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Os cinco desafios do Covid-19 para os Contabilistas Certificados

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Contabilista sentada em secretária

Mudança e velocidade na resposta aos Clientes

Todas as mudanças impostas pela pandemia do Coronavírus, quer a nível profissional quer pessoal, são exigentes na velocidade de resposta, na transformação do nosso dia-a-dia, nas relações, na economia e na manutenção de toda esta máquina económico-social que faz com que não paremos.
Há uma empresa de contabilidade para gerir, há que reagir a uma nova forma de trabalhar, há que procurar soluções para manter a proximidade, ainda que à distância, entre outros desafios que emergiram.

Para o ajudarmos, reunimos um resumo dos principais desafios que se impõem às empresas de contabilidade e aos seus clientes.
Neste período conturbado, que exige mudança e velocidade de resposta, apontamos cinco desafios do Contabilista Certificado e cinco dicas de reajuste.

• A descentralização do escritório, deslocando-se para a casa de cada colaborador, surge como uma prioridade. O teletrabalho é um possível regime de trabalho, que para muitos de nós é novidade e bastante desafiante. Há que responder a questões do foro laboral, como por exemplo:

– Quais os direitos e deveres do empregador e do colaborador neste regime?
Na prática, são garantidos os mesmos direitos e deveres entre empregador e colaborador, como se estivesse em regime presencial. Salvo, contrato laboral com indicações específicas.

– Quem tem a responsabilidade de fornecer as ferramentas necessárias para a execução da função, com pleno acesso e em segurança?
Tratando-se de uma resposta à conjuntura atual, deverá a entidade patronal garantir as ferramentas de trabalho e as medidas de segurança de informação.

– Como descentralizar os sistemas de informação?
A ferramenta de trabalho indispensável ao Contabilista Certificado, é sem dúvida, o seu software de Contabilidade, Salários, Ativos e Faturação. Mais do que nunca e, para facilitar as tarefas do dia-a-dia sem perder o contacto com os seus clientes, é essencial a ter soluções de gestão online que lhe permitem aceder à informação, a partir de qualquer lugar, através de tablet ou smartphone, como se estivesse no seu escritório.

As empresas de Contabilidade exercem uma atividade essencial para os seus clientes e para os reportes ao Estado, à banca, seguros e outras entidades, sendo de igual relevância nesta conjuntura. Como tal, é possível manterem-se em funcionamento usual e presencial, não obstante a importância de assegurar a distância social e a segurança de cada colaborador, sendo o regime do teletrabalho uma garantia maior.

• O acesso à documentação de base para o exercício da Contabilidade, é a segunda prioridade e não menos importante e desafiante.
O documento físico pode ser transportado para a casa do colaborador, mas há a preocupação pelo risco de ser portador do vírus. Uma outra alternativa reside em mecanismos e métodos de trabalho que possibilitam o acesso à informação necessária para a contabilidade, sem ter o documento na mão.

Vejamos algumas vantagens em utilizar soluções de software para contabilistas:

– Mantenha a partilha e comunicação de informação com o seu cliente, de forma automática, bastando apenas garantir o acesso à internet.
– Continue a fazer o processo contabilístico sem recurso ao documento físico de compras, vendas e recibos, através de ferramentas que lhe permitem integração automáticas das compras e despesas do portal do eFatura e a Importação do SAF-T de vendas e recebimentos.
– Abandone as pastas físicas e utilize um arquivo digital.
– Se confirmado que nenhuma das opções anteriores é viável, o correio pode ser uma alternativa ou em último recurso e em casos excecionais, o depósito na caixa de correio ou uma marcação de entrega pessoal, garantindo as regras de segurança determinadas pela DGS.

• Mais do que nunca, manter o contato com o cliente, orientar e apoiar neste momento em que tudo mudou drasticamente e que evoluí na incerteza, é um outro desafio a investir com muita criatividade e dinâmica. A nossa sugestão é proporcionar um contato à distância, mas que reforce a proximidade e, como tal, nada melhor que reuniões regulares por teleconferência e, preferencialmente com vídeo chamada.
São várias as alternativas disponíveis no mercado. Algumas mais profissionais e outras de utilização tipicamente doméstica, mas que podem ser uma excelente alternativa, como são exemplo as redes sociais.
O importante é assumir-se um meio de contato funcional, que permita o cumprimento da atividade regular da empresa e reforçar a relação com o cliente.

• Considerando que as pessoas fazem as empresas, não poderíamos deixar de salientar a importância de se manter vivo e, porque não, catalisar o espírito de equipa, ainda que num cenário de distanciamento social.
Com todas as preocupações, mudanças e distância, criar alternativas de proximidade, acompanhamento e união da equipa é uma tarefa que pode ser decisora para se manter um funcionamento regular e construir para o futuro próximo. Algumas sugestões que podem inspirar o lado criativo e desafiador:

– Partilhe com transparência os objetivos, foco e caminho a seguir.

– Esteja disponível e promova um efeito de “onda” na sua equipa, criando momentos de partilha de preocupações e boas práticas, tendo como recurso a teleconferência, preferencialmente com vídeo chamada.

– Assegure momentos de diversão, positivismo e à vontade, partilhando informação de entretenimento, podendo usar as redes sociais para a criação de grupos e estimulando a equipa a participar ativamente.
O uso da comédia é sempre um ótimo aliado, pois como diz o ditado “rir é o melhor remédio”.

– Desafie a equipa a jogos e ações em conjunto. Como por exemplo, um vídeo para as redes sociais, da equipa em teletrabalho, com uma mensagem positiva aos clientes.

Contabilistas Certificados

Os cinco desafios do Covid 19 para os Contabilistas Certificados.

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Em conclusão:

Do ponto de vista empresarial, o impacto desta pandemia exige uma reação atípica para a qual não estávamos preparados, mas necessária por forma a garantirmos o seguir em frente na jornada do manter o negócio ativo.
Para o Contabilista Certificado a mudança surge com efeito de “bola de neve”, pois carece prioritariamente da urgência na tomada de decisões, como o teletrabalho em segurança, o uso da tecnologia para manter o espirito de equipa, reforçar a proximidade com clientes e fazer chegar a informação de base à contabilidade, mas não só. A preocupação multiplica-se por cada um dos seus clientes que precisa da sua orientação no negócio, na atividade, nas mudanças.

Coronavírus e o seu negócio

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