Conjuntura instável, matérias-primas voláteis, entradas de dinheiro incertas… as empresas tiveram de lidar com um cenário cada vez mais complexo nos últimos meses. Assim, é difícil fazer previsões orçamentais fiáveis e exatas, exceto se utilizarmos o método do rolling forecast. Este tipo de previsão financeira, baseada em dados em tempo real ao longo do ano, pode ser muito eficaz.
Fortes riscos económicos
Estes últimos meses foram dolorosos para as microempresas e as PME. A travessia deste período muito incerto foi marcada por uma combinação de choques externos em grande escala: crise sanitária, guerra na Ucrânia, inflação, etc. Estes acontecimentos, que provavelmente vieram para ficar, estão a acentuar as dificuldades de abastecimento em vários setores, criando um cenário de preços elevados para muitas matérias-primas, mas também em termos de logística, reforçando os receios sobre o abastecimento de energia. Já para não falar da escassez de mão-de-obra. Para lidar com a situação, as empresas devem mais do que nunca otimizar a afinação dos seus orçamentos e ter uma visão estratégica a curto e longo prazo. Para tal, baseiam-se habitualmente num plano de previsão tradicional, elaborado com base em dados orçamentais. Estes dados permitem fazer uma previsão quantitativa das atividades da empresa (operações, produção, investimento, tesouraria, etc.) e disponibilizar os recursos necessários.
O rolling forecast, uma projeção desconectada do ano fiscal
Embora permita comparar os objetivos estabelecidos com os resultados esperados e identificar quaisquer discrepâncias para que possam ser feitos os ajustes necessários, este tipo de previsão remete para dados desatualizados que não têm em conta o cenário em constante mudança com que a empresa se vê confrontada. Além disso, está limitado ao exercício anual, o que pode dificultar a visão estratégica, visto que a maioria das operações ocorre sem ter em conta o timing dos exercícios. Há já alguns anos que algumas empresas optaram por utilizar outro método de previsão, para além do tradicional: o rolling forecast. Em termos concretos, este método também se baseia numa previsão quantitativa mas também considera os dados atualizados dos últimos acontecimentos e o desenvolvimento das realizações. É implementado numa base mensal ou trimestral por um período que pode ser completamente desconectado do ano fiscal, e pode ter uma duração máxima de 24 meses.
Atualizações contínuas dos indicadores
Com esta ferramenta de gestão, falamos de “previsões contínuas” porque utiliza um período contínuo para atualizar os indicadores de forma ininterrupta, de acordo com a evolução das necessidades da empresa, o andamento dos seus projetos e quaisquer alterações que possam surgir (volatilidade dos preços, acontecimentos imprevistos, etc.), sem interrupção no final do exercício. Qual é a vantagem? A empresa beneficia assim de um acompanhamento orçamental e de previsões realistas para ajustar as suas ações com precisão e organizar os seus recursos numa base diária. Isto torna a tomada de decisões mais fácil, mais racional e mais rápida. Um inquérito do FSN, The Modern Finance Forum, revela que as empresas que utilizam o rolling forecast obtêm previsões melhores e mais precisas do que as produzidas pelos modelos tradicionais.
Ferramentas digitais para facilitar a projeção
Mas para implementar estas previsões contínuas, é necessário poder mobilizar recursos de controlo e gestão numa base contínua. Em primeiro lugar, pressupõe que as equipas e os gestores da empresa estejam mais envolvidos do que habitualmente lhes é exigido num plano de previsão clássico. Em segundo lugar, as microempresas e as PME devem dispor de instrumentos de gestão digital eficientes para centralizar os dados financeiros de uma forma otimizada. Baseadas em tecnologias robustas, oferecendo flexibilidade, segurança e acesso às últimas inovações a um custo mais baixo, as ferramentas de relatórios financeiros baseados na cloud oferecem painéis de controlo intuitivos e dinâmicos para que cada interveniente no rolling forecast possa atualizar os seus dados de uma forma colaborativa. Uma vez os dados centralizados, estes deverão ser transcritos para dar uma visão global realista da situação financeira da organização, com vista a uma consolidação contínua. Cabe à empresa determinar os indicadores mais relevantes e o intervalo de atualizações, em função das suas necessidades e objetivos!
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