obter empréstimos e contribuirá para uma maior flexibilidade financeira. 

3. Dias de vendas pendentes

Quanto mais tempo os clientes demorarem a pagar depois de lhes ter enviado uma fatura, mais provável é que a empresa tenha crédito malparado, depreciações e que a saúde financeira da empresa esteja sobrecarregada.

Mesmo se agendar lembretes e incluir prazos de pagamento no contrato inicial, continuará a ter clientes que demoram muito a pagar.

Pode medir este período servindo-se do cálculo de dias de vendas pendentes (DSO).

Divida as receitas anuais totais por 365 (a faturação diária) e depois divida esse número pelo valor que tem a receber. Isto resultará no número médio de dias entre a faturação e o pagamento.

Ainda que os dias de venda pendentes sejam em média 45, este número pode variar muito, dependendo do tipo de trabalho que realiza.

As causas mais comuns das cobranças tardias são as disputas em matéria de faturação, as clarificações e os clientes que pagam no último minuto.

Para melhorar o processo de cobrança, pode:

• Oferecer incentivos ao pagamento antecipado, como um desconto de 2% (mas tenha cuidado com o impacto potencial no fluxo de caixa).
• Mude o calendário acordado de 30 dias para 14, ou mesmo 10.
• Para os clientes que são grandes empresas, estude o processo de pagamento padrão e fature antes de eles emitirem os cheques.

4. Percentagem de utilização

Enquanto empresa de serviços, tem de acompanhar a percentagem de tempo que os seus trabalhadores do departamento jurídico passam a fazer trabalho faturável.

A isto chama-se a utilização e é um fator que influencia os resultados da empresa.

A média de utilização ronda os 70%, com flutuações anuais entre os 1 e 2%, mas o tipo de organização tem impacto nestes números.

Se as tabelas de tempo não estão associadas ao seu sistema de contabilidade, é difícil medir e melhorar a utilização. As pessoas têm dificuldade em acompanhar os detalhes em matéria de entrada de tempo e em manter uma prática regular.

A entrada de tempos tem de ser feita diariamente.

Deve também acompanhar todo o tempo que os trabalhadores passam a trabalhar. Isto significa acompanhar o tempo que passam em formação e a trabalhar em tarefas administrativas.

A introdução de melhorias começa com medições mais precisas. Uma vez estabelecidas essas práticas, pode dar passos para assegurar que a entrada de tempos é simples e que o trabalho passível de cobrança não se perde.

5. Perda de receitas

A perda de receita é quando uma receita é ganha, mas se perde.

Isto ocorre devido a deduções, que incluem os contratos com valores demasiados baixos, custos disputados, trabalho que tem de ser refeito e descontos.  Todas estas práticas diminuem as suas receitas.

A perda de receitas média situa-se nos 4,3%, o que é muito significativo.

É importante reunir informação sobre toda a receita faturável e depois deduzi-la se não for capaz de a cobrar. Se alterar essa receita para transações não faturáveis, ou se não a incluir de todo nas contas, nunca saberá qual foi o verdadeiro desempenho do projeto e não será capaz de concorrer com precisão a futuros trabalhos.

Para reduzir a perda de receitas:

• Faça orçamentos para projetos com base no desempenho de projetos anteriores, não com base em contratos anteriores.
• Fature trabalho adicional que resulte em alterações, por menores que sejam.
• Discuta com clareza todas as condições nas fases iniciais de um contrato.

6. Lucro de um projeto

O lucro de um projeto é o indicador principal mais monitorizado pelas empresas de serviço, com a margem média a situar-se em torno dos 35%.

Dito isto, a precisão desta medição é tão boa quanto o acesso da empresa à informação.

A SPI notou uma diferença de 9% de rentabilidade entre empresas que fazem cálculos do custo dos projetos em tempo real e as que não fazem.

Pode também haver outros fatores que influenciam o lucro, como quando os gestores do projeto completam 80% do projeto com apenas 20% do orçamento.

As tabelas de tempo atrasadas ou imprecisas, bem como a cobrança de valores muito baixos no início do projeto, também influenciam os resultados.

Para otimizar o desempenho nos projetos:

• Dê aos gestores de projeto a capacidade de calcular os custos dos projetos em tempo real.
• Reveja todos os relatórios com a sua equipa regularmente.
• Acompanhe a percentagem de finalização de projetos, bem como os custos acumulados.
• Inclua os tempos de entrega esperados nos cálculos de lucro de um projeto.

Como o ERP na cloud pode ajudar na monitorização dos parâmetros

Monitorizar regulamente estes parâmetros pode mudar completamente a forma como entende a sua empresa de serviços. Mas não se esqueça de que a precisão, a fiabilidade e o valor que retira destes indicadores de desempenho serão apenas tão bons quanto o sistema que tiver usado para os criar.

Uma vez que as suas decisões serão influenciadas por estes parâmetros, é importante assegurar-se de que estes são corretos.

É aqui que entra o ERP na cloud que traz benefícios em várias áreas.

Sistemas consolidados

Algumas soluções incluem todos os fluxos financeiros juntos, incluindo a gestão da relação com os clientes, as tabelas de tempos, o reporte de despesas e a contabilidade dos projetos.

Isto faz com que seja muito mais fácil aceder a todos os dados, reduz o tempo adicional em tarefas administrativas e reduz a duplicação de esforços.

Automação

Os principais processos podem ser parcial ou totalmente automatizados, o que poupará muito tempo às suas equipas e reduzirá o erro humano.

Desde a monitorização dos tempos ao ciclo de faturação, o ERP na cloud mantém tudo a funcionar de forma consistente, independentemente da complexidade da sua empresa.

Conhecimento em tempo real

Ao gerar relatórios e painéis a partir de dados em tempo real, o ERP na cloud garante que está a trabalhar com conhecimento atualizado e a tomar decisões com base nos números mais recentes.

Isto permite-lhe ver a principal informação sempre que precise, em vez de ter de esperar semanas para esta ser reunida e apresentada da forma certa.

Relatórios e análises mais pormenorizados

Uma solução de qualidade dar-lhe-á um maior controlo dos dados apresentados.

A capacidade de esmiuçar informação financeira da forma que mais se adequa às suas necessidades permite-lhe analisar o desempenho a um grau mais profundo, o que ajuda a tomar decisões mais confiantes.

Últimas considerações

Estar atento ao desempenho financeiro é vital para a sua empresa de serviços, especialmente se tiver operações complexas. 

Se não monitorizar estes parâmetros, será difícil perceber em que aspetos tem de melhorar o seu negócio e poderá perder oportunidades de crescimento.

Refletir de forma consistente sobre estes indicadores será uma ajuda apenas se os números forem fiáveis.

O ERP na cloud melhora não apenas a precisão destes parâmetros, mas também agiliza a forma como as equipas trabalham e fornece um conhecimento mais profundo do real desempenho da empresa.