De que forma os relatórios financeiros dos restaurantes podem ser melhorados através da transformação digital

O setor dos restaurantes está a enfrentar sérios desafios, mas as empresas com visão de futuro estão a aproveitar ao máximo a transformação digital para melhorar os seus relatórios financeiros e outros processos de negócios.

As startups do setor dos restaurantes, alimentos e bebidas, como a Deliveroo, utilizaram a tecnologia desde o início para melhorar a forma como se relacionam com os seus clientes e com os seus funcionários, além de tornar os processos financeiros mais rápidos e precisos.

Estes recém-chegados estão a unir as necessidades humanas às oportunidades apresentadas pela tecnologia. Outros intervenientes de maior dimensão e estabelecidos há mais tempo também estão a adotar a tecnologia digital para melhorar os seus sistemas financeiros.

A Starbucks, por exemplo, implementou uma aplicação que permite que os clientes façam os pedidos e paguem com os seus telemóveis. Além de conveniente para os clientes, é o tipo de tecnologia digital que pode ajudar a acelerar os relatórios financeiros e torná-los mais precisos.

Os quiosques self-service, os pagamentos móveis e a tecnologia portátil podem criar, por um lado, uma melhor experiência para os seus clientes, e, simultaneamente, para o seu departamento financeiro, uma vez que a informação é enviada de imediato.

Os restaurantes que utilizam uma sinalização digital têm a capacidade de alterar instantaneamente os menus – e os preços – sem custos de impressão e de distribuição, para atender à disponibilidade dos produtos, à popularidade de um prato específico e ao preço das matérias-primas.

No entanto, esta abordagem tecnológica não está tão facilmente disponível para todas as empresas com um histórico que remonta há apenas cinco anos ou mais.

Posto isto, as empresas com uma equipa de liderança com uma visão de futuro e uma mente aberta já estão a identificar as possibilidades de transformação digital, para melhorar os relatórios financeiros dos restaurantes e implementar essas iniciativas.

O departamento financeiro a assumir a liderança

De acordo com uma pesquisa recente da Sage, seis em cada dez decisores financeiros, em empresas de média dimensão, estão a impulsionar a transformação digital na sua organização.

Se for um diretor financeiro de uma cadeia de restaurantes média dimensão, tal como muitos outros líderes financeiros, terá de fazer mais com menos. É quase certo de que dará por si com a ambição de ajudar a administração a tomar as decisões corretas, em vez de apenas reportar o que aconteceu.

Segundo a pesquisa da Sage, quase todos os decisores financeiros questionados (94%) referem que o seu papel se expandiu nos últimos cinco anos e deixou de se tratar apenas de responsabilidade fiscal.

De acordo com pouco mais da metade dos entrevistados (51%), pensar em novas formas de ajudar os negócios com questões financeiras é o aspeto mais desafiante do seu trabalho.

Superar o desafio de lidar com os dados

A necessidade de agir rapidamente para atender às mudanças nas necessidades dos clientes, reduzir os custos para lidar com as incertezas de um mercado em rápida evolução, vêm acompanhados pelos desafios de elevadas taxas e pelas frequentes alterações nos regulamentos tributários e financeiros.

Um grande aumento de dados está disponível para ajudar neste contexto. No entanto, no setor da restauração, tal como em outros setores, os departamentos financeiros são, com muita frequência, sobrecarregados pela quantidade de dados que recebem.

Quase metade (49%) dos líderes financeiros entrevistados recentemente pela EY referiram que “passam mais tempo a recolher e a processar os dados do que a analisá-los”.

É neste contexto que a inteligência artificial (IA) e a machine learning podem ajudar.

Ao identificar os padrões e ao reduzir o tempo despendido pelas equipas financeiras em tarefas simples e repetitivas, estas ganham tempo para analisar os dados, de uma forma mais diferenciada e criativa.

De uma forma mais generalizada, as tecnologias como a automatização de processos robóticos (RPA) combinada com a aprendizagem automática podem aumentar a eficiência e poupar tempo nos relatórios financeiros.

Imagine, por exemplo, que está a negociar e a providenciar um financiamento para uma nova concessão de um restaurante. De acordo com a EY, as ferramentas de IA podem avaliar cerca de 70% a 80% do conteúdo de um contrato de arrendamento padrão.

O tempo ganho através da automatização e de outros aspetos da transformação digital permite que as equipas financeiras se concentrem na análise orientada dos relatórios, transformando, dessa forma, os dados em ativos.

Estes dados podem ser utilizados para identificar novos locais para futuras aberturas, proceder a alterações de modelo nos preços dos alimentos e de outras matérias-primas, e explorar o impacto nas margens das novas opções de menu.

