Estos son los motivos por los que tu empresa necesita un software ERP

En este artículo conocerás cuáles son las principales ventajas de contar con un software ERP en tu empresa.

• Un software ERP puede ser un beneficio decisivo para las operaciones de tu negocio.
• Descubre cuáles son las señales claras que te indican que debes invertir en un ERP.

Contenido del post

1. Destruyendo mitos: ¿Software ERP para pequeñas empresas?
2. Cómo estudiar el retorno de la inversión en un ERP
3. Señales de que necesitas un ERP
4. Motivos por los que necesitamos instalar un ERP
5. Software ERP: Invertir en cambio fluido

Imagina un software que responda tanto a las necesidades del departamento financiero, como al de recursos humanos, inventario del almacén, etcétera. Puede parecer imposible. Quizá pienses que lo normal sea que cada área tenga su propio sistema informático adecuado a sus necesidades. No obstante, con ayuda de un software ERP, esta combinación es posible.

Dicho en otros términos, el software ERP es una inversión en coherencia con la que se mejora el control sobre los procesos y procedimientos de la empresa. El esfuerzo de adaptación se supera rápidamente y los desembolsos son compensados por los retornos que ofrece la mejora en la gestión.

¡TUITÉALO! ¿Tu empresa necesita un ERP? Estas cinco señales están diciendo a gritos que sí. ¡Toma nota!

1) Destruyendo mitos: ¿Software ERP para pequeñas empresas?

Como en todos los campos, existen creencias o prejuicios dentro del software de gestión que no son reales. Por ejemplo, muchos tienen la creencia equivocada de que el software ERP es una herramienta para organizaciones de mayor tamaño.

Puede que, al principio, la implantación genere preocupaciones. Hay que desembolsar un dinero y dedicar un tiempo a comprender la herramienta. Por si fuera poco, la posibilidad de elegir una inversión fallida sobrevuela en el proceso de decisión.

Pero la buena noticia es que todo esto tiene una fácil respuesta: elegir el software correcto y gestionar el proyecto de forma adecuada. Es decir, el ERP es como un calcetín y la empresa tu pie. Siempre que escojas el tamaño adecuado, ambos se adaptan al 100 % el uno al otro.

Luego está la cuestión, hoy en día tan importante, de las empresas en crecimiento. Afortunadamente, en nuestros tiempos existen soluciones escalables, como Sage 200. Eso significa que podrás subir de nivel a medida que tu empresa vaya siendo más grande sin tener que cambiar de ERP. En definitiva, podrás seguir con la herramienta a la que estás acostumbrado y, además, podrás ir pidiendo más a medida que lo necesites.

2) Cómo estudiar el retorno de la inversión en un ERP

Ya lo sabes: el ERP es un software para empresas de cualquier tamaño. Para superar los miedos, debes estudiar el retorno de la inversión con la siguiente comparación:

• Por un lado, tienes los mayores pagos o menores cobros. Aquí considerarás las cuotas del ERP, las horas de formación a tu personal, problemas de comprensión al comenzar… Son, en definitiva, lo que pondrás en la balanza en el platillo de los costes.
• Por otro, tienes todos los beneficios. Puedes obtener mayores cobros por vender más y mejor valorado (y pagado) por tus clientes, por alcanzar un tamaño, etcétera. También pondrás todo lo que reducirá tus pagos: gestión eficiente e inteligente de los recursos, aprovechamiento de oportunidades de aprovisionamiento… Incluso, podrás mejorar cobros y pagos a la vez. Por ejemplo, unos procesos mejor conjuntados dan mayor valor a los productos y evitan desperdicio de recursos. Todo esto es lo que pondrás en el platillo de las ventajas.

No olvides, además, considerar la dimensión temporal. Los beneficios y costes de hoy tienen más valor actual que los de dentro de un tiempo. No obstante, en épocas de estabilidad y en negocios de riesgo bajo, esa diferencia será menor.

Incorpora, con Sage 200, un completo software de gestión empresarial y solución ERP para tu negocio.

