Regime simplificado ou contabilidade não organizada: qual a melhor opção? (e-book)

Quando se inicia atividade, uma das questões mais relevantes está relacionada com o regime fiscal subjacente à tributação dos seus rendimentos. Uma escolha acertada pode fazer uma diferença considerável em termos dos custos, nomeadamente fiscais, inerentes ao exercício da sua atividade. E, portanto, condicionar o que, no final, será o seu retorno líquido final.

Para as empresas, a utilização da contabilidade organizada é obrigatória, independentemente de se tratar de uma sociedade por quotas, anónima ou unipessoal. Já se falarmos de um trabalhador independente ou de um empresário em nome individual, existe a possibilidade de escolha entre aquele sistema e o regime simplificado, desde que o rendimento anual bruto seja inferior a 200 mil euros. Consoante o caso, assim uma ou outra será a mais adequada.

O volume de faturação e a área de atividade vão, grosso modo, ditar a melhor opção. Regra geral, quanto maior o volume de rendimentos gerados e a dimensão do negócio, maior será a probabilidade de a contabilidade organizada ser a melhor escolha. E vice-versa, quando falamos de atividades com rendimentos gerados de menor monta. Vejamos, então, as diferenças.

Regime simplificado

• Podem estar incluídos neste regime os trabalhadores independentes e os empresários em nome individual, com um rendimento anual bruto de até 200 mil euros. E com residência em Portugal. Para os trabalhadores independentes, esta tende a ser a alternativa mais utilizada. Entre os profissionais abrangidos por este regime podemos ter, por exemplo, advogados, arquitetos, engenheiros, arquitetos, médicos ou jornalistas;
• Por se tratar de operações de pequena dimensão, pressupõe-se que uma parte dos ganhos são despesas e, portanto, apenas uma percentagem dos rendimentos é considerada para efeitos de tributação;
• Tal é determinado consoante o coeficiente aplicado, de acordo com a atividade exercida pelo sujeito passivo; é com esse coeficiente que se apura que parcela é rendimento a tributar e que parcela se pressupõe ser despesas de trabalho;

Vantagens deste regime: 

• • i) as despesas associadas a este regime são inferiores, por comparação com o regime de contabilidade organizada;
  • ii) o peso das obrigações fiscais exigidas é inferior, sendo o processo mais simples.

Desvantagens:

• • i) não é possível deduzir todas as despesas relativas ao exercício da atividade, como as resultantes de deslocações, material informático adquirido, rendas de espaços comerciais, entre muitas outras.

Contabilidade organizada

• É obrigatório para todos os sujeitos passivos que sejam sociedades por quotas, sociedades anónimas e sociedades unipessoais; e é também obrigatório para trabalhadores independentes e empresários em nome individual com um rendimento anual bruto acima dos 200 mil euros;
• Para os demais trabalhadores independentes e empresários em nome individual, pode ser também uma opção, caso estes entendam ser esse o regime que melhor serve as suas necessidades; por regra, quanto maior o negócio e os rendimentos gerados (ainda que abaixo do mínimo obrigatório para este regime) maior a pertinência de se considerar a escolha da contabilidade organizada;
•  Ter contabilidade organizada implica contratar um contabilista certificado, a quem caberá a submissão das declarações do sujeito passivo, ou seja, pelo reporte de todas as contas que digam respeito à atividade desenvolvida em cada período fiscal;
• Os rendimentos considerados para efeitos de matéria tributável a apurar são os rendimentos brutos anuais, sendo possível deduzir as despesas inerentes à atividade;
• Vantagens deste regime: a possibilidade de dedução de boa parte dos encargos necessários ao exercício da atividade e o facto de a contabilidade estar a cargo de um profissional qualificado conduz, tendencialmente, a uma muito maior eficiência fiscal; despesas e ganhos são monitorizados com rigor acrescido;
• São dedutíveis despesas como os gastos com combustíveis, transportes, despesas com imóveis, entre outros, e quando aplicável, encargos, nomeadamente, com eletricidade, água ou telecomunicações;
• Desvantagens: as obrigações legais que vêm com a adesão ao regime de contabilidade organizada; essa complexidade e exigência reflete-se, por exemplo, na necessidade de ter um contabilista certificado – o que acarreta um custo – e de elaborar dossiers fiscais anuais.

Mudar de regime

A escolha do regime através do qual vai ser realizado o cumprimento das obrigações de reporte fiscal não é uma decisão para a vida. Por um lado, é possível que opte por um caminho que depois, na prática, se revela o menos adequado. Ou o próprio percurso do seu negócio acaba por trazer alterações relevantes quanto às suas necessidades e, portanto, quanto ao regime a escolher.

A mudança de regime pode até ocorrer de forma automática, quando, nos dois exercícios anteriores, os rendimentos brutos obtidos em cada um ultrapassarem os 200 mil euros. Ou então pode o próprio fazê-lo.

Para uma mudança do regime, é necessário proceder à entrega de uma declaração de alterações. No caso da passagem para o regime de contabilidade organizada será o contabilista certificado contratado a proceder a essa entrega. Se necessita de esclarecimentos e/ou apoio na adoção ou alteração do regime, sugerimos a consulta do seu Contabilista Certificado.