Os cinco desafios do Covid-19 para os Contabilistas Certificados

Mudança e velocidade na resposta aos Clientes

Todas as mudanças impostas pela pandemia do Coronavírus, quer a nível profissional quer pessoal, são exigentes na velocidade de resposta, na transformação do nosso dia-a-dia, nas relações, na economia e na manutenção de toda esta máquina económico-social que faz com que não paremos.
Há uma empresa de contabilidade para gerir, há que reagir a uma nova forma de trabalhar, há que procurar soluções para manter a proximidade, ainda que à distância, entre outros desafios que emergiram.

Para o ajudarmos, reunimos um resumo dos principais desafios que se impõem às empresas de contabilidade e aos seus clientes.
Neste período conturbado, que exige mudança e velocidade de resposta, apontamos cinco desafios do Contabilista Certificado e cinco dicas de reajuste.

• A descentralização do escritório, deslocando-se para a casa de cada colaborador, surge como uma prioridade. O teletrabalho é um possível regime de trabalho, que para muitos de nós é novidade e bastante desafiante. Há que responder a questões do foro laboral, como por exemplo:

– Quais os direitos e deveres do empregador e do colaborador neste regime?
Na prática, são garantidos os mesmos direitos e deveres entre empregador e colaborador, como se estivesse em regime presencial. Salvo, contrato laboral com indicações específicas.

– Quem tem a responsabilidade de fornecer as ferramentas necessárias para a execução da função, com pleno acesso e em segurança?
Tratando-se de uma resposta à conjuntura atual, deverá a entidade patronal garantir as ferramentas de trabalho e as medidas de segurança de informação.

– Como descentralizar os sistemas de informação?
A ferramenta de trabalho indispensável ao Contabilista Certificado, é sem dúvida, o seu software de Contabilidade, Salários, Ativos e Faturação. Mais do que nunca e, para facilitar as tarefas do dia-a-dia sem perder o contacto com os seus clientes, é essencial a ter soluções de gestão online que lhe permitem aceder à informação, a partir de qualquer lugar, através de tablet ou smartphone, como se estivesse no seu escritório.

As empresas de Contabilidade exercem uma atividade essencial para os seus clientes e para os reportes ao Estado, à banca, seguros e outras entidades, sendo de igual relevância nesta conjuntura. Como tal, é possível manterem-se em funcionamento usual e presencial, não obstante a importância de assegurar a distância social e a segurança de cada colaborador, sendo o regime do teletrabalho uma garantia maior.

• O acesso à documentação de base para o exercício da Contabilidade, é a segunda prioridade e não menos importante e desafiante.
O documento físico pode ser transportado para a casa do colaborador, mas há a preocupação pelo risco de ser portador do vírus. Uma outra alternativa reside em mecanismos e métodos de trabalho que possibilitam o acesso à informação necessária para a contabilidade, sem ter o documento na mão.

Vejamos algumas vantagens em utilizar soluções de software para contabilistas:

– Mantenha a partilha e comunicação de informação com o seu cliente, de forma automática, bastando apenas garantir o acesso à internet.
– Continue a fazer o processo contabilístico sem recurso ao documento físico de compras, vendas e recibos, através de ferramentas que lhe permitem integração automáticas das compras e despesas do portal do eFatura e a Importação do SAF-T de vendas e recebimentos.
– Abandone as pastas físicas e utilize um arquivo digital.
– Se confirmado que nenhuma das opções anteriores é viável, o correio pode ser uma alternativa ou em último recurso e em casos excecionais, o depósito na caixa de correio ou uma marcação de entrega pessoal, garantindo as regras de segurança determinadas pela DGS.

• Mais do que nunca, manter o contato com o cliente, orientar e apoiar neste momento em que tudo mudou drasticamente e que evoluí na incerteza, é um outro desafio a investir com muita criatividade e dinâmica. A nossa sugestão é proporcionar um contato à distância, mas que reforce a proximidade e, como tal, nada melhor que reuniões regulares por teleconferência e, preferencialmente com vídeo chamada.
São várias as alternativas disponíveis no mercado. Algumas mais profissionais e outras de utilização tipicamente doméstica, mas que podem ser uma excelente alternativa, como são exemplo as redes sociais.
O importante é assumir-se um meio de contato funcional, que permita o cumprimento da atividade regular da empresa e reforçar a relação com o cliente.

• Considerando que as pessoas fazem as empresas, não poderíamos deixar de salientar a importância de se manter vivo e, porque não, catalisar o espírito de equipa, ainda que num cenário de distanciamento social.
Com todas as preocupações, mudanças e distância, criar alternativas de proximidade, acompanhamento e união da equipa é uma tarefa que pode ser decisora para se manter um funcionamento regular e construir para o futuro próximo. Algumas sugestões que podem inspirar o lado criativo e desafiador:

– Partilhe com transparência os objetivos, foco e caminho a seguir.

– Esteja disponível e promova um efeito de “onda” na sua equipa, criando momentos de partilha de preocupações e boas práticas, tendo como recurso a teleconferência, preferencialmente com vídeo chamada.

– Assegure momentos de diversão, positivismo e à vontade, partilhando informação de entretenimento, podendo usar as redes sociais para a criação de grupos e estimulando a equipa a participar ativamente.
O uso da comédia é sempre um ótimo aliado, pois como diz o ditado “rir é o melhor remédio”.

– Desafie a equipa a jogos e ações em conjunto. Como por exemplo, um vídeo para as redes sociais, da equipa em teletrabalho, com uma mensagem positiva aos clientes.

Em conclusão:

Do ponto de vista empresarial, o impacto desta pandemia exige uma reação atípica para a qual não estávamos preparados, mas necessária por forma a garantirmos o seguir em frente na jornada do manter o negócio ativo.
Para o Contabilista Certificado a mudança surge com efeito de “bola de neve”, pois carece prioritariamente da urgência na tomada de decisões, como o teletrabalho em segurança, o uso da tecnologia para manter o espirito de equipa, reforçar a proximidade com clientes e fazer chegar a informação de base à contabilidade, mas não só. A preocupação multiplica-se por cada um dos seus clientes que precisa da sua orientação no negócio, na atividade, nas mudanças.