Cómo elegir el ERP adecuado para que tu negocio crezca

Todos estamos bastante familiarizados con las ventajas que nos ofrece la nube en nuestro día a día fuera del trabajo. 

Un buen ejemplo de esto es la forma en la que consumimos la música.  

Ya no tenemos cientos de CDs en las estanterías de casa y disponemos de servicios de streaming a demanda para escuchar música. Esto se traduce en que podemos disfrutar de una cantidad y una variedad de música mucho mayor que antes sin preocuparnos de cómo almacenar físicamente todo ese contenido. 

Con los servicios bancarios ocurre lo mismo. Hasta hace bien poco, cuando queríamos pedir un préstamo teníamos que concertar cita con nuestro gestor personal. Ahora basta con acceder a la página web de nuestro Banco y realizar el trámite cómodamente desde el sofá. Los bancos ya disponen de información suficiente sobre nosotros como para tomar una decisión rápida sin que tengamos que facilitarles las nóminas de los últimos 20 años. 

Todos estos cambios hacen que los usuarios disfrutemos de mejores servicios y de una forma mucho más cómoda. Sin embargo, parece que las empresas orientadas a productos van más despacio, aunque vemos que esta tendencia empieza a cambiar a medida que las personas demandamos en nuestro entorno laboral la misma tecnología que en nuestra vida privada.  

Por ejemplo, las empresas cada vez son más conscientes de las ventajas de almacenar sus datos en la nube. Entre estas ventajas está el ahorro de costes en hardware y el mantenimiento, así como dejar de tener que hacerse cargo de las continuas actualizaciones. Pero además ofrece ventajas que no eran posibles hasta ahora, como el acceso y uso de la Inteligencia Artificial (IA), así como el uso de los datos colectivos, que permite empezar a predecir tendencias de clientes mediante el análisis del big data. 

¿Cuál es el futuro del ERP? 

A medida que el software ha ganado relevancia en los negocios, las soluciones de gestión empresarial modernas (ERP) se han convertido en uno de los pilares fundamentales de cualquier estrategia digital actual. 

Aunque tradicionalmente el software de ERP se ha empleado en el sector de la fabricación, ahora su influencia llega mucho más lejos. De hecho, compañías de casi todos los sectores están incorporando este tipo de software para conectar diversos procesos empresariales y resolver desafíos de todo tipo, como simplificar operaciones o gestionar trámites complejos y usar datos para mejorar la toma de decisiones. 

Las ventajas que aporta el ERP son muy claras y fáciles de observar, pero la decisión no es tan sencilla cuando llega el momento de elegir el tipo de implementación correcta. Existe una amplia gama de opciones que las empresas deben tener en cuenta en un mercado en constante cambio, entre las que se encuentra la elección de un software en la nube pública o en una infraestructura privada.  

También es importante recordar que no todas las necesidades empresariales son iguales. El hecho de que la nube sea la opción adecuada para una empresa no significa que sea válida para otra, por eso resulta fundamental comprender qué opción se adapta mejor a cada caso si queremos garantizar una implementación correcta. 

Dilemas en la implantación 

Las implantaciones en infraestructura propia de la empresa han sido la norma en el ámbito de los ERP en las últimas décadas.  

Un software ERP sobre infraestructura privada no solo ofrece a las empresas un control y una autonomía total de sus datos, sino que también proporciona una mayor variedad de personalizaciones y permite a los departamentos de informática internos responder inmediatamente en caso de problemas.  

Pero los tiempos han cambiado. Ahora se considera que son caros y complejos en comparación con las integraciones en la nube, que suelen ser más rápidas y baratas, y precisan de menos recursos para su operación y mantenimiento. 

Las implantaciones en infraestructura propia requieren de una inversión de capital considerable que se destina a licencias permanentes y a la compra y puesta en marcha de la propia infraestructura en sí, cuyo coste varía en función del tamaño de la empresa o del número de usuarios que accederán simultáneamente. Además, habrá costes recurrentes por la asistencia técnica, formación y actualizaciones, y quizá también sea necesario contratar a más personal para ocuparse de dicho sistema. 

Por este motivo los despliegues en la nube – bien sea nube pública con los servidores compartidos entre muchos clientes como la nube privada con un servidor propio alojado en un centro de datos – han ganado tanta aceptación en los últimos años De hecho, un informe reciente predice que el mercado de los ERP en la nube pasará de 24.500 millones de USD a 37.700 millones de USD en 2024. 

El cambio no solo se deriva de unos menores costes iniciales, sino que también está motivado por factores como el excelente nivel de rendimiento que ofrecen las plataformas en la nube (por ejemplo, alta disponibilidad, baja latencia) y el hecho de que la gestión o el mantenimiento de la plataforma no recaiga en la propia empresa. 

Los entornos de nube pública proporcionan a las empresas la agilidad que necesitan para mantener su competitividad en un panorama actual en constante cambio; además, suelen ser más baratos que las plataformas privadas y les permiten aprovechar más rápido las novedades e innovaciones que introducen los proveedores en sus productos.  

Por otra parte, la nube privada puede aportar una capa de seguridad añadida, ya que los datos de la empresa estarán totalmente aislados de accesos no autorizados. Otra de las ventajas que aporta es una mayor capacidad de personalización ya que, por lo general, las empresas tendrán más influencia en las actualizaciones y modificaciones. 

Por último, estarían las implantaciones de tipo hosting, que se sitúan a medio camino entre las implantaciones en la infraestructura propia y en la nube. Al alojar su propia plataforma en un centro de datos de terceros, las empresas pueden mantener la titularidad y el control de sus bases de datos mientras ceden la responsabilidad de la gestión del hardware al proveedor de dicho centro de datos. 

En cualquier caso, resulta fundamental priorizar las necesidades empresariales específicas en el proceso de toma de decisiones dado que no existirá una solución única y válida para todas las empresas. Por lo tanto, antes de elegir al proveedor adecuado, el primer punto de nuestra lista de tareas consistirá en identificar la opción de implantación que más convenga a nuestro negocio. 

Adaptarse a las necesidades empresariales 

¿Cómo pueden saber las empresas que implementación de software ERP más les conviene?  

Nuestra recomendación es que lo hagan siempre teniendo en cuenta los objetivos y prioridades del negocio y centrándose en algunos factores básicos. Uno de estos factores es el eterno debate entre CapEx y OpEx resulta fundamental. 

Por ejemplo, las empresas que eligen una implementación alojada o en las instalaciones contarán con una licencia permanente de pago único en lugar de una con suscripción, que suele ser habitual en los entornos de nube.  

También gestionarán las actualizaciones de software internamente y en el momento que mejor se adapte a su flujo de trabajo. No obstante, habrá empresas que quieran adoptar un enfoque diferente en función de la fase del ciclo de negocio en la que se encuentren. 

• Si la empresa está creciendo rápidamente, una licencia con suscripción en la nube será más apropiada porque permite añadir servicios con facilidad, escalar la infraestructura y contar siempre con la última versión del software a través de actualizaciones automáticas. 

Tener claro el objetivo final y saber elegir es la clave en estas situaciones. Además, es importante recordar que cada negocio es único. Por tanto, en lugar de copiar lo que hace la mayoría o algún caso de éxito que hayamos podido oír, las empresas deben dedicar un tiempo a estudiar sus necesidades fundamentales y elegir una opción de implantación que les ofrezca la mejor plataforma para seguir creciendo en el futuro.