Guia completo: 15 passos para um recrutamento eficaz que atrai os melhores talentos

Contratar as pessoas certas é um dos pilares do sucesso organizacional. Neste guia, mostramos-lhe os 15 passos essenciais para criar um processo de recrutamento eficaz, que não só atrai os melhores talentos como também reforça a reputação da sua empresa no mercado.

• Utilizar ferramentas de RH com inteligência artificial permite automatizar tarefas repetitivas, melhorar a triagem de candidatos e acelerar o processo de decisão.
• Um processo transparente, ágil e comunicativo aumenta significativamente as hipóteses de conversão de candidatos em colaboradores comprometidos.

O processo de recrutamento pode ser a primeira vez que um potencial empregado interage com a sua empresa.

O seu processo de contratação causa uma boa primeira impressão? Infelizmente, as estatísticas atuais do mercado deixam muito a desejar.

Um estudo recente da empresa de análise de talentos SHL indicou que o número de experiências de contratação negativas partilhadas em plataformas como o LinkedIn ou o Glassdoor duplicou desde 2020 e que 42% dos candidatos no estudo recusaram ofertas de emprego em resultado de uma má experiência.

A boa notícia é que pode destacar-se e diferenciar a sua empresa com uma estratégia de recrutamento sólida.

Neste artigo, descrevemos as 15 etapas de um sistema de recrutamento sólido e eficaz, para que possa atrair e reter os melhores talentos.

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Vamos falar sobre:

O que acontece durante o processo de recrutamento?

O recrutamento consiste em identificar, atrair, avaliar e contratar candidatos qualificados para satisfazer as necessidades de pessoal de uma organização.

Requer a colaboração entre os gestores de contratação, a equipa de RH, os recrutadores, a gestão de topo e os líderes financeiros para garantir que os esforços de recrutamento estão alinhados com os objetivos da organização.

O recrutamento eficaz também depende de uma marca empresarial forte para atrair os talentos necessários para impulsionar a inovação, o crescimento e o sucesso.

15 passos para um processo de recrutamento eficaz

1. Investir num software de recrutamento

O software de RH pode simplificar significativamente todo o processo, utilizando ferramentas inteligentes de IA para automatizar muitas das tarefas administrativas morosas, como o acompanhamento de candidatos, o agendamento de entrevistas e a gestão das comunicações.

Reduzir o número de tarefas manuais significa que pode passar mais tempo a conhecer os candidatos.

2. Identificar as necessidades de contratação

É relativamente simples estabelecer os requisitos de uma função quando se está a substituir um trabalhador que saiu.

Torna-se mais difícil quando se está a criar novas funções e exige que se gaste tempo a identificar as necessidades atuais e futuras da organização.

Eis algumas formas de identificar onde são necessárias novas contratações na organização:

• Considerar quaisquer alterações organizacionais futuras, tais como expansões, reestruturações ou novos projetos que possam ter impacto nas necessidades de pessoal
• Avaliar a carga de trabalho dos atuais funcionários e departamentos, procurar sinais de excesso de trabalho, esgotamento ou ineficiência
• Colaborar com os gestores de departamento e os chefes de equipa para compreender as suas necessidades e desafios em termos de pessoal
• Monitorizar as taxas de rotação e os motivos de saída dos trabalhadores. A elevada rotatividade em determinados cargos pode indicar a necessidade de alterar as responsabilidades de uma função ou de melhorar as estratégias de retenção.

3. Desenvolver a descrição das funções

Uma boa descrição de funções é essencial para contratar a pessoa certa para o cargo.

Por conseguinte, é fundamental que a equipa de RH trabalhe com o gestor do novo contratado para garantir que a descrição reflete corretamente a função.

Uma descrição de funções bem elaborada deve incluir

• Nome do cargo
• Uma breve descrição geral da empresa, incluindo a sua missão, valores e cultura, para que os candidatos compreendam melhor a empresa
• Finalidade e objetivos da função
• Uma lista clara e concisa das responsabilidades do cargo
• A localização física do cargo, quer se trate de um escritório específico, de uma função remota ou de uma função híbrida.
• As qualificações, competências, experiência e formação necessárias para desempenhar eficazmente as funções, tais como certificações, diplomas ou experiência profissional relevante.
• Qualificações opcionais que seriam benéficas mas não necessariamente exigidas para o cargo
• Uma declaração afirmando o compromisso da organização na igualdade de oportunidades de emprego e na diversidade
• Informações sobre a faixa salarial, o pacote de benefícios e quaisquer incentivos adicionais oferecidos pela organização.

4. Determinar a estratégia de recrutamento

Antes de lançar a sua pesquisa, é importante definir a estratégia.

Pode usufruir de um processo mais eficiente quando os membros da equipa estão em sintonia e compreendem as suas funções.