En ese sentido, también es clave plantear la inversión en el momento oportuno… Por muy buenas perspectivas que tenga el software, debes dedicar un tiempo a la implantación. En épocas de exceso de trabajo, quizá corras el riesgo de que la adaptación a la herramienta quede postergada. En cualquier caso, el contexto tecnológico llama al cambio y debes situarlo en el centro de tu agenda.

3) Señales de que necesitas un ERP

Tu empresa pide a gritos un ERP, pero no lo escuchas… Es algo común en muchos negocios. Las señales más frecuentes son:

1. La empresa tiene capacidad de expandirse, pero no se tiene claro cómo ni hacia dónde. El ERP te ayudaría a disipar dudas y generar coherencia.
2. No se mantiene un estricto control de la liquidez. Con un ERP entenderías mejor el impacto recíproco entre todas las áreas del negocio y la tesorería.
3. Hay carencias en el control de la información y tanto la seguridad como la gestión de esta no es óptima. El orden estructurado de los datos en un ERP es el primer paso para protegerlos.
4. La tecnología no se adapta al crecimiento. Está obsoleta. Un ERP, sin embargo, es una herramienta flexible y que favorece otros cambios tecnológicos.
5. No se consigue cumplir plazos de entrega, se tiene inventario sobredimensionado o no se predice la demanda correctamente. Es probable que tengas cuellos de botella que puedes entender mejor con la visión integral que te da el ERP.

La mayoría de las empresas que no disponen de un ERP aún están desoyendo claras señales de que su implantación sería beneficiosa para ellas.

Si te encuentras con una o varias de estas señales, es posible que el dinero se te esté escapando de las manos. En el peor de los casos, sin saberlo; en el mejor, sin controlarlo. Es momento de implantar un ERP.

4) Motivos por los que necesitamos instalar un ERP

Los beneficios que puede aportar un ERP a tu empresa son muy amplios. Entre ellos, destacan los siguientes:

• Limitas la dispersión de datos y documentos en diferentes herramientas.
• Favoreces que todos los departamentos puedan recabar y compartir datos y, por tanto, contribuyes a un clima de colaboración.
• Obtienes una visión integral del negocio con datos más cohesionados.
• Si cuentas con un ERP en la nube, podrás disfrutar de las ventajas de la actualización en tiempo real.
• Favoreces que los procesos cotidianos sean más rápidos y precisos.
• Beneficias a la relación con los clientes, tanto por la interacción mejor orientado por los datos como por la optimización de todos los procesos del negocio.
• Estás más preparado para reforzar el cumplimiento normativo, en especial cuando cuentas con un proveedor externo experto.
• Orientas la toma de decisiones basadas en los datos y permites una exposición más ordenada de sus razones profundas.

5) Software ERP: Invertir en cambio fluido

A estas alturas, habrás podido comprobar que un ERP está íntimamente ligado al cambio. Sí, supone una cierta adaptación, pero como todo en los negocios. En el contexto actual, no te puedes negar a todo tipo de transformaciones. Por tanto, lo más inteligente es contar con aliados que te hagan el camino más sencillo.

En ese sentido, el software ERP es, a primera vista, una herramienta para facilitar tu transformación digital. Y eso es plenamente cierto, pero la realidad es que el ERP es mucho más. Es también un vehículo para entender el contexto interno y externo del cambio. 

Como resultado, gozarás de un margen para anticipar los cambios. Verás antes los retos y oportunidades. Tendrás un análisis más coherente, rápido y sencillo de la realidad, la de tu negocio y la que hay ahí fuera. Podrás, por ello, graduar los cambios, darles mayor naturalidad con la conciencia de cuáles son los hitos de cada transformación.

Por eso, la flexibilidad y la fluidez son un valor tanto para las empresas como para sus ERP. Una buena muestra de ello es Sage 200, que ha logrado una experiencia de uso como nunca se había visto gracias a la flexibilidad y la modularidad.

En resumen, implantar un software ERP es una buena decisión para empresas de cualquier tamaño. Aporta mejoras en la organización del negocio y en la gestión de los datos y la información necesaria para la toma de decisiones.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.