¿Qué ocurre cuando les das a tus empleados herramientas ineficientes?

Nos hemos acostumbrado a utilizar Zoom, Slack, Trello o Google Drive en el trabajo, pero, ¿qué ocurre cuando el portátil se queda sin batería o el correo es una versión obsoleta? 

• Durante los últimos años han evolucionado tanto las tecnologías como los dispositivos que utilizamos en el trabajo. De esta forma, los trabajos híbridos o en remoto se han generalizado. 
• Sin embargo, para que la productividad de los colaboradores sea la adecuada todas las herramientas deben funcionar correctamente. 

Hay empresas en las que los empleados intentan hacer su trabajo, pero no pueden. Principalmente, porque las herramientas que tienen a su disposición no funcionan como deberían y el resultado es: ineficiencia, falta de productividad y pérdida de tiempo. Esta situación parece irreal, pero en numerosas organizaciones, las herramientas obsoletas o deficientes son habituales.

Un caso real de herramientas ineficientes

Imagina el siguiente supuesto: 

Una persona que trabaja para una compañía recibe un ordenador portátil y un teléfono móvil para desempeñar sus funciones. El ordenador es reutilizado. La batería no dura más de 15 minutos, lo que obliga al trabajador a llevar siempre el cargador y a mantener el ordenador enchufado a la red. 

Como consecuencia de lo anterior, el proceso de arranque, desde que pulsa la tecla de encendido hasta que el ordenador está disponible para trabajar, tarda unos 7 minutos cada mañana. 

Por lo tanto, el trabajo se ve interrumpido a menudo porque el ordenador se queda colgado y debe reiniciarse o empieza a funcionar a velocidad lenta. Esto, en ocasiones, afecta a los plazos de entrega de los proyectos o a las videollamadas con el equipo, por ejemplo.

Además, las herramientas corporativas no son intuitivas y no están coordinadas, por lo que la información se duplica y no hay una buena comunicación entre equipos. 

Apagar el ordenador es otro problema porque tarda tanto como en el encendido, por lo que finalizar la jornada se retrasa. 

El móvil tampoco funciona bien porque está totalmente bloqueado para determinadas acciones por política corporativa.

¿Te resulta familiar esta situación? 

Según diversos estudios se pierden hasta 120 horas, casi 5 días al año ante ordenadores lentos. 

Consecuencias del trabajo con herramientas ineficientes

Las consecuencias de las herramientas ineficientes son desastrosas, tanto para el trabajador como para la empresa y es necesario conocerlas para actuar cuanto antes y solucionarlas. Son las siguientes: 

• Desmotivación de los trabajadores. Un trabajador al que se le da una herramienta que no funciona correctamente sentirá que no se le considera y perderá la motivación y la confianza en la empresa. Verá que a nadie le importa la pérdida de tiempo que supone el uso de medios de trabajo que no funcionan bien. 
• Reducción de la productividad. Las herramientas ineficientes suponen que cualquier tarea requiera más tiempo, que se tengan que repetir, que haya más distracciones o que los clientes no estén bien atendidos.
• Disminución de la calidad del trabajo. El resultado del uso de herramientas poco eficientes repercute también de forma negativa en la calidad del trabajo, lo que supone una mala imagen para la empresa.
• Fuga de talento. Si las personas se desmotivan y pierden el sentido de pertenencia respecto a la empresa, debido a las dificultades que tienen en su día a día por el uso de herramientas anticuadas, buscarán otro empleo. 
• Riesgos para la seguridad. Cuando un empleado ve que la tecnología que le proporciona la empresa no funciona bien, puede utilizar otros medios propios lo que puede producir una brecha en la seguridad de los datos. 

Cómo elegir herramientas eficientes para la organización

Elegir herramientas eficientes ayudará a mejorar multitud de aspectos en los procesos empresariales y a atraer talento de valor a tu organización. Los aspectos que se deben considerar son los siguientes: 

• Elección del producto adecuado. En cualquier organización se debe tener presente que las herramientas no son para siempre y que los bienes se compran con una finalidad. Para ello, debe hacerse previamente una selección de proveedores y productos que permitan realizar una buena inversión.
• Atender a las necesidades de los empleados. Es fundamental escuchar a los colaboradores, analizar cuáles son sus necesidades y verificar que las herramientas se adaptan a esas necesidades. 
• Conocer los avances tecnológicos. También es importante actualizarse y conocer las últimas tecnologías que existen en el mercado y que pueden contribuir a mejorar la eficiencia de tu organización. Siempre se debe tener presente que el equilibrio entre las necesidades de la compañía y la herramienta que se elija. 

En definitiva, el uso de herramientas eficientes es fundamental para ayudar a tus empleados en su trabajo y facilitar sus tareas diarias de manera que puedan aportar valor a la compañía. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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