Durante a fase de planeamento, é possível:

• Definir as melhores plataformas para passar a palavra
• Identificar os prazos previstos
• Decida quem é responsável por cada etapa, incluindo o contacto, a análise dos CV e a realização de contactos telefónicos.

5. Anunciar a função

Agora que está tudo pronto para anunciar, pode publicar anúncios de emprego diretamente em sítios de emprego como o LinkedIn e o Indeed ou contratar agências de recrutamento para o ajudar a encontrar e selecionar candidatos.

Também pode haver sítios Web específicos de cada setor, onde se pode procurar candidatos com competências especializadas.

Utilize os canais das redes sociais da sua empresa, como o LinkedIn, o Facebook, o X (Twitter) e o Instagram para partilhar as ofertas de emprego e incentive os seus empregados a fazerem o mesmo para chegar a um público mais vasto.

Ter uma página dedicada a carreiras no sítio Web da empresa, onde pode publicar vagas de emprego, também é benéfico, uma vez que quem está à procura de emprego em setores de nicho irá, provavelmente, procurar atualizações nos sítios Web dessas empresas.

Considere a possibilidade de criar um programa de recomendação de trabalhadores como outro canal para anunciar as vagas em aberto.

As recompensas constituem um incentivo extra para os trabalhadores divulgarem as novas ofertas de emprego junto das suas redes.

6. Aplicações de ecrã

A análise das candidaturas e a leitura dos currículos pode ser a parte mais morosa do recrutamento.

Como mencionámos anteriormente,o software de RH  tem muitas ferramentas úteis que podem poupar tempo nesta área, assumindo tarefas como:

• Análise de currículos e cartas de apresentação em busca de palavras-chave ou frases específicas relacionadas com os requisitos do emprego. Isto ajuda a identificar rapidamente os candidatos cujas qualificações e experiência correspondem aos critérios do emprego. Podem também filtrar automaticamente os candidatos não qualificados com base em critérios predefinidos, como a localização, as expetativas salariais ou a disponibilidade.
• Extrair automaticamente informações relevantes dos currículos, tais como habilitações literárias, experiência profissional e dados de contacto, para preencher perfis de candidatos ou bases de dados.
• Atribuição de pontuações ou classificações aos candidatos com base na sua correspondência com os requisitos do cargo, resultados da avaliação ou outros critérios para ajudar a avaliar objetivamente os candidatos.

Simplifique a gestão de RH com o Sage HR. Poupe tempo, reduza tarefas administrativas e foque-se no que realmente importa. O Sage HR é a solução tudo-em-um, modular e móvel, ideal para pequenas e médias empresas.

7. Realizar contactos telefónicos

Os melhores candidatos terão, provavelmente, várias empresas a contactá-los e correm o risco de optar por outras oportunidades.

Por isso, quando se trata de acompanhar os candidatos, a rapidez é importante.

Os contactos telefónicos são uma excelente forma de entrevistar um grande número de candidatos num curto espaço de tempo.

Exigem muito menos tempo para serem organizadas do que as entrevistas presenciais, mas ainda assim proporcionam uma oportunidade para avaliar as capacidades de comunicação dos candidatos.

Uma entrevista telefónica também dá a oportunidade de fazer algumas perguntas mais específicas para compreender a aptidão dos candidatos antes de fazer uma lista restrita.

8. Agendar entrevistas

Agora que já reduziu a lista de candidatos através do rastreio telefónico inicial, é altura de organizar entrevistas aprofundadas com os líderes empresariais.

As entrevistas podem ser organizadas sob a forma de videochamadas ou de reuniões presenciais, mas, de qualquer modo, o ideal é agir rapidamente e marcar a entrevista no prazo de uma semana após a seleção telefónica.

Para isso, é necessário um planeamento prévio com os membros da equipa que realizam as entrevistas, para que possam arranjar tempo nos seus horários.

9. Realizar entrevistas

Certifique-se de que todas as pessoas envolvidas dão feedback por escrito, incluindo observações e quaisquer preocupações levantadas durante a entrevista (isto é especialmente útil se estiver a comparar várias rondas de entrevistas).

Uma combinação de técnicas de entrevista, tais como entrevistas comportamentais e entrevistas situacionais, ajudará a obter uma imagem completa para tomar uma decisão informada.

Após a entrevista, mantenha os candidatos informados sobre o número de rondas de entrevistas e o prazo para tomar uma decisão.

É uma boa prática acompanhar cada candidato depois de a decisão ter sido tomada, mesmo que não seja a pessoa certa.

10. Fazer uma seleção final

Chegou o momento de fazer a seleção final.

A escolha do candidato certo implica a avaliação de vários critérios, tais como a sua adequação à cultura organizacional e à dinâmica da equipa, a comparação das qualificações, experiência e competências dos candidatos e o seu potencial de crescimento e desenvolvimento.

É útil atribuir pesos a diferentes critérios de seleção com base na sua importância para a função.

Isto ajuda a garantir que a decisão de seleção se baseia nos critérios mais relevantes.