No entanto, de acordo com as conclusões da Sage, embora 87% dos entrevistados estejam confortáveis com a utilização da automatização para as tarefas diárias de contabilidade, quase dois terços (63%) acreditam que os seus negócios ainda não estão culturalmente prontos para uma maior automatização.

Destacar os benefícios da transformação digital

Os diretores financeiros e os líderes financeiros têm, evidentemente, o trabalho de explicar os benefícios da tecnologia e da transformação digital às suas equipas e convencê-las de que essas inovações não se destinam apenas a reduzir o número de funcionários.

Enquanto diretor financeiro, deverá mostrar à sua equipa e às outras pessoas que elas podem atuar como impulsionadoras de inovações empolgantes. Isto pode não só torná-las melhores nos seus trabalhos, como pode, também, eliminar o tipo de tarefas monótonas, com um risco de erro considerável, das quais a maioria dos funcionários não gosta.

A EY constatou que quase três quartos (72%) dos que responderam disseram que a experiência em IA e outros aspetos da transformação digital serão a chave para impulsionar a inovação nos seus departamentos, nos próximos anos.

As cadeias de restaurantes, tal como outros negócios, podem utilizar dados mais precisos para trabalhar, com mais eficiência, com os fornecedores de serviços que dão suporte aos seus departamentos de TI.

Impostos e regulamentos

Como em todos os negócios, os líderes financeiros de restaurantes precisam de considerar como minimizar os impostos e garantir que a empresa esteja em total conformidade, mas que não pague mais do que o necessário.

“Uma função tributária modernizada possui as ferramentas digitais e o talento para produzir resultados, ou até mesmo centenas de modelos de cenário, para determinar as suas implicações financeiras após o pagamento de impostos”, observa Deloitte no seu relatório Impostos num Mundo Digital.

As ferramentas digitais podem ajudá-lo a melhorar a oportunidade das suas operações, uma vez que as informações financeiras em tempo real estão sujeitas às leis e aos regulamentos tributários mais recentes.

Isto permite avaliar, em qualquer momento específico, os elementos tais como o livro e os passivos fiscais, bem como os novos fatores de custos. Como resultado, será mais proativo, ao identificar os problemas com o fluxo de caixa, por exemplo, antes que ocorram e ao tomar medidas para evitá-los.

Além de reduzir a quantidade de tempo que os seus funcionários passam em tarefas simples, aumentar a digitalização e a automatização, também pode reduzir a velocidade dos processos e aumentar a sua precisão.

Utilizar a tecnologia para gerir os relatórios financeiros dos restaurantes

Mesmo que alguns aspetos da transformação digital pareçam complexos ou ambiciosos, enquanto diretor financeiro de uma cadeia de restaurantes, pode ainda utilizar um sistema de gestão financeira para supervisionar e controlar muitas das suas transações diárias.

Existe um número crescente de soluções de software para a gestão da tesouraria de uma cadeia de restaurantes. A maioria é cloud, o que oferece uma maior flexibilidade em relação ao armazenamento de dados e significa que qualquer pessoa com a autoridade correta pode aceder às informações, quer esteja no escritório, num restaurante ou em viagem.

Com o software adequado, acompanhar os turnos realizados pelos empregados de cozinha e pelos empregados de mesa, bem como pelos gerentes, pode ser mais fácil e menos demorado. Além disso, pode gerir o seu inventário de alimentos e de bebidas, a contabilidade geral, o fluxo de caixa, o orçamento, a previsão e a programação de pedidos.

No caso de restaurantes em que existam grandes volumes de transações, as ferramentas inteligentes de reconciliação que preveem correspondências e permitem a reconciliação em lotes podem, verdadeiramente, poupar tempo.

Além disso, uma ferramenta de gestão de ativos fixos permitirá calcular a depreciação dos seus ativos, tal como as máquinas de cozinha, os móveis do restaurante e os veículos de entrega, além dos artigos mais comuns, tal como computadores e terminais.

Fornecer relatórios financeiros de restaurantes precisos e eficazes, num setor tão rápido e competitivo quanto este setor, é um desafio constante. Além disso, existe o surgimento de novos participantes disruptivos no mercado, que trabalham com base na tecnologia.

No entanto, enquanto diretor financeiro com uma visão de futuro a trabalhar numa cadeia de restaurantes, tem um conjunto crescente de produtos tecnológicos à sua disposição, que podem melhorar a experiência dos seus clientes e dos seus funcionários, além de melhorar os seus relatórios financeiros.

Encontrar o parceiro tecnológico certo e trabalhar numa estreita colaboração com os mesmos, para escolher os produtos certos, é essencial para impulsionar o tipo de transformação digital que pode dar à sua cadeia de restaurantes uma vantagem competitiva e garantir o seu futuro.