Por exemplo, ao contratar para uma posição de nível de entrada, a experiência profissional dos candidatos deve ter menos peso do que factores como a adequação cultural e o potencial de desenvolvimento.

11. Prolongar a oferta de emprego

Chegaram a um acordo e estão prontos para fazer uma oferta.

Terá de apresentar a sua oferta por escrito, fornecendo as informações necessárias sobre a função, incluindo o cargo, o salário e o horário de trabalho.

O candidato pode estar a considerar várias ofertas, por isso, considere a possibilidade de realçar os benefícios da função na sua oferta, por exemplo, programas de formação, benefícios de saúde e bem-estar e acordos de trabalho flexíveis.

Também terá de estar preparado para negociar com o candidato condições como o salário.

12. Efetuar controlos de antecedentes

Parabéns, a oferta foi aceite. Mas o trabalho não termina aqui.

O passo seguinte consiste em efetuar as verificações de referências e de antecedentes o mais rapidamente possível.

Não se esqueça de incluir estas verificações na data de início da nova contratação, uma vez que pode demorar, pelo menos, uma semana a contactar as referências, a receber os resultados do registo criminal e a verificar as credenciais educativas.

13. Preencher a documentação relativa à nova contratação

Nesta fase, há uma série de informações a recolher do novo contratado para processar e registar, incluindo:

• Documento P45 do empregador anterior, se aplicável, ou uma lista de controlo inicial P46
• Prova do direito de trabalhar, como passaporte, autorização de residência biométrica ou visto
• Contrato de trabalho assinado
• Número da Segurança social
• Dados da conta bancária.

Não deve sobrecarregá-los com documentos, mas fornecer ao novo trabalhador as políticas de emprego da empresa e os documentos de saúde e segurança relevantes com antecedência dá-lhe a oportunidade de os rever antes da data de início.

14. Integração

Chegou a data de início da nova contratação.

O primeiro dia começa geralmente com as boas-vindas, a apresentação e orientação da equipa, a organização do espaço de trabalho e uma análise das políticas e procedimentos.

A integração de funcionários remotos exigirá passos diferentes dos que trabalham no local, pelo que a criação de um programa de integração personalizado ajudará estes funcionários a tirar o máximo partido do programa.

Atribuir ao novo funcionário uma pessoa específica que possa atuar como mentor ou amigo pode ajudar a sentir-se mais à vontade para fazer perguntas enquanto aprende as regras.

15. Comentários

Se dedicar algum tempo a analisar os seus dados, obterá informações valiosas sobre o seu desempenho.

Utilize a análise de pessoas  para refletir sobre o processo e ver onde pode melhorar e aperfeiçoar as suas futuras contratações.

Um sistema de análise de dados pode ajudá-lo a compreender a qualidade dos candidatos que recebe e de onde provêm os melhores candidatos.

O que é o recrutamento ao longo de todo o ciclo de vida?

O recrutamento ao longo de todo o ciclo de vida, também conhecido como recrutamento de ponta a ponta, refere-se a todo o processo de contratação de candidatos, do início ao fim.

Abrange todas as etapas acima referidas, desde a identificação das necessidades de contratação até à tomada de uma decisão final de contratação e à integração do candidato selecionado.

O ciclo de vida do recrutamento divide-se normalmente em seis fases:

1. Preparação: Esta fase envolve o planeamento da organização, a promoção da sua marca, a análise das necessidades de emprego e a consulta de gestores de contratação para redigir descrições de funções.
2. Fornecimento: Atualmente, a equipa procura ativamente candidatos através de uma combinação de anúncios de emprego, redes sociais, redes de contactos, referências de funcionários e agências de recrutamento. O objetivo é atrair um conjunto diversificado de candidatos qualificados que correspondam aos requisitos do cargo.
3. Análise: Durante esta fase, a equipa de RH analisa as candidaturas e efetua contactos telefónicos. Podem também efetuar avaliações de competências ou outras avaliações para verificar a aptidão dos candidatos.
4. Seleção: Selecionados os candidatos, vários líderes da organização realizam entrevistas aprofundadas para avaliar as suas competências, motivações e adequação cultural.
5. Contratação: Uma vez selecionado um candidato adequado, a empresa apresenta uma oferta de emprego e pode haver negociações sobre os termos e condições do contrato.
6. Integração: A fase final do ciclo envolve o acolhimento do novo contratado na organização e a prestação da orientação, formação e apoio necessários para o preparar para o sucesso na sua nova função.

Considerações finais sobre o processo de recrutamento

Ao pensar em termos do ciclo de vida do recrutamento, pode ver como cada etapa contribui para o quadro completo.

Com uma abordagem holística, pode garantir que não existem áreas do processo de recrutamento aquém do esperado.

O objetivo final é sempre proporcionar uma experiência consistente e fiável a todos os candidatos, para que possam transformar-se em trabalhadores altamente valorizados e de longa duração.